1. Tài khoản 641 là gì?

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Các khoản chi phí thường được phản ánh vào TK 641 gồm:

• Tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp của nhân viên bán hàng;

• Các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn của nhân viên bộ phận bán hàng;

• Chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm;

• Chi phí quảng cáo, tiếp thị;

• Hoa hồng bán hàng;

• Chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ;

• Chi phí sửa chữa tài sản cố định phục vụ bộ phận bán hàng;

• Chi phí dịch vụ mua ngoài và các khoản chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng.

Từ 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay cho hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Vì vậy, khi hạch toán TK 641 cần sử dụng đúng cơ cấu tài khoản mới.

2. Kết cấu tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

TK 641 có kết cấu như sau:

Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ.

Cuối kỳ, toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh sau khi xử lý các khoản giảm chi phí được kết chuyển sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

3. Tài khoản 641 có những tài khoản cấp 2 nào?

Theo hệ thống tài khoản kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:

3.1. TK 6411 – Chi phí nhân viên

Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hóa...

Các khoản có thể bao gồm:

• Tiền lương, tiền công;

• Tiền ăn giữa ca;

• Phụ cấp;

• Các khoản trích bảo hiểm;

• Kinh phí công đoàn;

• Các khoản hỗ trợ, khen thưởng, phúc lợi được hạch toán trực tiếp vào chi phí theo quy định.

3.2. TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Phản ánh chi phí vật liệu, bao bì phục vụ việc giữ gìn và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

Ví dụ:

• Bao bì đóng gói sản phẩm;

• Vật liệu dùng để bảo quản hàng hóa;

• Nhiên liệu phục vụ bảo quản, bốc vác, vận chuyển;

• Vật liệu sửa chữa, bảo quản tài sản của bộ phận bán hàng.

3.3. TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Phản ánh chi phí công cụ, dụng cụ phục vụ hoạt động bán hàng như:

• Dụng cụ đo lường;

• Phương tiện tính toán;

• Dụng cụ làm việc;

• Các công cụ, đồ dùng khác phục vụ bộ phận bán hàng.

3.4. TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ

Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ hoạt động bán hàng.

Ví dụ:

• Phương tiện vận chuyển;

• Kho chứa hàng;

• Máy móc, thiết bị;

• Tài sản cố định khác thuộc bộ phận bán hàng.

3.5. TK 6415 – Thuế, phí, lệ phí

Đây là điểm cần lưu ý khi cập nhật bài viết cũ.

Theo hệ thống tài khoản mới, TK 6415 là Thuế, phí, lệ phí, không còn là “Chi phí bảo hành” như cách phân loại trước đây.

TK 6415 dùng để phản ánh các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan đến bộ phận bán hàng theo quy định.

3.6. TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Phản ánh các khoản dịch vụ mua ngoài phục vụ hoạt động bán hàng như:

• Chi phí thuê kho;

• Chi phí vận chuyển;

• Chi phí quảng cáo;

• Hoa hồng đại lý;

• Chi phí thuê ngoài khác phục vụ bán hàng.

3.7. TK 6418 – Chi phí bằng tiền khác

Phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh trong quá trình bán hàng nhưng không thuộc các khoản đã phản ánh ở TK 6411 đến TK 6417.

Ví dụ:

• Chi phí tiếp thị;

• Chi phí hội nghị;

• Chi phí tiếp khách;

• Các khoản chi bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng.

4. Hướng dẫn hạch toán tài khoản 641

4.1. Hạch toán tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương

Khi tính tiền lương, tiền công, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và các khoản trích theo lương cho nhân viên bộ phận bán hàng:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác

Tùy từng khoản phát sinh, kế toán hạch toán chi tiết theo tài khoản cấp 2 tương ứng.

4.2. Hạch toán vật liệu, bao bì phục vụ bán hàng

Khi xuất kho vật liệu, bao bì phục vụ việc đóng gói, bảo quản hoặc vận chuyển hàng hóa trong quá trình bán:

Nợ TK 6412 – Chi phí vật liệu, bao bì

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ phục vụ bán hàng thì căn cứ tính chất và phương pháp phân bổ để hạch toán phù hợp.

4.3. Hạch toán công cụ, dụng cụ phục vụ bán hàng

Khi xuất công cụ, dụng cụ phục vụ bộ phận bán hàng:

Nợ TK 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Trường hợp công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và được phân bổ nhiều kỳ, kế toán có thể ghi nhận qua TK 242 và phân bổ dần vào chi phí bán hàng theo thời gian sử dụng.

4.4. Hạch toán khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng

Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng cho bộ phận bán hàng:

Nợ TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ

Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định

Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng xe ô tô để giao hàng và phục vụ hoạt động bán hàng thì phần khấu hao đủ điều kiện được phân bổ vào chi phí bán hàng.

4.5. Hạch toán thuế, phí, lệ phí liên quan đến bộ phận bán hàng

Đối với các khoản thuế, phí, lệ phí thuộc chi phí của bộ phận bán hàng:

Nợ TK 6415 – Thuế, phí, lệ phí

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Ví dụ, đối với tiền sử dụng đất, tiền thuê đất phải nộp liên quan đến bộ phận bán hàng, kế toán căn cứ hồ sơ thực tế để xác định khoản chi phí và hạch toán phù hợp.

4.6. Hạch toán chi phí điện, nước và dịch vụ mua ngoài

Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bộ phận bán hàng:

Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện khấu trừ)

Có TK 111, 112, 331...

Ví dụ:

• Thuê kho để bảo quản hàng hóa;

• Thuê đơn vị vận chuyển;

• Thuê dịch vụ quảng cáo;

• Thuê dịch vụ khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng.

4.7. Hạch toán hoa hồng bán hàng

Khi doanh nghiệp phát sinh khoản hoa hồng phải trả cho đại lý hoặc bên nhận đại lý:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 131, 331...

Việc lựa chọn tài khoản đối ứng phụ thuộc vào phương thức thanh toán và bản chất nghiệp vụ thực tế.

4.8. Hạch toán chi phí quảng cáo, tiếp thị

Các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm phục vụ hoạt động bán hàng được phản ánh vào TK 641.

Ví dụ doanh nghiệp thuê đơn vị quảng cáo:

Nợ TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)

Có TK 111, 112, 331...

Kế toán cần lưu đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan để chứng minh khoản chi.

4.9. Hạch toán hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo

Trường hợp doanh nghiệp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo, việc hạch toán phải căn cứ vào hình thức và điều kiện của chương trình.

Đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm điều kiện mua hàng, có thể hạch toán:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 155, 156...

Trường hợp hàng khuyến mại gắn với điều kiện mua hàng, kế toán cần xác định bản chất chương trình để phân loại và hạch toán phù hợp với quy định về doanh thu, giá vốn và khuyến mại.

4.10. Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm

Chi phí bảo hành vẫn là một khoản chi phí có thể phát sinh trong quá trình bán hàng, tuy nhiên cần lưu ý:

Theo hệ thống tài khoản mới, TK 6415 không còn dùng để phản ánh riêng “chi phí bảo hành” như cách hạch toán cũ.

Doanh nghiệp căn cứ bản chất nghiệp vụ để lựa chọn tài khoản chi tiết phù hợp theo hướng dẫn của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Đối với khoản dự phòng phải trả về bảo hành, doanh nghiệp căn cứ điều kiện ghi nhận dự phòng và hồ sơ thực tế để hạch toán theo quy định.

4.11. Hạch toán khoản giảm chi phí bán hàng

Khi phát sinh khoản làm giảm chi phí bán hàng:

Nợ TK 111, 112, 331...

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Việc ghi nhận cần căn cứ vào bản chất của khoản giảm và chứng từ thực tế phát sinh.

4.12. Kết chuyển chi phí bán hàng cuối kỳ

Cuối kỳ kế toán, toàn bộ chi phí bán hàng được kết chuyển sang TK 911:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Sau khi kết chuyển, TK 641 không có số dư cuối kỳ.

5. Phân biệt TK 641 theo quy định cũ và quy định mới

Khi cập nhật sổ sách từ hệ thống tài khoản cũ sang hệ thống tài khoản mới, kế toán cần đặc biệt chú ý cơ cấu tài khoản cấp 2.

Theo hệ thống mới, 6415 là Thuế, phí, lệ phí. Đây là nội dung cần sửa khi doanh nghiệp cập nhật các bài hướng dẫn hoặc hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 99.

6. TK 641 có số dư cuối kỳ không?

Không.

TK 641 là tài khoản tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

Bút toán:

Nợ TK 911

Có TK 641

Do đó, TK 641 không có số dư cuối kỳ.

7. Chi phí hạch toán TK 641 có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Không phải mọi khoản được hạch toán vào TK 641 đều mặc nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Kế toán cần kiểm tra đồng thời:

• Khoản chi có thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hay không;

• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp hay không;

• Có đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định về thuế hay không;

• Có thuộc khoản chi bị loại khi tính thuế TNDN hay không.

Nếu một khoản chi được ghi nhận đúng theo chế độ kế toán nhưng không đáp ứng điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN thì không tự ý xóa hoặc điều chỉnh khỏi chi phí kế toán. Doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh khoản chi đó khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định thuế.

8. Một số lỗi thường gặp khi hạch toán TK 641

Lỗi 1: Vẫn sử dụng TK 6415 cho chi phí bảo hành

Đây là lỗi dễ gặp khi doanh nghiệp chuyển từ hệ thống tài khoản cũ sang Thông tư 99.

Theo hệ thống mới, 6415 là Thuế, phí, lệ phí, không còn là tài khoản cấp 2 có tên “Chi phí bảo hành”.

Lỗi 2: Nhầm chi phí bán hàng với giá vốn hàng bán

Chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa có thể thuộc TK 641, trong khi giá trị vốn của hàng hóa, sản phẩm đã bán được phản ánh theo quy định tại TK 632.

Kế toán cần căn cứ vào bản chất nghiệp vụ để phân loại.

Lỗi 3: Hạch toán chi phí quảng cáo nhưng thiếu hồ sơ

Các khoản quảng cáo, tiếp thị cần có hồ sơ, hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan phù hợp với thực tế giao dịch.

Lỗi 4: Không phân biệt chi phí kế toán và chi phí được trừ khi tính thuế

Một khoản chi có thể được ghi nhận trên sổ kế toán nhưng chưa chắc đã được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

9. Câu hỏi thường gặp về tài khoản 641

TK 641 là tài khoản gì?

TK 641 là Tài khoản Chi phí bán hàng, dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

TK 641 có số dư cuối kỳ không?

Không. Cuối kỳ, chi phí bán hàng được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

TK 641 có bao nhiêu tài khoản cấp 2?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, TK 641 có 7 tài khoản cấp 2:

6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417 và 6418.

TK 6415 là tài khoản gì?

Theo hệ thống tài khoản mới, TK 6415 – Thuế, phí, lệ phí.

Đây là một điểm khác đáng chú ý so với cách phân loại tài khoản trước đây.

Chi phí quảng cáo hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí quảng cáo phục vụ hoạt động bán hàng thường được phản ánh vào TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ quảng cáo từ bên ngoài.

Chi phí vận chuyển hàng bán hạch toán vào đâu?

Chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa có thể được phản ánh vào TK 641, trong đó tùy bản chất và cách phân loại chi tiết, khoản thuê dịch vụ vận chuyển thường được hạch toán vào TK 6417.

10. Kết luận

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng dùng để tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Khi hạch toán TK 641, kế toán cần lưu ý:

• Xác định đúng bản chất của từng khoản chi;

• Mở và sử dụng đúng tài khoản cấp 2;

• Phân biệt chi phí bán hàng với giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp;

• Kiểm tra đầy đủ hóa đơn, chứng từ;

• Phân biệt chi phí kế toán với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN;

• Cuối kỳ kết chuyển TK 641 sang TK 911;

• Đặc biệt, từ 01/01/2026, thực hiện theo hệ thống tài khoản tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, trong đó TK 6415 là Thuế, phí, lệ phí.

Việc cập nhật đúng hệ thống tài khoản giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi ghi nhận chi phí, lập báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế.