Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ và thanh toán theo quy định năm 2026.
Khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, địa điểm kinh doanh hoặc phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, một vấn đề thường gặp là không có hóa đơn tiền thuê nhà.
Vậy khoản tiền thuê nhà này có được đưa vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không?
Thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn có được tính vào chi phí được trừ?
Có.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính các khoản chi vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định, trong đó có điều kiện về khoản chi thực tế phát sinh, có đủ hồ sơ, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp thuộc diện phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Riêng đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định hồ sơ để xác định chi phí được trừ gồm:
Hợp đồng thuê tài sản;
Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Như vậy, pháp luật không đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải có hóa đơn tiền thuê nhà của cá nhân thì mới được tính khoản chi này vào chi phí được trừ.
Hồ sơ thuê nhà cần có những gì?
Để khoản tiền thuê nhà có căn cứ được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:
1. Hợp đồng thuê nhà
Hợp đồng cần thể hiện rõ các nội dung cơ bản như:
Thông tin bên cho thuê và bên thuê;
Địa chỉ căn nhà cho thuê;
Thời hạn thuê;
Mục đích thuê;
Mức tiền thuê;
Thời điểm và phương thức thanh toán;
Thỏa thuận về các khoản thuế liên quan nếu có.
Đặc biệt, doanh nghiệp nên ghi rõ giá thuê đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế và bên nào có trách nhiệm kê khai, nộp thuế thay cho cá nhân.
2. Chứng từ trả tiền thuê
Doanh nghiệp cần có chứng từ chứng minh đã thực tế thanh toán tiền thuê cho cá nhân.
Tùy phương thức thanh toán, chứng từ có thể là chứng từ chuyển khoản hoặc chứng từ thanh toán phù hợp theo quy định.
3. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với khoản thanh toán thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần lưu ý ngưỡng từ 5 triệu đồng/lần trở lên.
Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định khoản thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ.
Do đó, nếu tiền thuê nhà thuộc trường hợp này, doanh nghiệp nên thực hiện thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt và lưu lại chứng từ.
Doanh nghiệp nộp thuế thay chủ nhà thì có được tính phần thuế này vào chi phí?
Có thể được tính.
Trường hợp trong hợp đồng thuê nhà có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định, doanh nghiệp được tính phần thuế nộp thay vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế.
Ví dụ:
Công ty A thuê nhà của ông B làm văn phòng với giá thuê theo hợp đồng là 20 triệu đồng/tháng.
Hợp đồng quy định giá thuê chưa bao gồm các khoản thuế mà cá nhân cho thuê phải nộp và Công ty A có trách nhiệm nộp thuế thay ông B.
Khi đó, ngoài hợp đồng và chứng từ thanh toán tiền thuê, Công ty A cần lưu chứng từ nộp thuế thay cho ông B để có căn cứ tính phần thuế nộp thay vào chi phí được trừ, nếu khoản thuế đó thuộc trường hợp được tính theo quy định.
Thuê nhà của cá nhân có bắt buộc phải có hóa đơn không?
Không bắt buộc phải có hóa đơn thuê nhà để xác định khoản chi được trừ trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân và đáp ứng đúng hồ sơ theo quy định.
Điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC đã quy định riêng hồ sơ đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Nếu doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân theo thỏa thuận trong hợp đồng thì cần bổ sung chứng từ nộp thuế tương ứng.
Do đó, không nên hiểu rằng “không có hóa đơn = không được tính chi phí” đối với mọi trường hợp thuê nhà của cá nhân.
Ví dụ về chi phí thuê nhà được trừ
Công ty A thuê một căn nhà của cá nhân B để làm văn phòng.
Tiền thuê là 30 triệu đồng/tháng. Hợp đồng quy định Công ty A thanh toán tiền thuê qua tài khoản ngân hàng và có đầy đủ hồ sơ thuê nhà.
Công ty A lưu giữ:
Hợp đồng thuê nhà;
Chứng từ chuyển tiền thuê;
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân, nếu Công ty A có nghĩa vụ nộp thay.
Trong trường hợp khoản chi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định và không thuộc khoản chi bị loại trừ, doanh nghiệp có thể đưa tiền thuê nhà vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dù không có hóa đơn tiền thuê nhà.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thuê nhà của cá nhân?
Để hạn chế rủi ro khi giải trình chi phí thuê nhà, doanh nghiệp nên lưu ý:
Thứ nhất, hợp đồng thuê phải được lập đầy đủ và thể hiện rõ các điều khoản liên quan đến tiền thuê, thuế và phương thức thanh toán.
Thứ hai, cần có chứng từ chứng minh việc thanh toán tiền thuê thực tế.
Thứ ba, với khoản thanh toán từ 5 triệu đồng/lần trở lên, cần chú ý điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Thứ tư, nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì phải lưu chứng từ nộp thuế để có căn cứ xác định phần chi phí này.
Thứ năm, doanh nghiệp cần bảo đảm căn nhà thực tế được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và khoản chi đáp ứng các điều kiện chung về chi phí được trừ.
Tóm lại
Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn vẫn có thể tính tiền thuê nhà vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Theo quy định năm 2026, hồ sơ quan trọng đối với khoản chi thuê tài sản của cá nhân gồm:
Hợp đồng thuê nhà;
Chứng từ trả tiền thuê;
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản thanh toán thuộc trường hợp phải thực hiện;
Chứng từ nộp thuế nếu doanh nghiệp có thỏa thuận và thực hiện nộp thuế thay cho cá nhân.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc có hay không có hóa đơn để xác định khoản tiền thuê nhà có được tính vào chi phí được trừ hay không. Cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ thuê, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế liên quan theo quy định hiện hành.
Căn cứ pháp lý: Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP; điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC và các quy định pháp luật có liên quan.
