Theo Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm người bán, người mua, cơ quan nhà nước, tổ chức tín dụng và các tổ chức liên quan. Bài viết tổng hợp 7 nhóm đối tượng và lưu ý về việc khai thác, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Thông tin hóa đơn điện tử được sử dụng trong nhiều hoạt động như mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thực hiện thủ tục thuế, thanh toán qua ngân hàng và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra. Tuy nhiên, không phải chỉ người bán và người mua mới được sử dụng thông tin này.
Theo Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, pháp luật quy định cụ thể các nhóm đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử và cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin.
1. Bảy nhóm đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 2 Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:
Nhóm 1: Người bán, người mua và các bên liên quan đến việc lập hóa đơn
Bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn; tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ.
Đây là nhóm thường xuyên sử dụng thông tin hóa đơn để đối chiếu giao dịch, quản lý doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Nhóm 2: Các cơ quan quản lý nhà nước
Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để:
Thực hiện thủ tục hành chính theo quy định pháp luật.
Kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.
Phục vụ hoạt động tố tụng, thanh tra, kiểm tra và kiểm toán.
Việc khai thác thông tin phải phục vụ nhiệm vụ và thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Nhóm 3: Các tổ chức tín dụng
Các tổ chức tín dụng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện thủ tục về thuế và thủ tục thanh toán qua ngân hàng.
Thông tin hóa đơn có thể hỗ trợ việc đối chiếu chứng từ và giao dịch trong phạm vi nghiệp vụ được pháp luật cho phép.
Nhóm 4: Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thuộc nhóm được sử dụng thông tin hóa đơn theo quy định. Việc sử dụng thông tin cần phù hợp với chức năng cung cấp dịch vụ và các quy định liên quan về quản lý dữ liệu.
Nhóm 5: Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Nhóm này được sử dụng thông tin chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nhóm 6: Cơ quan quản lý thuế nước ngoài
Cơ quan quản lý thuế nước ngoài được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử khi phù hợp với điều ước quốc tế về thuế mà Việt Nam là thành viên.
Việc cung cấp và sử dụng thông tin trong trường hợp này phải đáp ứng các điều kiện của điều ước quốc tế và quy định pháp luật có liên quan.
Nhóm 7: Các tổ chức được người bán ủy quyền
Các tổ chức được tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ủy quyền theo quy định của pháp luật dân sự cũng thuộc nhóm được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
Việc ủy quyền cần được xác lập phù hợp với quy định pháp luật và phạm vi công việc được giao.
2. Cơ quan nào có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử?
Theo khoản 1 Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử được phân chia như sau:
Cục Thuế: Cung cấp thông tin hóa đơn điện tử theo đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương.
Thuế tỉnh, thành phố và thuế cơ sở: Cung cấp thông tin theo đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước đồng cấp.
Như vậy, cơ quan cung cấp thông tin được xác định dựa trên cấp quản lý của cơ quan, tổ chức có đề nghị. Việc đề nghị và cung cấp thông tin cần thực hiện theo đúng thẩm quyền, trình tự và quy định hiện hành.
3. Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử có đồng nghĩa với việc bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
Không. Đây là hai nội dung khác nhau cần phân biệt.
Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử là việc khai thác hoặc sử dụng dữ liệu hóa đơn cho các mục đích được pháp luật cho phép, chẳng hạn đối chiếu giao dịch, thực hiện thủ tục thuế hoặc phục vụ hoạt động quản lý nhà nước.
Trong khi đó, đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử được xác định theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, căn cứ vào loại hình hoạt động, lĩnh vực kinh doanh và các điều kiện cụ thể.
Theo quy định này, một số nhóm đáng chú ý gồm:
Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp được quy định riêng.
Một số doanh nghiệp đáp ứng điều kiện về lĩnh vực hoạt động, hạ tầng công nghệ và hệ thống phần mềm được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trừ trường hợp phải sử dụng hóa đơn có mã theo quy định.
Tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng có thể thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.
Do đó, người nộp thuế cần căn cứ hoạt động thực tế và điều kiện cụ thể để xác định loại hóa đơn phải sử dụng, thay vì chỉ dựa vào việc mình thuộc nhóm được khai thác thông tin hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý khi khai thác và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử
Để hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng dữ liệu hóa đơn điện tử, tổ chức và cá nhân cần lưu ý:
Sử dụng thông tin đúng mục đích, phạm vi và thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Kiểm tra tính chính xác của thông tin hóa đơn trước khi dùng làm căn cứ đối chiếu hoặc thực hiện thủ tục liên quan.
Thực hiện đúng quy định về bảo mật và bảo vệ dữ liệu trong quá trình khai thác, lưu trữ và chia sẻ thông tin.
Nếu cần tra cứu hoặc đề nghị cung cấp dữ liệu, xác định đúng cơ quan có trách nhiệm cung cấp theo cấp quản lý.
Phân biệt quy định về đối tượng được sử dụng thông tin với quy định về đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Theo Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 7 nhóm đối tượng được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, từ người bán, người mua đến cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng và các tổ chức liên quan. Cục Thuế, Thuế tỉnh, thành phố và thuế cơ sở có trách nhiệm cung cấp thông tin theo cấp quản lý tương ứng.
Tổ chức, cá nhân cần phân biệt việc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử với nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện đúng quy định pháp luật.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
