Công ty tặng quà cho nhân viên ngày 20/10 có phải xuất hóa đơn không?

1. Công ty tặng quà cho nhân viên ngày 20/10 có phải xuất hóa đơn không?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Quy định này bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng.

Vì vậy, khi công ty mua hàng hóa để tặng nhân viên nhân ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, công ty vẫn phải lập hóa đơn theo quy định, kể cả trường hợp nhân viên không phải trả tiền cho món quà.

Doanh nghiệp cần phân biệt hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp với hóa đơn khi xuất hàng để biếu, tặng nhân viên. Hóa đơn mua hàng là chứng từ ghi nhận giao dịch mua vào; còn việc xuất quà tặng cho nhân viên là nghiệp vụ riêng cần được xem xét về nghĩa vụ lập hóa đơn.

2. Công ty được lập hóa đơn tổng hợp cho quà tặng nhân viên không?

Theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của người bán.

Khi áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Hóa đơn tổng hợp phải phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch cho, biếu, tặng phát sinh.

• Phải lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ đã tặng và hồ sơ liên quan.

• Hóa đơn phải ghi rõ nội dung “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”.

• Bảng kê cần thể hiện thông tin người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và các thông tin thuế GTGT cần thiết theo phương pháp tính thuế áp dụng.

• Nếu người nhận yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp có thể cân nhắc lập hóa đơn tổng hợp thay vì lập riêng từng hóa đơn cho từng lần tặng quà, nhưng phải đáp ứng điều kiện và lưu trữ đầy đủ hồ sơ.

3. Hóa đơn quà tặng nhân viên cần thể hiện những thông tin gì?

Khi lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng nhân viên, doanh nghiệp cần bảo đảm hóa đơn có đầy đủ nội dung theo quy định.

Một số thông tin cần chú ý gồm:

• Tên hàng hóa được tặng.

• Đơn vị tính, số lượng và đơn giá.

• Thành tiền chưa có thuế GTGT.

• Thuế suất và tiền thuế GTGT nếu thuộc trường hợp phải thể hiện.

• Tổng số tiền thanh toán theo quy định.

• Thông tin người mua và các nội dung khác theo trường hợp cụ thể.

Đối với hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin bảng kê đính kèm và bảo đảm số liệu trên hóa đơn khớp với bảng kê.

Việc ghi nhận tên, địa chỉ và mã số định danh của người nhận quà cần căn cứ vào quy định về thông tin người mua trên hóa đơn và trường hợp giao dịch cụ thể. Doanh nghiệp không nên tự động áp dụng một cách ghi thông tin cho tất cả các trường hợp.

4. Công ty cần chuẩn bị hồ sơ gì khi tặng quà cho nhân viên?

Để việc lập hóa đơn và hạch toán nghiệp vụ quà tặng được thuận lợi, doanh nghiệp nên lưu giữ các hồ sơ liên quan như:

• Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp.

• Đề xuất hoặc quyết định phê duyệt chương trình tặng quà.

• Danh sách nhân viên nhận quà.

• Chứng từ giao nhận hoặc xác nhận đã nhận quà, nếu có.

• Hóa đơn xuất cho hàng hóa biếu, tặng hoặc hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê.

• Chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khác.

Tùy quy mô chương trình và quy định nội bộ, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ hồ sơ phù hợp để chứng minh nghiệp vụ phát sinh thực tế, phục vụ công tác kế toán và kiểm tra thuế.

5. Tiền lương làm thêm giờ ngày 20/10 có phải chịu thuế TNCN không?

Ngoài vấn đề hóa đơn quà tặng, doanh nghiệp cũng cần phân biệt quà tặng bằng hiện vật với khoản tiền lương làm thêm giờ trả cho người lao động.

Theo quy định về thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân, phần tiền lương làm ban đêm, làm thêm giờ được trả cao hơn so với tiền lương làm việc ban ngày hoặc trong giờ làm việc bình thường có thể thuộc diện miễn thuế theo điều kiện luật định.

Vì vậy, không nên hiểu rằng toàn bộ tiền lương của người lao động làm thêm giờ vào ngày 20/10 đương nhiên được miễn thuế TNCN. Bộ phận kế toán cần xác định riêng phần tiền lương làm thêm giờ thuộc diện miễn thuế và phần thu nhập còn lại theo quy định áp dụng.

Kết luận

Công ty tặng quà cho nhân viên vào ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 vẫn phải lập hóa đơn đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng theo quy định. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý nếu đáp ứng điều kiện, đồng thời phải lưu danh sách chi tiết hàng hóa, bảng kê và hồ sơ liên quan. Việc lập hóa đơn đầy đủ giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ rõ ràng và hạn chế sai sót về thuế.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.