Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi chi tiết chủng loại như thế nào?

1. Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải ghi chi tiết chủng loại như thế nào?

Theo mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt, phù hợp với quy định pháp luật.

Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, người bán phải ghi chi tiết tên hàng hóa đến từng chủng loại. Ví dụ, thay vì chỉ ghi chung chung là “điện thoại”, người bán cần thể hiện cụ thể hơn như “Điện thoại Samsung” và ghi thêm các thông tin cần thiết theo đặc điểm của giao dịch.

Ngoài ra, nếu pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được ghi theo quy định về định danh tương ứng.

Như vậy, doanh nghiệp cần ghi tên hàng hóa đủ cụ thể để xác định đúng mặt hàng đã giao dịch, tránh sử dụng tên gọi quá chung chung khi hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau. <Cite refs={["turn849103view0"]} />

2. Những thông tin nào cần có khi ghi tên hàng hóa trên hóa đơn?

Theo quy định tại mục 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn bao gồm:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi bằng tiếng Việt, phù hợp với quy định pháp luật và thể hiện rõ chủng loại khi cần thiết.

• Đơn vị tính: Ghi theo đơn vị tính của hàng hóa, dịch vụ được giao dịch.

• Số lượng: Thể hiện số lượng hàng hóa hoặc khối lượng dịch vụ theo thực tế giao dịch.

• Đơn giá: Ghi đơn giá tương ứng với hàng hóa, dịch vụ.

• Mã hàng hóa, dịch vụ: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã thì phải ghi cả tên và mã theo quy định.

Tùy từng loại hàng hóa và hoạt động kinh doanh, hóa đơn có thể phải thể hiện thêm các thông tin đặc thù khác.

3. Cách ghi tên hàng hóa trong một số trường hợp cụ thể

3.1. Hàng hóa có nhiều chủng loại

Khi bán nhiều loại hàng hóa khác nhau, doanh nghiệp cần ghi rõ từng chủng loại thay vì gộp chung thành một tên không đủ nhận diện.

Ví dụ:

Các ví dụ trên chỉ mang tính minh họa. Tùy hàng hóa thực tế và quy định chuyên ngành, doanh nghiệp cần ghi thêm các thông tin cần thiết để xác định đúng mặt hàng.

3.2. Hàng hóa có quy định về định danh

Đối với hàng hóa thuộc diện pháp luật quy định phải định danh, người bán phải ghi tên hàng hóa theo quy định tương ứng.

Ví dụ, đối với nhà ở hoặc công trình phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, hóa đơn cần thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng mà pháp luật yêu cầu khi đăng ký, chẳng hạn địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng hoặc số tầng của ngôi nhà.

Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho từng loại tài sản để ghi đầy đủ thông tin bắt buộc.

3.3. Hóa đơn bán ô tô, xe máy

Đối với người bán ô tô, xe máy, hóa đơn điện tử cần có các thông tin theo quy định, bao gồm:

• Họ và tên người mua.

• Số định danh cá nhân hoặc mã số thuế đối với tổ chức.

• Nhãn hiệu, loại xe và năm sản xuất.

• Số khung, số máy.

• Số giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với xe nhập khẩu, hoặc số phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước.

Các thông tin này là căn cứ để cơ quan thuế xác định và thông báo số tiền lệ phí trước bạ phải nộp. <Cite refs={["turn849103view0"]} />

3.4. Hóa đơn dịch vụ vận tải đường bộ trong nước

Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước, hóa đơn phải thể hiện biển số phương tiện vận tải và hành trình, bao gồm điểm đi và điểm đến.

Riêng doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử, hóa đơn còn phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển và thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng theo quy định.

Đối với doanh nghiệp vận tải hoặc cho thuê xe có hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định, hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải và hành trình theo trường hợp được quy định. <Cite refs={["turn849103view0"]} />

4. Có được ghi tên hàng hóa bằng tiếng nước ngoài không?

Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt theo quy định.

Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài, người bán phải trình bày theo một trong hai cách:

• Đặt phần tiếng nước ngoài bên phải, trong ngoặc đơn sau dòng tiếng Việt.

• Đặt phần tiếng nước ngoài ngay dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ nhỏ hơn cỡ chữ tiếng Việt.

Nếu hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn phải thể hiện cả tên và mã theo quy định tương ứng.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể bổ sung tên tiếng nước ngoài khi cần thiết, nhưng không nên chỉ ghi tên hàng hóa bằng tiếng nước ngoài thay cho tiếng Việt. <Cite refs={["turn849103view0"]} />

5. Nguyên tắc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Theo Điều 34 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc tra cứu, cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng đối tượng.

Thông tin hóa đơn điện tử được sử dụng để thực hiện thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng, các thủ tục hành chính khác và chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.

Bên cạnh đó, việc sử dụng thông tin hóa đơn phải đúng mục đích, phục vụ hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng và tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Do đó, doanh nghiệp cần lập hóa đơn chính xác ngay từ đầu, đồng thời lưu trữ và sử dụng dữ liệu hóa đơn đúng mục đích để phục vụ công tác kế toán, kê khai thuế và quản lý hàng hóa.

Kết luận

Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử phải được ghi bằng tiếng Việt, phù hợp với quy định pháp luật và thể hiện chi tiết đến từng chủng loại nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau. Đối với hàng hóa có quy định về định danh hoặc mã hàng hóa, người bán phải ghi thêm các thông tin bắt buộc tương ứng. Doanh nghiệp nên rà soát cách đặt tên hàng hóa trên hệ thống bán hàng và phần mềm hóa đơn để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.