Người mua được nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng để xác nhận giao dịch mua bán, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục liên quan. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người mua có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán. Vậy quyền này được quy định như thế nào và người bán có trách nhiệm gì trong việc cung cấp hóa đơn? Cùng eHKD tìm hiểu chi tiết dưới đây.

1. Người mua có quyền nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán không?

Căn cứ khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người mua hàng hóa, dịch vụ có các quyền liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm:

• Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

• Cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.

• Tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán.

• Sử dụng hóa đơn hợp pháp để xác nhận giao dịch, chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục khác theo quy định.

Như vậy, người mua có quyền tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử từ người bán. Đây là một trong những quyền được pháp luật quy định nhằm bảo đảm quyền lợi của người mua và tăng tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế.

2. Người bán có trách nhiệm gì trong việc cung cấp file gốc hóa đơn điện tử?

Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm lập và giao hóa đơn cho khách hàng; đồng thời, phải công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua.

Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn do người mua yêu cầu và nhận từ người bán là cơ sở để xác định nghĩa vụ thuế của người bán đối với ngân sách nhà nước, góp phần nâng cao tính minh bạch của nền kinh tế và hiệu quả quản lý thuế.

Do đó, người bán cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm về lập, giao hóa đơn và công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc theo quy định. Người mua có thể chủ động yêu cầu cung cấp hóa đơn hợp pháp để phục vụ việc lưu trữ chứng từ và thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan.

3. Người mua cần lưu ý gì khi nhận file gốc hóa đơn điện tử?

Để bảo đảm quyền lợi và thuận tiện cho việc quản lý chứng từ, người mua nên lưu ý:

• Chủ động yêu cầu hóa đơn: Khi mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ, người mua có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp, trừ trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

• Tra cứu và nhận file gốc: Sử dụng cách thức tra cứu, nhận file gốc do người bán công khai để tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn.

• Sử dụng hóa đơn đúng mục đích: Hóa đơn hợp pháp có thể được sử dụng để xác nhận giao dịch, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục liên quan theo quy định.

• Cung cấp thông tin chính xác: Người mua cần cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn.

• Thực hiện trách nhiệm khi được yêu cầu: Người mua có trách nhiệm cung cấp thông tin trên hóa đơn cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Việc nhận và lưu trữ file gốc hóa đơn điện tử giúp người mua thuận tiện hơn trong việc quản lý chứng từ, đối chiếu giao dịch và thực hiện các thủ tục kế toán, thuế khi cần thiết.

4. Khách hàng cá nhân có được yêu cầu xuất hóa đơn khi mua hàng, sử dụng dịch vụ ăn uống không?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Đồng thời, điểm a khoản 1 Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người mua có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, quyền yêu cầu hóa đơn không chỉ áp dụng đối với khách hàng là doanh nghiệp mà còn bao gồm khách hàng cá nhân.

Ví dụ: Khi một cá nhân dùng bữa tại nhà hàng, khách hàng có quyền yêu cầu nhà hàng lập và giao hóa đơn hợp pháp theo quy định. Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng, trừ trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Vì vậy, khách hàng cá nhân khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ ăn uống vẫn có quyền yêu cầu hóa đơn hợp pháp. Người bán cần thực hiện đúng nghĩa vụ lập và giao hóa đơn theo quy định hiện hành.

Kết luận

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người mua có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán và yêu cầu giao hóa đơn hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ, trừ các trường hợp được pháp luật quy định ngoại lệ. Người bán có trách nhiệm lập, giao hóa đơn và công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử.

Người mua nên chủ động tiếp nhận, lưu trữ hóa đơn và sử dụng đúng mục đích để phục vụ việc xác nhận giao dịch, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục liên quan.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.