Hướng dẫn cách kê khai Mẫu số 10 và Mẫu số 12 theo Thông tư 121/2026/TT-BTC khi đăng ký, thay đổi hoặc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp; kèm lưu ý về thời hạn thông báo và hồ sơ cần chuẩn bị.
Hướng dẫn điền Mẫu 10 và Mẫu 12 kê khai chủ sở hữu hưởng lợi
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, tổ chức cần xác định và kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật.
Theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, Mẫu số 10 được sử dụng để lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, còn Mẫu số 12 là thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, trong đó có nội dung liên quan đến việc kê khai, bổ sung hoặc thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.
Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng hai biểu mẫu và những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ.
1. Khi nào cần sử dụng Mẫu số 10 và Mẫu số 12?
Hai biểu mẫu có chức năng khác nhau nhưng có thể được sử dụng đồng thời trong hồ sơ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi.
Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp: Dùng để kê khai danh sách cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi và các thông tin liên quan theo mẫu.
Mẫu số 12 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Dùng để thông báo nội dung thay đổi hoặc bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp theo trường hợp tương ứng.
Theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi có thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Hồ sơ thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và Mẫu số 10 theo quy định.
2. Hướng dẫn điền Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi
Khi lập Mẫu số 10, doanh nghiệp cần xác định đúng cá nhân thuộc diện kê khai, sau đó điền các thông tin theo từng cột trên biểu mẫu.
Thông tin cá nhân
Doanh nghiệp kê khai các thông tin nhận diện cá nhân theo hướng dẫn trên mẫu, gồm họ tên, thông tin giấy tờ pháp lý hoặc số định danh cá nhân và các thông tin liên quan.
Lưu ý: Nếu đã kê khai số định danh cá nhân tại cột số 5 thì không phải kê khai các cột số 6 và số 7 theo hướng dẫn của biểu mẫu.
Thông tin về tỷ lệ sở hữu
Doanh nghiệp cần xác định tỷ lệ sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức theo loại hình doanh nghiệp và tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi.
Một số tiêu chí cần lưu ý:
Cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên của doanh nghiệp.
Đối với công ty cổ phần, xem xét tỷ lệ sở hữu từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.
Trường hợp nhóm cá nhân có quan hệ gia đình theo quy định hoặc có thỏa thuận cùng sở hữu đạt ngưỡng theo quy định, doanh nghiệp kê khai thông tin về nhóm và tỷ lệ sở hữu tương ứng.
Tỷ lệ sở hữu cần được xác định dựa trên cơ cấu sở hữu thực tế và tài liệu liên quan, tránh chỉ căn cứ vào thông tin trên giấy tờ mà bỏ qua quyền sở hữu gián tiếp.
Thông tin về quyền kiểm soát
Ngoài tỷ lệ sở hữu, doanh nghiệp cần xem xét cá nhân có quyền chi phối hoặc kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hay không.
Các quyền kiểm soát có thể bao gồm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm người quản lý; sửa đổi điều lệ; thay đổi cơ cấu tổ chức; quyết định chính sách tài chính, đầu tư và hoạt động; tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.
Nếu không có cá nhân đáp ứng các tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định, doanh nghiệp cần thực hiện việc xác định người quản lý doanh nghiệp có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp theo hướng dẫn pháp luật.
Ký xác nhận
Sau khi hoàn thành danh sách, người có thẩm quyền theo quy định và hướng dẫn của biểu mẫu ký, ghi rõ họ tên. Doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của các thông tin trước khi nộp hồ sơ.
3. Hướng dẫn điền Mẫu số 12 khi kê khai chủ sở hữu hưởng lợi
Mẫu số 12 gồm các phần phục vụ những thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác nhau. Khi kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp cần chọn đúng nội dung tương ứng thay vì điền toàn bộ biểu mẫu.
Phần thông tin chung
Ghi đầy đủ các thông tin cơ bản:
Tên doanh nghiệp theo tên đã đăng ký.
Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế.
Tên Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ.
Thông tin cần khớp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hiện có.
Phần A – Đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Tại mục thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp lựa chọn nội dung phù hợp với trường hợp thực tế:
Thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai: Lập Mẫu số 10 và gửi kèm theo hồ sơ.
Bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đối với doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025: Kê khai theo Mẫu số 10 và thực hiện theo hướng dẫn trên biểu mẫu.
Trường hợp chỉ cập nhật, bổ sung thông tin của chủ sở hữu hưởng lợi hoặc người quản lý doanh nghiệp mà không thay đổi chủ thể, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng nội dung kê khai theo hướng dẫn của Mẫu số 12.
Phần B – Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp
Phần B được sử dụng khi doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung hoặc cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc trường hợp đăng ký thay đổi nội dung hoặc đề nghị hiệu đính thông tin.
Doanh nghiệp cần ghi rõ nội dung thông tin muốn bổ sung, cập nhật. Nếu thủ tục thuộc trường hợp phải sử dụng phần A thì không nên sử dụng phần B thay thế.
Phần ký và cam kết
Sau khi hoàn thành các nội dung cần kê khai, doanh nghiệp kiểm tra thông tin và tài liệu gửi kèm. Người có thẩm quyền ký theo quy định, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung thông báo.
4. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 có phải bổ sung thông tin không?
Theo điều khoản chuyển tiếp tại Luật Doanh nghiệp sửa đổi năm 2025, doanh nghiệp được đăng ký thành lập trước ngày 01/07/2025 thực hiện bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có) và thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất.
Doanh nghiệp có thể chủ động đề nghị bổ sung thông tin sớm hơn nếu có nhu cầu.
Vì vậy, khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên rà soát luôn nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi để tránh bỏ sót hồ sơ.
5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ?
Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Rà soát cơ cấu sở hữu và quyền kiểm soát: Xác định cá nhân đáp ứng tiêu chí chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định.
Chuẩn bị thông tin và tài liệu chứng minh: Đối chiếu thông tin định danh, tỷ lệ sở hữu và quyền kiểm soát với hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp.
Điền đúng biểu mẫu: Sử dụng Mẫu số 10 để lập danh sách và Mẫu số 12 cho thủ tục thông báo thay đổi hoặc bổ sung tương ứng.
Kiểm tra thời hạn: Nếu có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, lưu ý thời hạn thông báo 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.
Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ: Bảo đảm thông tin nhất quán giữa biểu mẫu, giấy tờ kèm theo và dữ liệu đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên đối chiếu mẫu biểu đang sử dụng với Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 121/2026/TT-BTC và hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp hồ sơ.
Kết luận
Mẫu số 10 và Mẫu số 12 có vai trò khác nhau trong việc kê khai, thay đổi hoặc bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định đúng cá nhân thuộc diện kê khai, ghi chính xác tỷ lệ sở hữu và quyền kiểm soát, đồng thời lựa chọn đúng phần của Mẫu số 12 theo thủ tục thực tế.
Đặc biệt, khi có thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn thông báo 10 ngày theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
