ĐĂNG KÝ, GIA HẠN VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ MỚI NHẤT 2026

Chữ ký số được sử dụng ngày càng phổ biến trong các giao dịch điện tử của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân như kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử và thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.

Từ khi Luật Giao dịch điện tử 2023 có hiệu lực và Nghị định 23/2025/NĐ-CP được ban hành, quy định về chữ ký điện tử, chứng thư chữ ký số và dịch vụ tin cậy đã có nhiều điểm mới. Đặc biệt, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm và việc gia hạn phải bảo đảm định danh, xác thực đúng chủ thể.

Vậy đăng ký chữ ký số cần chuẩn bị gì? Cách cài đặt và sử dụng như thế nào? Khi sắp hết hạn phải gia hạn ra sao? Cùng Kế toán Anpha tìm hiểu chi tiết.

1. CHỮ KÝ SỐ LÀ GÌ?

Theo Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, được tạo bằng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai.

Trong đó:

• Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số;

• Khóa công khai được sử dụng để kiểm tra chữ ký số;

• Chữ ký số giúp xác nhận chủ thể ký;

• Bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu;

• Bảo đảm tính chống chối bỏ;

• Không có chức năng bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.

Có thể hiểu đơn giản, chữ ký số là công cụ giúp cá nhân, tổ chức ký và xác thực tài liệu điện tử thay cho việc ký trực tiếp trên giấy trong các giao dịch được phép thực hiện bằng phương tiện điện tử.

Chữ ký số được sử dụng để làm gì?

Tùy nhu cầu, chữ ký số có thể được sử dụng trong nhiều hoạt động như:

• Kê khai, nộp thuế điện tử;

• Thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm;

• Ký hóa đơn điện tử;

• Ký hợp đồng điện tử;

• Ký hồ sơ, tài liệu điện tử;

• Thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến;

• Giao dịch điện tử với các hệ thống có yêu cầu chữ ký số.

Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký số công cộng được sử dụng trong hoạt động công cộng và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng.

2. CHỨNG THƯ CHỮ KÝ SỐ LÀ GÌ?

Chứng thư chữ ký số là loại chứng thư dùng để xác nhận chủ thể được chứng thực là người ký chữ ký số.

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng là chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao.

Nội dung của chứng thư chữ ký số công cộng gồm các thông tin như:

• Tên tổ chức phát hành chứng thư;

• Tên thuê bao;

• Số hiệu chứng thư;

• Thời hạn có hiệu lực;

• Khóa công khai của thuê bao;

• Chữ ký số của tổ chức phát hành;

• Mục đích, phạm vi sử dụng;

• Trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ;

• Thuật toán khóa không đối xứng.

Chứng thư chữ ký số có thời hạn bao lâu?

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm.

Thời hạn thực tế của từng chứng thư phụ thuộc vào gói dịch vụ và hợp đồng giữa thuê bao với tổ chức cung cấp dịch vụ.

3. ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số công cộng cần đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.

Hồ sơ, thông tin cần cung cấp có thể khác nhau tùy tổ chức cung cấp và phương thức định danh. Do đó, người đăng ký nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của nhà cung cấp trước khi thực hiện.

Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin cơ bản như:

• Thông tin doanh nghiệp;

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp;

• Thông tin người đại diện hoặc người được ủy quyền;

• Giấy tờ định danh của người thực hiện đăng ký;

• Số điện thoại, email;

• Thông tin cần thiết để ký hợp đồng sử dụng dịch vụ.

Theo quy định mới, thuê bao là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân giao kết hợp đồng cung cấp và sử dụng dịch vụ tin cậy với tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy.

Lưu ý

Không nên mặc định rằng mọi nhà cung cấp đều yêu cầu bản sao công chứng giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế và CCCD như bài hướng dẫn cũ.

Tùy phương thức đăng ký, nhà cung cấp có thể thực hiện định danh và xác thực điện tử theo quy định hiện hành. Vì vậy, hồ sơ thực tế cần căn cứ vào yêu cầu của nhà cung cấp tại thời điểm đăng ký.

4. CÁC BƯỚC ĐĂNG KÝ CHỮ KÝ SỐ

Quy trình đăng ký có thể khác nhau giữa các nhà cung cấp, nhưng về cơ bản gồm các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp

Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Khi lựa chọn, nên xem xét:

• Chi phí đăng ký;

• Thời hạn sử dụng;

• Phương thức ký;

• Khả năng tích hợp với hệ thống cần sử dụng;

• Dịch vụ hỗ trợ;

• Chi phí gia hạn;

• Điều kiện thay đổi thông tin thuê bao.

Bước 2: Đăng ký thông tin

Cung cấp thông tin doanh nghiệp, cá nhân và người sử dụng chữ ký số theo yêu cầu.

Nhà cung cấp thực hiện kiểm tra, định danh và xác thực thông tin của thuê bao theo quy định.

Bước 3: Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

Sau khi thông tin được xác thực, doanh nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng hoặc xác nhận đăng ký dịch vụ theo phương thức mà nhà cung cấp quy định.

Bước 4: Nhận và kích hoạt chữ ký số

Tùy dịch vụ, người dùng có thể sử dụng:

• USB Token;

• Chữ ký số từ xa;

• Hoặc phương tiện lưu khóa bí mật khác đáp ứng yêu cầu của dịch vụ.

Do đó, chữ ký số không đồng nghĩa với USB Token. USB Token chỉ là một phương tiện lưu khóa bí mật được sử dụng trong một số dịch vụ chữ ký số.

Bước 5: Cài đặt và sử dụng

Sau khi được cấp chữ ký số, người dùng cài đặt phần mềm hoặc thực hiện cấu hình theo hướng dẫn của nhà cung cấp để bắt đầu ký điện tử.

5. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

Cách sử dụng cụ thể phụ thuộc vào loại chữ ký số.

Trường hợp sử dụng USB Token

Thông thường, người dùng thực hiện:

Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính.

Bước 2: Cài đặt phần mềm điều khiển/chữ ký số do nhà cung cấp cung cấp.

Bước 3: Kiểm tra chứng thư chữ ký số đã được nhận diện.

Bước 4: Truy cập website hoặc phần mềm cần ký.

Bước 5: Chọn chức năng ký điện tử.

Bước 6: Chọn đúng chứng thư chữ ký số.

Bước 7: Nhập mã PIN của USB Token khi hệ thống yêu cầu.

Bước 8: Kiểm tra nội dung trước khi xác nhận ký.

Trường hợp sử dụng chữ ký số từ xa

Với chữ ký số từ xa, người dùng không nhất thiết phải cắm USB Token vào máy tính.

Thông thường, quy trình sẽ gồm:

Đăng nhập hệ thống → chọn chứng thư → xác thực người ký → xác nhận ký → hoàn tất.

Phương thức xác thực có thể thông qua ứng dụng, OTP hoặc hình thức khác tùy nhà cung cấp.

Lưu ý khi sử dụng

Người dùng cần:

• Không cung cấp mã PIN hoặc thông tin xác thực cho người khác;

• Kiểm tra đúng tài liệu trước khi ký;

• Kiểm tra đúng chứng thư của người ký;

• Không cài phần mềm chữ ký số từ nguồn không đáng tin cậy;

• Theo dõi thời hạn chứng thư;

• Chủ động gia hạn trước ngày hết hạn.

6. CÁCH KIỂM TRA THỜI HẠN CHỮ KÝ SỐ

Người dùng nên kiểm tra thời hạn chứng thư định kỳ để tránh việc chữ ký số hết hạn khi đang thực hiện giao dịch điện tử.

Cách 1: Kiểm tra trên phần mềm của nhà cung cấp

Đối với chữ ký số USB Token, sau khi cắm thiết bị vào máy tính và mở phần mềm quản lý, người dùng có thể xem thông tin chứng thư, bao gồm:

• Tên thuê bao;

• Số hiệu chứng thư;

• Thời hạn hiệu lực;

• Trạng thái chứng thư;

• Các thông tin liên quan khác.

Cách 2: Kiểm tra trên hệ thống đang sử dụng

Một số hệ thống giao dịch điện tử có thể hiển thị thông tin hoặc trạng thái chứng thư khi người dùng thực hiện đăng nhập, kê khai hoặc ký hồ sơ.

Ví dụ, khi thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, doanh nghiệp có thể kiểm tra trạng thái chữ ký số trên hệ thống thuế điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

7. KHI NÀO CẦN GIA HẠN CHỮ KÝ SỐ?

Doanh nghiệp nên chủ động gia hạn trước ngày chứng thư chữ ký số hết hạn.

Theo Điều 39 Nghị định 23/2025/NĐ-CP, trước ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số công cộng, thuê bao có quyền yêu cầu gia hạn.

Khi nhận được yêu cầu, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng phải hoàn thành thủ tục gia hạn trước khi chứng thư hết hiệu lực và bảo đảm thuê bao được định danh đúng chủ thể, thực hiện xác thực danh tính theo quy định.

Vì sao nên gia hạn trước khi hết hạn?

Nếu chứng thư hết hạn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi:

• Ký hóa đơn điện tử;

• Kê khai và nộp hồ sơ thuế;

• Thực hiện các giao dịch điện tử;

• Ký hồ sơ hành chính;

• Thực hiện các giao dịch khác yêu cầu chữ ký số.

Vì vậy, không nên chờ đến ngày hết hạn mới thực hiện gia hạn.

8. HƯỚNG DẪN GIA HẠN CHỮ KÝ SỐ

Quy trình gia hạn có thể khác nhau tùy nhà cung cấp. Về cơ bản, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước:

Bước 1: Kiểm tra thời hạn

Xác định ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số đang sử dụng.

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp

Đăng nhập tài khoản quản lý dịch vụ hoặc liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu gia hạn.

Bước 3: Xác thực thông tin

Doanh nghiệp cung cấp hoặc xác nhận thông tin cần thiết để nhà cung cấp kiểm tra và định danh thuê bao.

Bước 4: Chọn thời hạn gia hạn

Tùy chính sách của nhà cung cấp, doanh nghiệp lựa chọn thời hạn sử dụng phù hợp.

Lưu ý rằng theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thời hạn của một chứng thư chữ ký số công cộng được cấp mới hoặc gia hạn không vượt quá giới hạn pháp luật quy định.

Bước 5: Thanh toán và hoàn tất gia hạn

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thanh toán và xác thực thông tin, nhà cung cấp thực hiện gia hạn chứng thư theo quy trình dịch vụ.

Bước 6: Kiểm tra lại

Sau khi gia hạn, kiểm tra:

• Tên thuê bao;

• Chứng thư được sử dụng;

• Ngày bắt đầu và ngày hết hạn;

• Trạng thái chứng thư;

• Khả năng ký trên các hệ thống đang sử dụng.

9. CHỮ KÝ SỐ HẾT HẠN CÓ GIA HẠN ĐƯỢC KHÔNG?

Doanh nghiệp nên yêu cầu gia hạn trước ngày hết hạn để tránh gián đoạn giao dịch.

Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, quyền yêu cầu gia hạn được quy định đối với chứng thư chữ ký số công cộng trước ngày hết hạn. Khi chứng thư đã hết hiệu lực, việc tiếp tục sử dụng hoặc xử lý như thế nào sẽ phụ thuộc vào trạng thái chứng thư và quy trình của tổ chức cung cấp dịch vụ.

Vì vậy, cách an toàn là theo dõi thời hạn và thực hiện gia hạn sớm.

10. CÓ THỂ ĐỔI THÔNG TIN TRÊN CHỮ KÝ SỐ KHÔNG?

Có thể, nhưng tùy loại thông tin và trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp cần liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để thực hiện thủ tục thay đổi, cấp lại hoặc xử lý chứng thư phù hợp.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp thay đổi các thông tin quan trọng như:

• Tên doanh nghiệp;

• Mã số doanh nghiệp;

• Chủ thể sử dụng;

• Người đại diện;

• Thông tin định danh;

doanh nghiệp nên kiểm tra lại chứng thư trước khi tiếp tục ký hồ sơ.

Không nên tiếp tục sử dụng chứng thư có thông tin không còn phù hợp với chủ thể hoặc phạm vi sử dụng thực tế.

11. CÓ THỂ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ CHO NHIỀU HỆ THỐNG KHÔNG?

Có thể, nếu chữ ký số và chứng thư đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, pháp lý của hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng.

Một chữ ký số có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch điện tử khác nhau, chẳng hạn:

• Thuế điện tử;

• Hóa đơn điện tử;

• Bảo hiểm xã hội điện tử;

• Hải quan điện tử;

• Các cổng dịch vụ công;

• Hợp đồng và tài liệu điện tử;

• Các hệ thống khác có hỗ trợ loại chữ ký tương ứng.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu của từng hệ thống vì không phải mọi giao dịch điện tử đều sử dụng cùng một phương thức xác thực.

12. CHỮ KÝ SỐ CÓ BẮT BUỘC ĐỐI VỚI MỌI DOANH NGHIỆP KHÔNG?

Không nên hiểu rằng pháp luật quy định mọi doanh nghiệp trong mọi trường hợp đều phải có một chiếc USB Token chữ ký số.

Luật Giao dịch điện tử quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số và giá trị pháp lý của giao dịch điện tử; việc có cần sử dụng chữ ký số trong một thủ tục cụ thể còn phụ thuộc vào quy định của lĩnh vực và hệ thống giao dịch tương ứng.

Do đó, thay vì nói “mọi doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số”, nên xác định theo từng giao dịch, thủ tục và yêu cầu của hệ thống điện tử mà doanh nghiệp thực hiện.

13. NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

Để hạn chế rủi ro khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp nên lưu ý:

13.1. Bảo mật khóa bí mật

Khóa bí mật là thành phần quan trọng để tạo chữ ký số. Người sử dụng cần bảo đảm khóa bí mật nằm trong sự kiểm soát của chủ thể ký và không cung cấp cho người không có thẩm quyền.

13.2. Bảo mật mã PIN

Đối với USB Token, không nên ghi mã PIN trực tiếp lên thiết bị hoặc chia sẻ mã PIN cho nhiều người.

13.3. Kiểm tra tài liệu trước khi ký

Trước khi nhập mã PIN hoặc xác nhận ký từ xa, cần kiểm tra kỹ nội dung hồ sơ, tài liệu, số tiền và thông tin người nhận.

13.4. Theo dõi thời hạn chứng thư

Nên đặt lịch nhắc trước ngày hết hạn để chủ động gia hạn.

13.5. Kiểm tra chứng thư sau khi gia hạn

Sau khi gia hạn, cần kiểm tra lại thông tin thuê bao và thời hạn hiệu lực để tránh sử dụng nhầm chứng thư cũ.

13.6. Không tự ý cài phần mềm không rõ nguồn gốc

Phần mềm giả mạo có thể tiềm ẩn nguy cơ đánh cắp thông tin xác thực hoặc khóa bí mật.

14. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHỮ KÝ SỐ

14.1. Đăng ký chữ ký số cần những gì?

Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin và giấy tờ định danh theo yêu cầu của tổ chức cung cấp dịch vụ. Hồ sơ cụ thể có thể khác nhau tùy nhà cung cấp và phương thức xác thực.

14.2. Chữ ký số có thời hạn không?

Có. Theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chứng thư chữ ký số công cộng có thời hạn tối đa 03 năm.

14.3. Chữ ký số hết hạn có sử dụng tiếp được không?

Chứng thư chữ ký số đã hết hạn không còn là chứng thư có hiệu lực. Doanh nghiệp nên chủ động gia hạn trước ngày hết hạn để không làm gián đoạn giao dịch.

14.4. Có thể gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn không?

Có. Thuê bao có quyền yêu cầu gia hạn trước ngày hết hạn của chứng thư chữ ký số công cộng.

14.5. Chữ ký số có bắt buộc phải là USB Token không?

Không. USB Token chỉ là một phương tiện lưu khóa bí mật. Hiện nay còn có các phương thức chữ ký số khác, chẳng hạn chữ ký số từ xa.

14.6. Có thể dùng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử không?

Có, nếu chữ ký số đáp ứng yêu cầu của hệ thống hóa đơn điện tử và quy định áp dụng đối với loại hóa đơn, giao dịch tương ứng.

14.7. Chữ ký số có giống chứng thư số không?

Không.

Chữ ký số là chữ ký điện tử được tạo bằng thuật toán khóa không đối xứng; chứng thư chữ ký số là chứng thư dùng để xác nhận chủ thể và cung cấp dữ liệu phục vụ kiểm tra chữ ký.

15. TÓM TẮT CÁCH ĐĂNG KÝ, GIA HẠN VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ

16. KẾT LUẬN

Chữ ký số là công cụ quan trọng trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử của doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, chữ ký số không đồng nghĩa với USB Token và thủ tục đăng ký, gia hạn hiện nay cần được thực hiện theo quy định mới về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy.

Khi sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý:

• Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ phù hợp;

• Cung cấp thông tin chính xác khi đăng ký;

• Bảo mật khóa bí mật và thông tin xác thực;

• Kiểm tra thời hạn chứng thư;

• Chủ động gia hạn trước khi hết hiệu lực;

• Kiểm tra lại thông tin chứng thư sau khi gia hạn;

• Tuân thủ yêu cầu của từng hệ thống giao dịch điện tử.

Căn cứ pháp lý: Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, hiện được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 36/VBHN-VPQH ngày 13/03/2026; Nghị định 23/2025/NĐ-CP về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, có hiệu lực từ ngày 10/04/2025.