Biên lai điện tử bắt buộc phải có những nội dung nào theo quy định?

Biên lai điện tử được sử dụng để ghi nhận việc thu thuế, phí, lệ phí theo quy định. Khi lập biên lai, tổ chức thu cần bảo đảm các thông tin bắt buộc được thể hiện đầy đủ, chính xác và phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai điện tử phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể về tên, ký hiệu, số biên lai, thông tin tổ chức thu, khoản thu, số tiền, ngày lập và chữ ký số. Ngoài ra, Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng quy định cách xử lý chứng từ điện tử đã lập có sai sót.

1. Biên lai điện tử bắt buộc phải có những nội dung nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai điện tử phải có các nội dung sau:

1. Tên biên lai

Biên lai cần thể hiện tên phù hợp với mục đích sử dụng và nghiệp vụ thu phát sinh.

2. Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai

Ký hiệu mẫu và ký hiệu biên lai được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

3. Số biên lai

Số biên lai là số thứ tự thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí, được ghi bằng chữ số Ả-rập và có tối đa 8 chữ số.

Đối với biên lai điện tử, số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.

4. Tên và mã số thuế của tổ chức thu

Biên lai phải ghi tên, mã số thuế của tổ chức thực hiện thu thuế, phí, lệ phí.

5. Tên khoản thu và số tiền

Biên lai phải thể hiện tên loại khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền bằng cả số và chữ.

6. Ngày, tháng, năm lập biên lai

Thời điểm lập biên lai phải được ghi rõ ngày, tháng, năm theo quy định.

7. Chữ ký số của tổ chức thu

Biên lai điện tử phải có chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí theo quy định.

8. Ngôn ngữ thể hiện trên biên lai

Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần bổ sung tiếng nước ngoài, phần tiếng nước ngoài phải được đặt trong ngoặc đơn bên phải hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.

Ngoài các nội dung trên, chữ số sử dụng trên biên lai là chữ số tự nhiên từ 0 đến 9. Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật quy định khoản thu được phép thực hiện bằng ngoại tệ hoặc quy đổi từ ngoại tệ theo quy định.

2. Có được bổ sung logo, hình ảnh hoặc thông tin khác trên biên lai điện tử không?

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí được bổ sung thông tin khác trên biên lai, bao gồm logo, hình ảnh trang trí hoặc nội dung quảng cáo nếu phù hợp với quy định pháp luật.

Tuy nhiên, việc bổ sung phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Không che khuất hoặc làm mờ những nội dung bắt buộc trên biên lai.

• Cỡ chữ của thông tin bổ sung không được lớn hơn cỡ chữ của nội dung bắt buộc.

• Thông tin thể hiện trên biên lai phải phù hợp với quy định pháp luật và không làm sai lệch nội dung nghiệp vụ thu phát sinh.

Vì vậy, tổ chức thu có thể thiết kế biên lai theo nhận diện riêng nhưng cần ưu tiên tính đầy đủ, rõ ràng và chính xác của các thông tin bắt buộc.

3. Chứng từ điện tử lập sai thông tin nào thì không phải lập lại?

Theo Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý chứng từ điện tử đã lập được phân biệt theo nội dung sai sót.

Trường hợp 1: Sai thông tin nhưng không sai mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ

Nếu chứng từ điện tử sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ, tổ chức lập chứng từ thực hiện:

• Thông báo cho bên nhận chứng từ điện tử về việc chứng từ đã lập sai.

• Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

• Không phải lập lại chứng từ điện tử.

Trường hợp 2: Sai các nội dung khác thuộc diện phải thay thế

Nếu sai sót không thuộc trường hợp được xử lý bằng cách thông báo nêu trên, tổ chức lập chứng từ phải lập chứng từ điện tử thay thế cho chứng từ đã lập sai.

Như vậy, không phải mọi sai sót trên chứng từ điện tử đều được xử lý bằng cách thông báo. Tổ chức lập chứng từ cần kiểm tra chính xác nội dung sai, đặc biệt là mã số thuế và số tiền ghi trên chứng từ, trước khi lựa chọn cách xử lý.

4. Những lưu ý khi lập và quản lý biên lai điện tử

Để hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng biên lai điện tử, tổ chức thu nên lưu ý:

• Kiểm tra đủ các chỉ tiêu bắt buộc: Đối chiếu tên biên lai, ký hiệu, số biên lai, thông tin tổ chức thu, khoản thu, số tiền, ngày lập và chữ ký số.

• Bảo đảm số tiền bằng số và bằng chữ thống nhất: Thông tin phải phản ánh đúng nghiệp vụ thu thực tế.

• Kiểm soát số biên lai: Theo dõi việc đánh số theo quy định, tránh trùng lặp hoặc sai trình tự.

• Kiểm tra trước khi phát hành: Rà soát thông tin trên biên lai và chữ ký số trước khi hoàn tất.

• Xử lý sai sót đúng quy định: Phân biệt trường hợp chỉ cần thông báo với trường hợp phải lập chứng từ điện tử thay thế.

Kết luận

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai điện tử phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc về tên, ký hiệu, số biên lai, thông tin tổ chức thu, khoản thu, số tiền, ngày lập, chữ ký số và ngôn ngữ thể hiện.

Khi phát hiện chứng từ điện tử có sai sót, tổ chức lập chứng từ cần căn cứ Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC để xác định trường hợp được thông báo mà không phải lập lại hoặc trường hợp phải lập chứng từ thay thế.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.