Tìm hiểu quy định về ghi tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm yêu cầu ghi chi tiết từng chủng loại, cách thể hiện tên hàng hóa và những trường hợp cần lưu ý khi lập hóa đơn.
1. Có bắt buộc ghi chi tiết tên từng chủng loại hàng hóa trên hóa đơn không?
Có. Theo quy định tại mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa trên hóa đơn phải được thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.
Quy định này nhằm bảo đảm hóa đơn phản ánh rõ hàng hóa được giao dịch, giúp người bán, người mua và cơ quan quản lý thuế thuận tiện trong việc kiểm tra, đối chiếu thông tin.
Ví dụ, khi bán nhiều loại điện thoại khác nhau, người bán cần thể hiện tên hàng hóa cụ thể như điện thoại Samsung, điện thoại Nokia hoặc tên tương ứng với từng chủng loại thực tế, thay vì chỉ ghi chung chung là “điện thoại”.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Vì vậy, khi lập hóa đơn từ thời điểm này, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần chú ý yêu cầu ghi tên hàng hóa theo quy định mới.
2. Quy định về cách ghi tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Theo mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử, người bán cần lưu ý các yêu cầu sau:
Thứ nhất, tên hàng hóa, dịch vụ phải được ghi bằng tiếng Việt.
Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt và phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp bổ sung tên bằng tiếng nước ngoài, nội dung này được thể hiện trong ngoặc đơn bên phải dòng tiếng Việt hoặc ngay bên dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ bằng hoặc nhỏ hơn chữ tiếng Việt theo quy định.
Thứ hai, hàng hóa có nhiều chủng loại phải ghi chi tiết từng loại.
Nếu hàng hóa được bán có nhiều chủng loại khác nhau, người bán phải thể hiện tên hàng hóa chi tiết đến từng chủng loại. Việc ghi tên cần phù hợp với hàng hóa thực tế được giao dịch.
Thứ ba, phải ghi tên và mã hàng hóa, dịch vụ khi pháp luật có quy định.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc diện có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn phải thể hiện cả tên và mã theo quy định tương ứng.
Thứ tư, hàng hóa đặc thù cần thể hiện thông tin theo quy định riêng.
Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc thuộc trường hợp có yêu cầu thông tin nhận diện đặc biệt, người bán cần ghi các số hiệu, ký hiệu và thông tin liên quan theo quy định pháp luật áp dụng.
3. Ví dụ về cách ghi chi tiết chủng loại hàng hóa trên hóa đơn
Để dễ hình dung, có thể tham khảo một số ví dụ sau:
Hàng hóa thực tế | Cách thể hiện tên hàng hóa |
|---|---|
Bán nhiều dòng điện thoại khác nhau | Ghi rõ từng chủng loại, chẳng hạn điện thoại Samsung, điện thoại Nokia, phù hợp với hàng hóa thực tế |
Bán nhiều loại sản phẩm có mã hàng riêng theo quy định | Ghi tên và mã hàng hóa theo yêu cầu áp dụng |
Bán hàng hóa phải có thông tin nhận diện đặc biệt | Thể hiện thêm số hiệu, ký hiệu hoặc thông tin bắt buộc theo quy định |
Bán mặt hàng ăn, uống | Ghi tên hàng hóa theo quy định; lưu ý các trường hợp được áp dụng cách ghi riêng, chẳng hạn tính tiền theo suất hoặc theo phần |
Các ví dụ trên chỉ nhằm minh họa cách thể hiện tên hàng hóa. Khi lập hóa đơn thực tế, người bán cần căn cứ vào loại hàng hóa, chứng từ giao dịch và yêu cầu pháp luật có liên quan.
4. Có được ghi tên hàng hóa chung chung trên hóa đơn không?
Người bán không nên ghi tên hàng hóa quá chung chung nếu hàng hóa thực tế có nhiều chủng loại khác nhau và thuộc trường hợp phải thể hiện chi tiết theo quy định.
Chẳng hạn, nếu giao dịch bao gồm nhiều dòng điện thoại khác nhau, chỉ ghi “điện thoại” có thể không đáp ứng yêu cầu ghi chi tiết đến từng chủng loại. Người bán cần thể hiện tên cụ thể tương ứng với hàng hóa đã bán.
Tuy nhiên, cách ghi tên hàng hóa còn phụ thuộc vào đặc điểm giao dịch và các quy định riêng đối với từng nhóm hàng hóa, dịch vụ. Một số trường hợp có cách thể hiện đặc thù, vì vậy không nên áp dụng một cách ghi duy nhất cho tất cả các ngành nghề.
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên xây dựng danh mục hàng hóa thống nhất với tên gọi, mã hàng và thông tin nhận diện cần thiết; đồng thời kiểm tra dữ liệu trên hóa đơn trước khi phát hành.
5. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi lập hóa đơn?
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nên lưu ý:
Ghi đúng tên hàng hóa thực tế: Tên hàng hóa trên hóa đơn phải phù hợp với hàng hóa được giao dịch.
Phân biệt từng chủng loại: Nếu bán nhiều chủng loại khác nhau, cần ghi chi tiết theo yêu cầu của quy định hiện hành.
Kiểm tra mã hàng: Nếu pháp luật quy định mã hàng hóa, dịch vụ, cần thể hiện đầy đủ cả tên và mã tương ứng.
Rà soát thông tin hàng hóa đặc thù: Kiểm tra các số hiệu, ký hiệu hoặc thông tin nhận diện bắt buộc đối với hàng hóa thuộc trường hợp riêng.
Cập nhật phần mềm hóa đơn: Danh mục hàng hóa và dữ liệu xuất hóa đơn nên được rà soát để hạn chế tình trạng tên hàng hóa bị ghi thiếu hoặc ghi quá chung chung.
Đối chiếu văn bản có hiệu lực: Khi gặp giao dịch đặc thù, cần kiểm tra quy định áp dụng cho mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể trước khi phát hành hóa đơn.
6. Kết luận
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa trên hóa đơn phải được thể hiện chi tiết đến từng chủng loại. Đồng thời, tên hàng hóa cần được ghi bằng tiếng Việt và đáp ứng các yêu cầu về mã hàng hoặc thông tin nhận diện đặc thù nếu pháp luật có quy định.
Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên rà soát danh mục hàng hóa, cách đặt tên và dữ liệu trên phần mềm hóa đơn điện tử để bảo đảm thông tin trên hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế và quy định đang áp dụng.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
