Khi doanh nghiệp tặng quà bằng hàng hóa cho nhân viên nữ nhân ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, kế toán cần lưu ý thời điểm lập hóa đơn, cách lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê và cách xác định giá tính thuế GTGT. Bài viết hướng dẫn các nội dung cần thực hiện theo quy định hiện hành.
1. Tặng quà 20/10 cho nhân viên nữ có phải xuất hóa đơn không?
Khi doanh nghiệp tặng quà bằng hàng hóa cho nhân viên nữ nhân ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, kế toán cần xem xét nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử.
Đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định, kể cả trường hợp không thu tiền của người nhận. Việc tặng quà cho nhân viên không đồng nghĩa với việc hàng hóa được miễn lập hóa đơn.
Cần phân biệt hai trường hợp:
Thưởng bằng tiền: Khoản tiền thưởng không liên quan đến việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên không phải lập hóa đơn chỉ riêng cho khoản tiền thưởng.
Tặng quà bằng hàng hóa: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo quy định, đồng thời xác định giá tính thuế GTGT phù hợp với hình thức tặng quà.
Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ quà tặng là tiền hay hàng hóa trước khi thực hiện các thủ tục kế toán và thuế.
2. Có được lập hóa đơn tổng hợp khi tặng quà cho nhiều nhân viên không?
Theo tiết a.3 điểm a khoản 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định pháp luật về thương mại và hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT.
Khi lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp cần lưu ý:
Hóa đơn phải ghi rõ nội dung “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”.
Bảng kê cần thể hiện tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền; ngày lập và tên, chữ ký người lập bảng kê.
Nếu người bán kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê cần có thêm chỉ tiêu thuế suất và tiền thuế GTGT.
Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với tổng tiền ghi trên hóa đơn.
Doanh nghiệp phải lưu danh sách chi tiết quà tặng và hồ sơ liên quan để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Lưu ý: Nếu người nhận yêu cầu lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo yêu cầu và quy định hiện hành.
3. Thời điểm xuất hóa đơn quà tặng 20/10 là khi nào?
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Áp dụng đối với việc tặng quà bằng hàng hóa, doanh nghiệp cần căn cứ thời điểm thực tế chuyển giao hàng hóa cho người nhận để lập hóa đơn.
Ví dụ: Doanh nghiệp tổ chức tặng quà cho nhân viên nữ vào ngày 20/10/2026. Nếu hàng hóa được chuyển giao cho nhân viên trong ngày này thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm chuyển giao hàng hóa theo quy định.
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, cần thực hiện đúng điều kiện lập hóa đơn tổng hợp, đồng thời lưu bảng kê chi tiết phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh.
Doanh nghiệp không nên mặc định có thể lùi thời điểm lập hóa đơn chỉ vì chương trình tặng quà được tổ chức nội bộ hoặc có nhiều người nhận.
4. Giá tính thuế GTGT trên hóa đơn quà tặng được xác định thế nào?
Theo Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho thông thường là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng.
Tùy từng trường hợp, kế toán cần xác định giá tính thuế như sau:
Trường hợp 1: Quà tặng thông thường
Nếu doanh nghiệp mua quà tặng nhân viên mà không thuộc chương trình khuyến mại đáp ứng quy định pháp luật về thương mại, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
Trường hợp 2: Hàng hóa dùng để khuyến mại đúng quy định
Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại đáp ứng quy định pháp luật về thương mại, giá tính thuế GTGT được xác định theo quy định áp dụng cho hình thức khuyến mại đó. Theo Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ khuyến mại thuộc trường hợp quy định có giá tính thuế bằng 0.
Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt quà tặng thông thường với hàng hóa thuộc chương trình khuyến mại hợp pháp. Không phải mọi trường hợp tặng quà miễn phí đều được áp dụng giá tính thuế GTGT bằng 0.
5. Thuế suất GTGT ghi trên hóa đơn quà tặng là bao nhiêu?
Thuế suất GTGT đối với hàng hóa tặng cho được xác định theo loại hàng hóa và quy định thuế áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Khi lập hóa đơn, kế toán cần:
Xác định đúng tên và loại hàng hóa tặng nhân viên.
Xác định giá tính thuế GTGT theo hình thức tặng quà hoặc khuyến mại.
Áp dụng thuế suất GTGT tương ứng với mặt hàng và quy định hiện hành.
Kiểm tra các chỉ tiêu về thành tiền, thuế GTGT và tổng tiền trên hóa đơn hoặc bảng kê kèm theo.
Không nên mặc định tất cả quà tặng đều áp dụng cùng một thuế suất hoặc đều có giá tính thuế bằng 0. Cách xác định cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa và bản chất chương trình tặng quà.
6. Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ gì khi tặng quà 20/10 cho nhân viên?
Để thuận tiện cho việc hạch toán và giải trình khi cần thiết, doanh nghiệp nên chuẩn bị, lưu trữ các hồ sơ phù hợp với giao dịch thực tế, chẳng hạn:
Quyết định hoặc kế hoạch tổ chức chương trình tặng quà.
Danh sách nhân viên nhận quà.
Hóa đơn mua hàng hóa dùng làm quà tặng và chứng từ thanh toán liên quan.
Hóa đơn đầu ra đối với hàng hóa biếu, tặng theo quy định.
Bảng kê chi tiết quà tặng nếu lập hóa đơn tổng hợp.
Chứng từ bàn giao hoặc xác nhận việc trao quà, nếu có.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa xuất tặng, hạch toán chi phí và xem xét điều kiện thuế liên quan.
7. Kết luận
Khi tặng quà bằng hàng hóa cho nhân viên nữ nhân ngày 20/10, doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo quy định, xác định đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa và giá tính thuế GTGT. Nếu đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý kèm bảng kê chi tiết, nhưng phải bảo đảm hồ sơ phản ánh đầy đủ các giao dịch phát sinh.
Đặc biệt, kế toán cần phân biệt quà tặng thông thường với hàng hóa thuộc chương trình khuyến mại hợp pháp để xác định đúng giá tính thuế GTGT và thuế suất áp dụng.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
