Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa. Vậy thời điểm lập hóa đơn được xác định thế nào và doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện điều chuyển tài sản?
Việc điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ, chi nhánh hoặc các đơn vị thành viên cần được xem xét dựa trên hình thức hạch toán và tư cách pháp nhân của các bên. Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số trường hợp phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa, trong khi doanh nghiệp cũng cần phân biệt với các trường hợp điều chuyển nội bộ thuộc diện không phải lập hóa đơn.
1. Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên có phải lập hóa đơn không?
Căn cứ điểm e khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.
Như vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ tình trạng hạch toán và tư cách pháp nhân của đơn vị chuyển, nhận tài sản trước khi thực hiện thủ tục.
Có thể phân biệt như sau:
Điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập: Phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Điều chuyển giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng tổ chức: Phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.
Điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc hoặc các trường hợp đặc thù: Cần đối chiếu quy định liên quan để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn và hồ sơ phải có; không nên mặc định mọi trường hợp điều chuyển tài sản đều phải xuất hóa đơn.
2. Thời điểm lập hóa đơn khi điều chuyển tài sản
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Do đó, đối với trường hợp điều chuyển tài sản thuộc diện phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản theo quy định.
Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào thời điểm thanh toán hoặc thời điểm hoàn tất thủ tục hạch toán để quyết định ngày lập hóa đơn.
3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì khi điều chuyển tài sản?
Để bảo đảm việc điều chuyển tài sản có đầy đủ căn cứ, doanh nghiệp nên rà soát và lưu giữ các hồ sơ phù hợp với trường hợp thực tế, chẳng hạn:
Quyết định hoặc lệnh điều chuyển tài sản của doanh nghiệp.
Hồ sơ chứng minh nguồn gốc tài sản.
Biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản.
Hồ sơ kế toán liên quan đến nguyên giá, giá trị còn lại và tình trạng sử dụng tài sản.
Hóa đơn điện tử nếu trường hợp điều chuyển thuộc diện phải lập hóa đơn.
Lưu ý, danh mục trên là các hồ sơ doanh nghiệp nên rà soát để quản lý việc điều chuyển. Thành phần bắt buộc cần căn cứ vào loại tài sản, hình thức điều chuyển và quy định pháp luật áp dụng cho từng trường hợp.
4. Một số lưu ý về thuế GTGT
Nghĩa vụ lập hóa đơn và nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) là hai vấn đề cần được xem xét riêng.
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, một số trường hợp như tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, điều chuyển tài sản khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc điều chuyển tài sản cố định đáp ứng đủ điều kiện luật định có thể thuộc trường hợp không phải tính thuế GTGT.
Đối với tài sản cố định đang sử dụng, đã trích khấu hao và được điều chuyển theo giá trị ghi trên sổ sách kế toán giữa các đơn vị đáp ứng điều kiện về sở hữu vốn và mục đích sử dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ các điều kiện cụ thể của quy định trước khi xác định nghĩa vụ thuế.
Vì vậy, không nên suy luận rằng cứ phải lập hóa đơn thì chắc chắn phải tính thuế GTGT, hoặc không lập hóa đơn thì đương nhiên không phát sinh nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời quy định về hóa đơn và quy định về thuế GTGT.
Kết luận
Theo điểm e khoản 3 Điều 6 và khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản.
Trước khi điều chuyển, doanh nghiệp nên xác định đúng loại hình đơn vị, chuẩn bị hồ sơ bàn giao và kiểm tra riêng nghĩa vụ thuế GTGT để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
