Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. Tuy nhiên, nếu người mua và người bán có thỏa thuận về việc ký số hoặc ký điện tử thì cần thực hiện theo thỏa thuận. Tìm hiểu quy định và những nội dung cần kiểm tra khi nhận hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua có hợp lệ không là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm khi lập, nhận và lưu trữ hóa đơn. Theo quy định áp dụng từ ngày 01/7/2026, chữ ký số của người mua không phải là nội dung bắt buộc trên mọi hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cần kiểm tra thêm các điều kiện liên quan để xác định hóa đơn có đáp ứng quy định hay không.
1. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua có hợp lệ không?
Căn cứ điểm e khoản 1 Điều 10 và điểm a Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, kể cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
Như vậy, hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn có thể hợp lệ nếu đáp ứng các quy định liên quan về lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, cần lưu ý trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn do người bán lập. Khi đó, hóa đơn được ký theo thỏa thuận giữa hai bên.
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào việc hóa đơn có hay không có chữ ký số của người mua để kết luận hóa đơn hợp lệ hoặc không hợp lệ.
2. Hóa đơn điện tử năm 2026 cần có những nội dung gì?
Theo khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có các nội dung theo quy định, bao gồm:
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
Số hóa đơn.
Thông tin người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế.
Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân theo trường hợp áp dụng.
Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế và tổng tiền thanh toán theo quy định.
Chữ ký: Chữ ký của người bán và chữ ký của người mua theo quy định; riêng chữ ký số của người mua không phải lúc nào cũng bắt buộc.
Thời điểm lập hóa đơn: Thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử thuộc trường hợp phải có mã của cơ quan thuế.
Các nội dung khác nếu có: Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các thông tin liên quan.
Tùy từng loại hóa đơn và giao dịch, pháp luật có quy định riêng về những nội dung không nhất thiết phải thể hiện. Vì vậy, khi kiểm tra hóa đơn, doanh nghiệp cần đối chiếu cả quy định chung và trường hợp đặc thù tương ứng.
3. Những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua
Theo Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số trường hợp đáng chú ý gồm:
Trường hợp | Quy định về chữ ký số của người mua |
|---|---|
Hóa đơn điện tử thông thường | Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận theo quy định |
Hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh bởi cơ quan thuế | Không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua |
Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim cho cá nhân không cung cấp thông tin theo quy định | Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua và một số thông tin người mua |
Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin theo quy định | Không nhất thiết phải có chữ ký số và một số chỉ tiêu thông tin người mua |
Hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng | Không nhất thiết phải có chữ ký số và một số thông tin người mua |
Hóa đơn thương mại điện tử | Không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua |
Ngoài các trường hợp trên, quy định còn có những ngoại lệ về nội dung hóa đơn đối với tem, vé, thẻ, một số chứng từ vận tải hàng không và hóa đơn điện tử ủy nhiệm.
Doanh nghiệp cần căn cứ đúng loại hóa đơn và đặc điểm giao dịch để xác định các chỉ tiêu bắt buộc, tránh áp dụng ngoại lệ của trường hợp này cho trường hợp khác.
4. Người mua cần kiểm tra gì khi nhận hóa đơn điện tử không có chữ ký số?
Khi nhận hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua, doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung sau:
Bước 1: Kiểm tra thông tin người bán và người mua
Đối chiếu tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc thông tin định danh của các bên theo quy định áp dụng đối với giao dịch.
Bước 2: Kiểm tra nội dung hàng hóa, dịch vụ và số tiền
Rà soát tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT nếu có.
Bước 3: Kiểm tra chữ ký số của người bán và dữ liệu hóa đơn
Xác định hóa đơn có đáp ứng yêu cầu về chữ ký số, thời điểm lập, thời điểm ký số và mã của cơ quan thuế trong trường hợp cần có mã hay không.
Bước 4: Đối chiếu thỏa thuận giữa hai bên
Nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận có quy định người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn, cần kiểm tra việc thực hiện theo thỏa thuận đó.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn và chứng từ liên quan
Lưu hóa đơn điện tử cùng hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán và hồ sơ liên quan để phục vụ việc đối chiếu, hạch toán và kê khai thuế khi cần.
Kết luận
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua vẫn có thể hợp lệ vì chữ ký số của người mua không phải là nội dung bắt buộc trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận về việc ký số hoặc ký điện tử thì cần thực hiện theo thỏa thuận và quy định liên quan.
Khi nhận hóa đơn, doanh nghiệp nên kiểm tra đầy đủ thông tin, chữ ký số của người bán, thời điểm lập hóa đơn và các điều kiện áp dụng cho từng loại giao dịch, thay vì chỉ căn cứ vào việc hóa đơn có chữ ký số của người mua hay không.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
