Pháp luật quy định như thế nào về cỡ chữ tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử? Khi ghi thêm tiếng nước ngoài, người bán cần trình bày ra sao để đúng quy định? Bài viết tổng hợp các yêu cầu về tên hàng hóa, dịch vụ và cách thể hiện chữ viết trên hóa đơn điện tử.
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật. Một vấn đề được nhiều kế toán quan tâm là tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải sử dụng cỡ chữ bao nhiêu và có bắt buộc phải theo một kích thước nhất định hay không.
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, pháp luật không ấn định một cỡ chữ cụ thể áp dụng chung cho tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu hóa đơn có thêm chữ nước ngoài thì phần chữ này phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
1. Cỡ chữ tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử được quy định thế nào?
Căn cứ mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tên hàng hóa, dịch vụ là một trong những nội dung được thể hiện trên hóa đơn.
Theo đó, người bán cần lưu ý:
Tên hàng hóa, dịch vụ phải được thể hiện bằng tiếng Việt và phù hợp với quy định pháp luật.
Nếu hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, tên hàng hóa cần thể hiện chi tiết đến từng chủng loại theo quy định.
Trường hợp pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì phải ghi tên theo quy định tương ứng.
Nếu hàng hóa, dịch vụ có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.
Về cỡ chữ, pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử phải sử dụng cỡ chữ cụ thể như 12, 13 hay 14. Người bán nên thiết kế hóa đơn sao cho thông tin rõ ràng, dễ đọc và không gây nhầm lẫn.
2. Có được ghi tiếng nước ngoài trên hóa đơn điện tử không?
Theo quy định tại mục 5 và mục 8 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chữ viết thể hiện trên hóa đơn là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, người bán phải tuân thủ quy định về vị trí và cỡ chữ.
Cụ thể, chữ nước ngoài được trình bày theo một trong hai cách:
Đặt bên phải trong ngoặc đơn sau phần tiếng Việt.
Đặt ngay dưới dòng tiếng Việt.
Đồng thời, cỡ chữ tiếng nước ngoài phải nhỏ hơn cỡ chữ tiếng Việt.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể trình bày tên hàng hóa như sau:
Cách thể hiện | Ví dụ |
|---|---|
Chỉ ghi tiếng Việt | Máy lọc không khí |
Ghi thêm tiếng nước ngoài trong ngoặc đơn | Máy lọc không khí (Air Purifier) |
Ghi tiếng nước ngoài ở dòng dưới | Máy lọc không khí |
Trong trường hợp có thêm tiếng nước ngoài, kế toán cần kiểm tra bố cục hóa đơn để bảo đảm phần tiếng Việt và tiếng nước ngoài được trình bày đúng quy định.
3. Có thể tham khảo cỡ chữ 13–14 khi thiết kế hóa đơn không?
Do pháp luật về hóa đơn điện tử không ấn định một cỡ chữ cụ thể cho tên hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp có thể lựa chọn kích thước phù hợp với mẫu hóa đơn và hệ thống phần mềm đang sử dụng.
Cỡ chữ 13–14 có thể được tham khảo để bảo đảm nội dung dễ đọc. Tuy nhiên, đây chỉ là gợi ý về trình bày, không phải mức cỡ chữ bắt buộc theo quy định về hóa đơn điện tử.
Khi thiết kế mẫu hóa đơn, doanh nghiệp nên lưu ý:
Ưu tiên khả năng đọc rõ tên hàng hóa, dịch vụ và các thông tin bắt buộc khác.
Không thu nhỏ chữ đến mức khó đọc hoặc làm mất nội dung khi hiển thị, in hoặc chuyển đổi định dạng.
Nếu có tiếng nước ngoài, bảo đảm chữ nước ngoài nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Kiểm tra hiển thị trên hóa đơn điện tử thực tế trước khi sử dụng chính thức.
4. Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử cần ghi chi tiết đến mức nào?
Ngoài cỡ chữ, kế toán cần chú ý cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ để bảo đảm phản ánh đúng giao dịch.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tên hàng hóa, dịch vụ phải phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau, tên hàng hóa cần thể hiện chi tiết đến từng chủng loại.
Một số trường hợp cần lưu ý gồm:
Đối với hàng hóa thông thường: Ghi tên hàng hóa phù hợp với hàng hóa thực tế giao dịch; nếu có nhiều chủng loại thì cần thể hiện chi tiết theo quy định.
Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu: Hóa đơn cần thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng mà pháp luật yêu cầu khi đăng ký, chẳng hạn một số thông tin nhận diện bất động sản.
Đối với ô tô, xe máy: Khi lập hóa đơn thuộc trường hợp quy định, cần thể hiện các thông tin liên quan như nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất, số khung, số máy và các thông tin khác theo quy định.
Đối với dịch vụ vận tải đường bộ trong nước: Hóa đơn cần thể hiện biển số phương tiện vận tải và hành trình, gồm điểm đi và điểm đến, trừ trường hợp được quy định ngoại lệ.
Việc ghi đầy đủ và chính xác tên hàng hóa, dịch vụ giúp hóa đơn phản ánh đúng nội dung giao dịch, đồng thời hạn chế rủi ro khi đối chiếu chứng từ, hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.
5. Kế toán cần lưu ý gì khi lập hóa đơn điện tử?
Để hạn chế sai sót trong quá trình lập hóa đơn, kế toán nên kiểm tra các nội dung sau:
Tên hàng hóa, dịch vụ: Phải phù hợp với giao dịch thực tế và đáp ứng yêu cầu về cách ghi tên theo quy định.
Cỡ chữ: Không có một cỡ chữ bắt buộc áp dụng chung cho tên hàng hóa, dịch vụ; cần bảo đảm thông tin rõ ràng, dễ đọc.
Tiếng nước ngoài: Nếu bổ sung, phải đặt đúng vị trí và sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Mã hàng hóa, dịch vụ: Ghi cả tên và mã nếu pháp luật quy định hàng hóa, dịch vụ đó phải có mã.
Thông tin đặc thù: Kiểm tra các yêu cầu riêng đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, ô tô, xe máy và dịch vụ vận tải.
Mẫu hóa đơn: Kiểm tra cách hiển thị trên phần mềm và lưu ý các quy định hiện hành trước khi phát hành.
Kết luận
Pháp luật hiện hành không quy định một cỡ chữ cố định cho tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, tên hàng hóa, dịch vụ phải được thể hiện bằng tiếng Việt phù hợp với quy định pháp luật; nếu bổ sung tiếng nước ngoài thì phần chữ này phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt và được đặt đúng vị trí. Doanh nghiệp nên kiểm tra cả nội dung lẫn cách trình bày hóa đơn để bảo đảm thông tin rõ ràng, chính xác và đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
