MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CÔNG TY ĐỂ LÀM GÌ? CÓ BẮT BUỘC KHÔNG?

Tài khoản ngân hàng công ty là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nhận tiền, thanh toán cho khách hàng, nhà cung cấp, trả lương, nộp thuế và quản lý dòng tiền. Tuy nhiên, doanh nghiệp có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng hay không và khi nào phải thanh toán không dùng tiền mặt là hai vấn đề cần phân biệt.

Bài viết dưới đây giải thích tài khoản ngân hàng công ty dùng để làm gì, trường hợp nào doanh nghiệp nên mở tài khoản và những lưu ý về thanh toán, thuế trong năm 2026.

1. TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CÔNG TY LÀ GÌ?

Tài khoản ngân hàng công ty hay tài khoản thanh toán của doanh nghiệp là tài khoản do doanh nghiệp mở tại ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để thực hiện các giao dịch tài chính phục vụ hoạt động kinh doanh.

Chủ tài khoản là doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp thực hiện giao dịch trong phạm vi được phép.

Việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán của tổ chức hiện được thực hiện theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, trong đó có Thông tư 17/2024/TT-NHNN.

2. DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG KHÔNG?

Không phải mọi doanh nghiệp đều bị bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng chỉ vì đã thành lập doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên thực tế tài khoản ngân hàng gần như là công cụ cần thiết đối với doanh nghiệp vì nhiều hoạt động như nhận tiền của khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, trả lương, nộp thuế và thực hiện các khoản thanh toán có giá trị lớn đều thuận tiện hơn khi thực hiện qua ngân hàng.

Đặc biệt, quy định thuế hiện hành đặt ra yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với một số khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Vì vậy, dù không nên hiểu rằng “mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng”, doanh nghiệp đang hoạt động thực tế nên có tài khoản riêng để quản lý dòng tiền và thực hiện các giao dịch kinh doanh.

3. MỞ TÀI KHOẢN CÔNG TY ĐỂ LÀM GÌ?

3.1. Nhận tiền từ khách hàng, đối tác

Doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng của công ty để khách hàng, đối tác chuyển tiền thanh toán hàng hóa, dịch vụ.

Việc tách riêng tài khoản công ty với tài khoản cá nhân giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát doanh thu và đối chiếu công nợ.

3.2. Thanh toán tiền hàng, dịch vụ cho nhà cung cấp

Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản công ty để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ, thuê văn phòng, tiền điện, nước, vận chuyển, quảng cáo và các chi phí khác phục vụ hoạt động kinh doanh.

Đối với những khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện đúng phương thức thanh toán để bảo đảm điều kiện về thuế.

3.3. Trả lương và các khoản liên quan cho người lao động

Tài khoản doanh nghiệp có thể được sử dụng để chuyển tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản khác cho người lao động.

Việc trả lương qua ngân hàng cũng giúp doanh nghiệp có chứng từ giao dịch rõ ràng, thuận tiện cho việc đối chiếu sổ sách và chứng minh dòng tiền.

3.4. Nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính

Doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản ngân hàng để thực hiện các khoản nộp thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác bằng phương thức điện tử.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ dàng lưu trữ chứng từ giao dịch.

3.5. Quản lý dòng tiền của doanh nghiệp

Thông qua tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có thể theo dõi:

• Tiền khách hàng đã thanh toán;

• Các khoản phải trả nhà cung cấp;

• Chi phí hoạt động;

• Tiền lương và các khoản phải trả người lao động;

• Các khoản nộp ngân sách;

• Số dư và biến động dòng tiền.

Đây cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu với sổ phụ ngân hàng và ghi nhận nghiệp vụ kế toán chính xác.

4. THANH TOÁN TỪ BAO NHIÊU TIỀN THÌ PHẢI KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT?

Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong năm 2026.

Theo quy định hiện hành về thuế TNDN, khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và một số khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện tính vào chi phí được trừ, cùng với các điều kiện khác theo quy định.

Quy định này khác với mức 20 triệu đồng thường được nhắc đến trong các bài viết cũ.

Do đó, doanh nghiệp cần cập nhật quy trình thanh toán nội bộ theo mức mới để hạn chế trường hợp chi phí bị loại khi quyết toán thuế.

Ví dụ

Công ty A mua nguyên vật liệu của Công ty B với giá trị hóa đơn 6 triệu đồng.

Nếu khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán theo phương thức phù hợp và lưu giữ chứng từ để chứng minh giao dịch.

5. TÀI KHOẢN CÔNG TY CÓ ĐƯỢC CHUYỂN TIỀN VÀO TÀI KHOẢN CÁ NHÂN KHÔNG?

Doanh nghiệp không nên tùy ý sử dụng tài khoản công ty để chuyển tiền cho mục đích cá nhân.

Tiền trong tài khoản công ty là tài sản của doanh nghiệp, không mặc nhiên là tiền riêng của giám đốc hoặc chủ sở hữu. Khi phát sinh giao dịch chuyển tiền từ công ty cho cá nhân, doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất giao dịch và có hồ sơ, chứng từ phù hợp.

Tùy từng trường hợp, giao dịch có thể liên quan đến:

• Tạm ứng;

• Hoàn ứng;

• Chi phí công tác;

• Tiền lương, tiền thưởng;

• Khoản công ty cho cá nhân vay;

• Khoản cá nhân cho công ty vay;

• Chia lợi nhuận hoặc các khoản thanh toán hợp pháp khác.

Không nên thực hiện việc chuyển tiền chỉ với lý do “rút tiền công ty về dùng trước” mà không xác định và ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ.

6. CÓ ĐƯỢC DÙNG TÀI KHOẢN CÁ NHÂN ĐỂ THANH TOÁN CHI PHÍ CÔNG TY KHÔNG?

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể phát sinh trường hợp nhân viên hoặc người quản lý dùng tài khoản cá nhân thanh toán trước cho hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.

Trường hợp này cần xem xét quy định về chứng từ, ủy quyền và phương thức thanh toán để xác định khoản chi có đáp ứng điều kiện về thuế hay không.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP cũng có quy định đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh và người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định thì khoản chi có thể được tính vào chi phí được trừ.

Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy chế tài chính hoặc quy trình tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng rõ ràng thay vì sử dụng tài khoản cá nhân một cách tùy tiện.

7. TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CÔNG TY CÓ CẦN THÔNG BÁO CHO CƠ QUAN ĐĂNG KÝ KINH DOANH KHÔNG?

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa mở tài khoản ngân hàng và thủ tục thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Các bài viết cũ thường hướng dẫn doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khi mở tài khoản. Nội dung này không nên tiếp tục áp dụng máy móc trong năm 2026.

Khi thực hiện thủ tục liên quan đến tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp nên căn cứ quy định hiện hành và yêu cầu của ngân hàng, cơ quan thuế hoặc hệ thống quản lý tương ứng tại thời điểm thực hiện.

8. CÁCH SỬ DỤNG TÀI KHOẢN CÔNG TY AN TOÀN, ĐÚNG QUY ĐỊNH

Doanh nghiệp nên thực hiện một số nguyên tắc sau:

Thứ nhất, tách biệt tiền của công ty và tiền cá nhân.

Không sử dụng tài khoản công ty như tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý.

Thứ hai, nội dung chuyển khoản phải rõ ràng.

Khi thanh toán tiền hàng, dịch vụ, tạm ứng hoặc hoàn ứng, nên ghi nội dung chuyển khoản phù hợp với bản chất giao dịch để thuận tiện đối chiếu.

Thứ ba, lưu đầy đủ hồ sơ chứng từ.

Tùy giao dịch, doanh nghiệp cần lưu hóa đơn, hợp đồng, biên bản, đề nghị thanh toán, ủy nhiệm chi, chứng từ ngân hàng và các hồ sơ liên quan.

Thứ tư, đối chiếu sổ phụ ngân hàng định kỳ.

Kế toán cần đối chiếu số dư trên sổ kế toán với sao kê/sổ phụ ngân hàng để kịp thời phát hiện giao dịch thiếu chứng từ hoặc ghi nhận sai.

Thứ năm, đặc biệt lưu ý các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên.

Đây là mức cần lưu ý theo quy định thuế hiện hành đối với các khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

9. NÊN MỞ TÀI KHOẢN CÔNG TY Ở NGÂN HÀNG NÀO?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn ngân hàng dựa trên nhu cầu thực tế thay vì chỉ dựa vào tên thương hiệu.

Một số tiêu chí nên cân nhắc:

• Phí duy trì tài khoản;

• Phí chuyển khoản;

• Phí giao dịch quốc tế nếu có;

• Chất lượng Internet Banking/Mobile Banking;

• Hạn mức giao dịch;

• Khả năng phân quyền người sử dụng;

• Tính thuận tiện khi nộp thuế điện tử;

• Mạng lưới chi nhánh, phòng giao dịch;

• Chính sách hỗ trợ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên so sánh biểu phí và chính sách hiện hành của từng ngân hàng trước khi lựa chọn.

10. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ TÀI KHOẢN CÔNG TY

10.1. Công ty mới thành lập có bắt buộc mở tài khoản ngân hàng không?

Không phải mọi công ty mới thành lập đều bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng chỉ vì đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bắt đầu phát sinh giao dịch, việc mở tài khoản riêng cho công ty là cần thiết để nhận tiền, thanh toán và quản lý dòng tiền.

10.2. Tài khoản công ty có được dùng để chuyển tiền cho giám đốc không?

Có thể phát sinh giao dịch chuyển tiền giữa công ty và giám đốc nhưng phải xác định đúng bản chất giao dịch và có hồ sơ, chứng từ phù hợp.

Không nên hiểu rằng tiền trong tài khoản công ty là tiền cá nhân của giám đốc.

10.3. Hóa đơn từ 5 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản không?

Đối với khoản chi thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, mức từ 5 triệu đồng trở lên là ngưỡng cần lưu ý theo quy định thuế hiện hành. Ngoài điều kiện về thanh toán, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện khác về hóa đơn, chứng từ và tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

10.4. Doanh nghiệp có được mở nhiều tài khoản ngân hàng không?

Doanh nghiệp có thể mở tài khoản tại các ngân hàng theo nhu cầu và quy định của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Việc sử dụng nhiều tài khoản giúp doanh nghiệp phân tách dòng tiền nhưng đồng thời cũng đòi hỏi kế toán theo dõi, đối chiếu đầy đủ.

11. TÓM TẮT QUY ĐỊNH VỀ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG CÔNG TY

KẾT LUẬN

Tài khoản ngân hàng công ty không chỉ dùng để nhận và chuyển tiền mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, thực hiện nghĩa vụ thuế và chứng minh các giao dịch thanh toán.

Pháp luật không nên được hiểu theo hướng mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng ngay sau khi thành lập. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động kinh doanh, việc sử dụng tài khoản riêng của công ty giúp kiểm soát dòng tiền và đáp ứng thuận lợi các yêu cầu về hồ sơ, chứng từ.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới về thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng đối với các khoản chi thuộc trường hợp áp dụng, thay cho mức 20 triệu đồng thường xuất hiện trong các tài liệu cũ.

Doanh nghiệp cũng cần tránh sử dụng tài khoản công ty như tài khoản cá nhân và phải lưu giữ đầy đủ chứng từ đối với các khoản thu, chi để hạn chế rủi ro về kế toán và thuế.