Những trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của người bán theo quy định mới nhất

Theo quy định về hóa đơn điện tử, chữ ký số là một trong những nội dung cần lưu ý khi lập và phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người bán. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp đặc thù được miễn yêu cầu này, phù hợp với tính chất của từng loại hóa đơn và giao dịch.

1. Những trường hợp hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của người bán

Căn cứ Mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

Đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

Đây là trường hợp áp dụng cho loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh theo quy định, không đồng nghĩa với việc mọi hóa đơn điện tử của người bán đều được bỏ chữ ký số.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ

Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã.

Ngoài ra, loại hóa đơn này còn được miễn một số nội dung khác theo quy định, bao gồm thông tin người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế; tiền thuế và thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Nếu tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải thể hiện đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

Trường hợp 3: Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không theo thông lệ quốc tế

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không được xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử, lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh, nếu được xác định là hóa đơn điện tử, thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.

Ngoài ra, hóa đơn thuộc trường hợp này còn không nhất thiết phải có một số nội dung như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế và địa chỉ người mua theo quy định.

Trường hợp 4: Hóa đơn điện tử ủy nhiệm

Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm, hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán. Thay vào đó, bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập.

Do đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử ủy nhiệm, các bên cần bảo đảm việc ủy nhiệm và lập hóa đơn được thực hiện đúng quy định, đồng thời xác định rõ trách nhiệm ký số của bên nhận ủy nhiệm.

2. Quy định về chữ ký số của người bán và người mua

Theo Mục 6 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chữ ký số của người bán được xác định theo từng chủ thể:

• Người bán là doanh nghiệp hoặc tổ chức: sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.

• Người bán là cá nhân: sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

• Nhà cung cấp nước ngoài: sử dụng chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối với người mua, hóa đơn điện tử nhìn chung không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.

Tuy nhiên, nếu người mua là cơ sở kinh doanh và hai bên có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn do người bán lập, hóa đơn có thể có chữ ký của cả hai bên theo thỏa thuận.

Cần phân biệt rõ hai nội dung: quy định không bắt buộc chữ ký số của người mua không đồng nghĩa với việc người bán được miễn chữ ký số trong mọi trường hợp.

3. Những đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Các đối tượng này sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được sử dụng loại hóa đơn khác theo quy định.

Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực và đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn không có mã

Một số doanh nghiệp trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, vận tải và các lĩnh vực được quy định có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn và truyền dữ liệu theo quy định.

Đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng

Các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc nhóm hoạt động được quy định như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi, giải trí và một số dịch vụ khác sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.

Trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo các hình thức được quy định tại điểm a hoặc điểm b khoản 1 Điều 6 thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định.

Các nội dung trên là quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử; việc một hóa đơn có cần chữ ký số của người bán hay không phải tiếp tục đối chiếu với quy định cụ thể về nội dung hóa đơn.

4. Người bán cần lưu ý gì khi lập hóa đơn điện tử?

Để áp dụng đúng quy định, người bán nên lưu ý:

• Xác định loại hóa đơn điện tử đang sử dụng và kiểm tra xem hóa đơn có thuộc trường hợp được miễn chữ ký số của người bán hay không.

• Không tự ý bỏ chữ ký số chỉ vì hóa đơn được lập trên phần mềm hoặc gửi qua phương tiện điện tử.

• Với hóa đơn điện tử ủy nhiệm, cần xác định rõ bên nhận ủy nhiệm và trách nhiệm ký số trên hóa đơn.

• Với tem, vé, thẻ, cần kiểm tra ngoại lệ đối với trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã.

• Phân biệt quy định về chữ ký số của người bán với các nội dung không bắt buộc phải có của người mua.

Kết luận

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có 4 nhóm trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán: hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh; hóa đơn là tem, vé, thẻ, trừ trường hợp được quy định ngoại lệ; chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không theo thông lệ quốc tế đáp ứng điều kiện; và hóa đơn điện tử ủy nhiệm, trong đó bên nhận ủy nhiệm chịu trách nhiệm ký số.

Người bán cần xác định đúng loại hóa đơn và điều kiện áp dụng trước khi phát hành để tránh thiếu nội dung bắt buộc hoặc thực hiện sai quy định.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.