Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện việc ghi chép kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thông tư này thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC và thay đổi khá nhiều cách tổ chức sổ sách kế toán của hộ kinh doanh.
Điểm đáng chú ý là chế độ kế toán mới không còn thiết kế một bộ sổ giống nhau cho mọi hộ kinh doanh. Thay vào đó, số lượng sổ cần sử dụng được xác định theo nghĩa vụ thuế và phương pháp tính thuế thực tế của từng hộ.
Với eHKD, có thể hiểu đơn giản: hộ càng nhỏ, cách ghi chép càng đơn giản; hộ có quy mô và hoạt động phức tạp hơn sẽ cần quản lý doanh thu, chi phí, hàng hóa và dòng tiền chi tiết hơn.
1. Thông tư 152/2025/TT-BTC áp dụng cho những ai?
Thông tư 152 hướng dẫn việc ghi sổ kế toán đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Thông tư được ban hành ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và đồng thời thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Điều này có nghĩa từ năm 2026, hộ kinh doanh nên xác định rõ mình thuộc nhóm nghĩa vụ thuế nào để sử dụng đúng loại sổ kế toán tương ứng.
Một điểm cần lưu ý là quy định thuế đã tiếp tục thay đổi trong năm 2026. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu năm không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN đã được nâng lên 1 tỷ đồng/năm, áp dụng từ ngày 01/01/2026.
Do đó, khi đọc các tài liệu hướng dẫn cũ còn sử dụng ngưỡng 500 triệu đồng, hộ kinh doanh cần kiểm tra lại quy định mới nhất trước khi áp dụng.
2. Thông tư 152 thay đổi gì so với Thông tư 88?
Thay đổi lớn nhất nằm ở cách tiếp cận.
Trước đây, Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định một hệ thống gồm nhiều mẫu sổ áp dụng tương đối chung cho hộ kinh doanh. Theo Thông tư 152, sổ kế toán được thiết kế lại theo từng nhóm hộ và phương pháp tính thuế.
Nội dung | Thông tư 88/2021 | Thông tư 152/2025 |
|---|---|---|
Cách áp dụng | Hệ thống sổ tương đối thống nhất | Phân theo nghĩa vụ và phương pháp tính thuế |
Sổ kế toán | 7 mẫu sổ áp dụng chung | Từng nhóm sử dụng từ 1 đến một số sổ phù hợp |
Chứng từ | Quy định các mẫu chứng từ cụ thể | Tập trung vào hóa đơn, bảng kê và chứng từ làm căn cứ tính thuế |
Mục tiêu | Ghi chép hoạt động kinh doanh | Gắn sổ kế toán sát hơn với nghĩa vụ thuế |
Điểm tích cực của cách làm mới là một hộ kinh doanh nhỏ không nhất thiết phải duy trì hệ thống sổ sách phức tạp như một hộ có doanh thu lớn, nhiều hàng hóa, nhiều khoản chi phí và nhiều giao dịch.
3. Chủ hộ có bắt buộc phải thuê kế toán không?
Không.
Theo Thông tư 152, người đại diện hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể tự thực hiện việc ghi chép kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán theo quy định.
Đáng chú ý, hộ kinh doanh có thể bố trí một số người thân như cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột thực hiện công việc kế toán. Một số nhân sự đang đảm nhiệm công việc quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ hoặc thường xuyên mua bán tài sản cũng có thể được bố trí kiêm nhiệm công việc kế toán theo quy định.
Như vậy, hộ kinh doanh nhỏ không nhất thiết phải phát sinh thêm chi phí thuê một kế toán chuyên trách.
Tuy nhiên, khi số lượng hóa đơn lớn, có nhiều hàng hóa, nhân công, chi phí hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, việc sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ kế toán sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai lệch số liệu.
4. Hộ kinh doanh cần sử dụng những sổ kế toán nào?
Thông tư 152 chia hệ thống sổ theo tình trạng thuế của hộ kinh doanh.
Mẫu sổ | Nội dung theo dõi | Trường hợp áp dụng chính |
|---|---|---|
S1a-HKD | Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Hộ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN |
S2a-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Hộ tính thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu |
S2b-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Hộ tính thuế TNCN trên thu nhập tính thuế |
S2c-HKD | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Theo dõi doanh thu và chi phí phục vụ xác định thu nhập |
S2d-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Theo dõi nhập, xuất và tồn hàng |
S2e-HKD | Sổ chi tiết tiền | Theo dõi dòng tiền phát sinh |
S3a-HKD | Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác | Hộ phát sinh các loại thuế khác theo quy định |
Hệ thống này cho thấy một thay đổi khá rõ: không phải hộ kinh doanh nào cũng phải mở toàn bộ các loại sổ trên. Hộ cần xác định đúng nhóm của mình và ghi những sổ tương ứng.
Ví dụ dễ hiểu
Một cửa hàng nhỏ có doanh thu thuộc ngưỡng không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN vẫn cần theo dõi doanh thu để xác định tổng doanh thu thực tế trong năm.
Trong khi đó, một hộ kinh doanh có quy mô lớn hơn và tính thuế TNCN trên thu nhập sẽ cần quản lý không chỉ doanh thu mà còn cả chi phí, hàng tồn kho và dòng tiền.
Đây cũng là lý do từ năm 2026, việc lưu hóa đơn đầu vào và chứng từ chi phí trở nên quan trọng hơn đối với những hộ áp dụng phương pháp tính thuế dựa trên thu nhập.
5. Hộ doanh thu không quá 1 tỷ đồng có cần ghi sổ không?
Đây là nội dung rất dễ nhầm.
Theo quy định thuế hiện hành, ngưỡng doanh thu không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN đã được nâng lên 1 tỷ đồng/năm.
Tuy nhiên, không phải nộp hai loại thuế này không đồng nghĩa với việc không cần theo dõi doanh thu.
Theo Thông tư 152, nhóm hộ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN sử dụng Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD.
Việc ghi nhận doanh thu giúp hộ kinh doanh xác định được mình còn nằm trong ngưỡng không chịu thuế hay đã vượt ngưỡng để chuyển sang thực hiện nghĩa vụ khai, nộp thuế tương ứng.
Nói ngắn gọn theo cách của eHKD:
Không phải nộp thuế ≠ không cần theo dõi doanh thu.
6. Chứng từ kế toán của hộ kinh doanh gồm những gì?
Chứng từ cần lưu phụ thuộc vào phương pháp tính thuế.
Với hộ tính thuế dựa trên doanh thu, hóa đơn và các chứng từ xác định doanh thu là căn cứ quan trọng để ghi sổ và kê khai.
Với hộ tính thuế TNCN dựa trên thu nhập tính thuế, chứng từ cần được quản lý đầy đủ hơn. Ngoài hóa đơn, hộ có thể phải sử dụng Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ trong những trường hợp mua hàng từ người bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, cùng các chứng từ khác liên quan đến doanh thu và chi phí.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với những hộ kinh doanh có nhiều chi phí đầu vào. Nếu chi phí thực tế phát sinh nhưng không có tài liệu chứng minh phù hợp, việc xác định thu nhập chịu thuế có thể gặp khó khăn.
7. Có được lưu sổ và chứng từ bằng điện tử không?
Có.
Thông tư 152 cho phép hộ kinh doanh lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử.
Đây là điểm rất thuận lợi cho hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng hoặc hệ thống quản lý kế toán online.
Thay vì phải lưu nhiều tập hóa đơn và chứng từ giấy, hộ có thể tổ chức dữ liệu theo năm, tháng, loại chứng từ và lưu trên hệ thống điện tử.
Tài liệu kế toán thuộc phạm vi quy định cần được bảo quản trong thời gian tối thiểu theo quy định; bài hướng dẫn của MISA về Thông tư 152 nêu thời gian lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
8. Vì sao hộ kinh doanh nên làm sổ ngay từ đầu thay vì cuối kỳ mới tổng hợp?
Một trong những sai lầm phổ biến của hộ kinh doanh là chỉ quan tâm tới sổ sách khi đến kỳ khai thuế hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu số liệu.
Với lượng giao dịch nhỏ, cách làm này có thể chưa tạo ra vấn đề ngay. Nhưng khi doanh thu tăng, số lượng hóa đơn nhiều hoặc có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, sàn thương mại điện tử và đơn vị vận chuyển thu hộ, việc tổng hợp lại dữ liệu cuối kỳ rất dễ thiếu hoặc trùng giao dịch.
Cách an toàn hơn là ghi nhận doanh thu, hóa đơn và chi phí ngay khi giao dịch phát sinh.
Khi dữ liệu được quản lý liên tục, hộ kinh doanh có thể đồng thời kiểm soát được doanh thu thực tế, hàng tồn, dòng tiền và nghĩa vụ thuế thay vì xem kế toán chỉ là công việc phục vụ cơ quan thuế.
9. Hộ kinh doanh nên chuẩn bị gì khi áp dụng Thông tư 152?
Việc cần kiểm tra | Mục đích |
|---|---|
Xác định doanh thu dự kiến trong năm | Xác định nhóm nghĩa vụ thuế |
Xác định phương pháp tính thuế | Biết mình cần sử dụng những sổ nào |
Kiểm tra hóa đơn đầu ra | Đảm bảo doanh thu được ghi nhận đầy đủ |
Tập hợp hóa đơn, chứng từ đầu vào | Phục vụ quản lý chi phí |
Theo dõi tiền mặt và tài khoản ngân hàng | Hạn chế chênh lệch dòng tiền |
Theo dõi nhập – xuất – tồn | Cần thiết với hộ kinh doanh hàng hóa |
Sao lưu dữ liệu định kỳ | Tránh mất chứng từ và sổ kế toán |
Đối với hộ có ít giao dịch, Excel hoặc công cụ ghi chép đơn giản có thể đáp ứng nhu cầu cơ bản.
Nhưng với hộ kinh doanh có hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi năm, việc tự nhập dữ liệu thủ công sẽ ngày càng khó kiểm soát. Khi đó, hệ thống có khả năng tổng hợp hóa đơn, doanh thu, chi phí và tự động lên sổ sẽ giúp giảm đáng kể khối lượng công việc.
10. Một số câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc thuê kế toán không?
Không. Chủ hộ có thể tự ghi chép, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Hộ doanh thu dưới hoặc bằng 1 tỷ đồng có phải ghi sổ không?
Theo quy định hiện hành, mức doanh thu không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN là không quá 1 tỷ đồng/năm. Tuy nhiên nhóm này vẫn cần theo dõi doanh thu theo chế độ kế toán tương ứng, trong đó Thông tư 152 quy định Mẫu S1a-HKD cho nhóm không chịu thuế GTGT và không phải nộp TNCN.
Có bắt buộc ghi sổ bằng giấy không?
Không. Hộ kinh doanh có thể lưu trữ tài liệu kế toán bằng bản giấy hoặc phương tiện điện tử.
Có phải mọi hộ đều dùng tất cả các mẫu S1a, S2a, S2b, S2c, S2d, S2e và S3a không?
Không. Mẫu sổ được áp dụng tùy theo nghĩa vụ thuế và phương pháp tính thuế của từng hộ kinh doanh.
11. Kết luận
Thông tư 152/2025/TT-BTC đánh dấu một thay đổi quan trọng trong cách quản lý kế toán đối với hộ kinh doanh từ năm 2026.
Thay vì áp dụng một bộ sổ giống nhau cho mọi hộ, quy định mới hướng tới việc ghi chép phù hợp với quy mô và phương pháp tính thuế thực tế.
Điều hộ kinh doanh cần quan tâm không phải là “phải làm thật nhiều sổ”, mà là:
Xác định đúng nhóm → dùng đúng sổ → ghi đúng doanh thu, chi phí → lưu đủ hóa đơn, chứng từ.
Khi những dữ liệu này được quản lý ngay từ đầu, việc kê khai thuế, kiểm tra số liệu và theo dõi hoạt động kinh doanh sẽ đơn giản hơn rất nhiều.
eHKD sẽ tiếp tục cập nhật các thay đổi về thuế, hóa đơn điện tử và kế toán hộ kinh doanh theo hướng ngắn gọn, dễ hiểu và có thể áp dụng ngay vào hoạt động kinh doanh thực tế.
Lưu ý: Nội dung được eHKD tổng hợp nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo. Chính sách thuế có thể tiếp tục được sửa đổi hoặc có hướng dẫn riêng đối với từng trường hợp. Hộ kinh doanh nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành hoặc trao đổi với cơ quan thuế/người có chuyên môn trước khi áp dụng cho trường hợp cụ thể.
