Toàn bộ điều kiện để các khoản chi phúc lợi cho người lao động được trừ thuế TNDN năm 2026

1. Chi phúc lợi cho người lao động có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp được tính các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.

Tuy nhiên, tổng số chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.

Quy định này được nêu tại điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

2. Các khoản chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ

Các khoản phúc lợi trực tiếp cho người lao động gồm:

1. Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.

2. Chi nghỉ mát cho người lao động.

3. Chi hỗ trợ điều trị, khám chữa bệnh.

4. Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.

5. Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau.

6. Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.

7. Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.

8. Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động, thuộc phạm vi được quy định.

9. Các khoản chi có tính chất phúc lợi khác trực tiếp cho người lao động.

Như vậy, danh sách không chỉ giới hạn ở tiền nghỉ mát, hiếu hỷ mà còn bao gồm các khoản phúc lợi khác nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

3. Điều kiện để khoản chi phúc lợi được trừ thuế TNDN

Ngoài việc không vượt mức khống chế, khoản chi phải đáp ứng các điều kiện chung đối với chi phí được trừ.

Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh

Khoản chi phải thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh khoản tiền thực tế đã chi cho người lao động và khoản chi thuộc chính sách phúc lợi của doanh nghiệp.

Điều kiện 2: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ

Khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Tùy từng khoản phúc lợi, hồ sơ có thể gồm:

• Quy chế tài chính hoặc quy chế phúc lợi của doanh nghiệp;

• Quyết định chi;

• Danh sách người lao động được hưởng;

• Hợp đồng và hóa đơn dịch vụ;

• Bảng kê, chứng từ thanh toán;

• Các tài liệu chứng minh lý do hỗ trợ nếu là khoản hỗ trợ đặc thù.

Việc chuẩn bị hồ sơ cần phù hợp với bản chất thực tế của từng khoản chi.

Điều kiện 3: Thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp phải áp dụng

Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Đây là một trong các điều kiện chung để khoản chi được tính vào chi phí được trừ từ năm 2026.

4. Mức khống chế 01 tháng lương bình quân được xác định thế nào?

Doanh nghiệp không được tính toàn bộ chi phúc lợi vào chi phí được trừ nếu tổng số chi vượt mức cho phép.

Theo quy định, 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định trên cơ sở quỹ tiền lương thực hiện trong năm.

Đối với doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng, có thể hiểu theo công thức:

01 tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12 tháng

Nếu doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng trong năm thì số tháng thực tế hoạt động được sử dụng để xác định mức bình quân.

Ví dụ

Trong năm 2026, Công ty A có:

• Quỹ tiền lương thực tế thực hiện: 3,6 tỷ đồng;

• Tổng chi phúc lợi cho người lao động: 350 triệu đồng.

Mức 01 tháng lương bình quân:

3,6 tỷ / 12 = 300 triệu đồng

Như vậy:

• Chi phúc lợi được tính vào chi phí được trừ: 300 triệu đồng;

• Phần vượt: 50 triệu đồng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chi phúc lợi?

Để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên xây dựng và lưu đầy đủ hồ sơ cho từng khoản chi.

Đặc biệt, cần:

• Quy định rõ chính sách phúc lợi trong quy chế của doanh nghiệp;

• Có quyết định hoặc căn cứ phê duyệt khoản chi;

• Lập danh sách người lao động được hưởng khi phù hợp;

• Lưu hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán;

• Theo dõi riêng tổng chi phúc lợi trong năm;

• Cuối năm kiểm tra tổng chi có vượt mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện hay không.

6. Tóm tắt điều kiện chi phúc lợi được trừ thuế TNDN

Kết luận: Năm 2026, doanh nghiệp có thể đưa các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về tính thực tế, hồ sơ chứng từ và thanh toán theo quy định. Đồng thời, tổng các khoản chi phúc lợi được trừ không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.