Chi phí team building có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không? Hướng dẫn điều kiện, hồ sơ, giới hạn chi phúc lợi và lưu ý về thuế TNCN, thuế GTGT năm 2026.
Team building là hoạt động được nhiều doanh nghiệp tổ chức nhằm gắn kết người lao động, kết hợp nghỉ ngơi và xây dựng tinh thần làm việc tập thể.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và đáp ứng giới hạn đối với khoản chi có tính chất phúc lợi nếu muốn đưa chi phí team building vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
1. Chi phí team building có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi:
Thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định;
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên.
Trong đó, chi phí team building được xác định là khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
Do đó, chi phí tổ chức team building có thể được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về nội dung chi, hồ sơ, hóa đơn, chứng từ và giới hạn chi phúc lợi theo quy định.
2. Chi phí team building bị giới hạn như thế nào?
Khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nhưng tổng số chi trong năm không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Các khoản chi phúc lợi cần cộng chung để xác định giới hạn này, chẳng hạn:
Chi nghỉ mát, team building;
Chi hỗ trợ điều trị;
Chi đám hiếu, hỷ;
Chi hỗ trợ người lao động gặp khó khăn;
Một số khoản chi phúc lợi khác trực tiếp cho người lao động.
Phần chi phúc lợi vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Cách xác định 01 tháng lương bình quân thực tế
Về nguyên tắc, mức 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện được xác định dựa trên quỹ tiền lương thực tế đã chi trả trong năm tính thuế và số tháng tương ứng theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp nên tổng hợp toàn bộ các khoản chi có tính chất phúc lợi trong năm để tránh trường hợp riêng chi phí team building không vượt mức nhưng khi cộng các khoản phúc lợi khác lại vượt giới hạn.
3. Hồ sơ chi phí team building cần những gì?
Để có cơ sở chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ người lao động, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hồ sơ liên quan.
Một bộ hồ sơ có thể gồm:
Quyết định tổ chức team building của doanh nghiệp;
Kế hoạch hoặc chương trình team building;
Danh sách người lao động tham gia;
Hợp đồng với đơn vị tổ chức chương trình;
Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng;
Hóa đơn hợp pháp của đơn vị cung cấp dịch vụ;
Chứng từ thanh toán;
Các chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển, lưu trú, ăn uống, tổ chức trò chơi... nếu phát sinh riêng.
Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành.
4. Chi phí team building có được khấu trừ thuế GTGT không?
Chi phí team building có thể phát sinh thuế GTGT đầu vào từ các dịch vụ như:
Thuê xe;
Khách sạn;
Nhà hàng;
Dịch vụ tổ chức sự kiện;
Thuê địa điểm;
Âm thanh, sân khấu;
Các dịch vụ khác phục vụ chương trình.
Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện theo điều kiện khấu trừ thuế GTGT hiện hành.
Về nguyên tắc, doanh nghiệp cần có hóa đơn GTGT hợp pháp, hàng hóa dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Do đó, không phải cứ có hóa đơn chi phí team building là đương nhiên được khấu trừ toàn bộ thuế GTGT đầu vào; kế toán cần kiểm tra từng khoản chi và điều kiện khấu trừ tương ứng.
5. Chi phí team building có tính thuế TNCN của người lao động không?
Việc tính thuế TNCN phụ thuộc vào cách doanh nghiệp tổ chức và xác định khoản lợi ích cho người lao động.
Trường hợp chi chung cho tập thể
Nếu doanh nghiệp tổ chức team building chung cho tập thể người lao động và không xác định được mức hưởng cụ thể của từng cá nhân, khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của từng người lao động.
Trường hợp xác định rõ lợi ích của từng người
Nếu doanh nghiệp chi trực tiếp bằng tiền hoặc bằng hiện vật và có thể xác định rõ phần lợi ích mà từng cá nhân được hưởng thì khoản lợi ích này có thể phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN theo quy định.
Vì vậy, khi tổ chức team building, doanh nghiệp nên phân biệt rõ giữa chi chung cho tập thể và khoản lợi ích xác định riêng cho từng người lao động.
6. Ví dụ về chi phí team building
Giả sử trong năm 2026, doanh nghiệp tổ chức team building cho nhân viên với tổng chi phí 150 triệu đồng.
Hồ sơ gồm:
Quyết định tổ chức;
Danh sách nhân viên tham gia;
Hợp đồng với đơn vị tổ chức;
Hóa đơn;
Biên bản nghiệm thu, thanh lý;
Chứng từ thanh toán theo quy định.
Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi khác trong năm của doanh nghiệp là 200 triệu đồng.
Nếu tổng chi phúc lợi của doanh nghiệp, bao gồm cả 150 triệu đồng tiền team building, không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm, đồng thời đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ và thanh toán thì khoản chi team building có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ngược lại, phần chi vượt giới hạn phúc lợi sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
7. Một số khoản chi thường gặp khi tổ chức team building
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều loại chi phí trong cùng một chương trình, chẳng hạn:
Khoản chi | Lưu ý |
|---|---|
Thuê xe | Cần hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán |
Khách sạn | Lưu hóa đơn, danh sách người tham gia và hồ sơ liên quan |
Ăn uống | Lưu hóa đơn, chứng từ hợp pháp |
Thuê địa điểm | Có hợp đồng và hóa đơn |
Tổ chức trò chơi, sự kiện | Có hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn |
Đạo cụ team building | Có hóa đơn, chứng từ mua hàng |
Quà tặng | Cần xem xét riêng tùy đối tượng và hình thức tặng |
Kế toán nên tập hợp hồ sơ theo từng chương trình để thuận tiện khi giải trình với cơ quan thuế.
8. Kết luận
Chi phí team building có thể được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 3 vấn đề:
Khoản chi phải thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ;
Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế;
Đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, cần đáp ứng quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Ngoài thuế TNDN, doanh nghiệp cũng cần xem xét riêng điều kiện khấu trừ thuế GTGT và việc tính thuế TNCN tùy theo cách tổ chức, chi trả và xác định lợi ích của người lao động.
