Nhận tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

Khi ký kết hợp đồng với khách hàng, doanh nghiệp có thể nhận trước một khoản tiền để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, kế toán cần xác định khoản tiền nhận được là tiền đặt cọc đúng nghĩa pháp lý hay là tiền thanh toán trước cho hàng hóa, dịch vụ để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp ngoại lệ khi xác định thời điểm lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ.

1. Nhận tiền đặt cọc có cần lập hóa đơn theo Nghị định 254 không?

Căn cứ khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn về nguyên tắc là thời điểm thu tiền. Tuy nhiên, quy định này không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Như vậy, nếu doanh nghiệp nhận khoản đặt cọc đúng bản chất pháp lý để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn chỉ vì đã nhận khoản tiền đặt cọc đó.

Cần lưu ý rằng ngoại lệ này áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc đáp ứng đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp không nên mặc nhiên xem mọi khoản tiền nhận trước từ khách hàng đều là tiền đặt cọc để không lập hóa đơn.

2. Tiền đặt cọc được hiểu như thế nào theo Bộ luật Dân sự?

Theo khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Về bản chất, tiền đặt cọc có mục đích bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, không đồng nhất với khoản tiền thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ.

Khi xác định một khoản tiền có phải là tiền đặt cọc hay không, doanh nghiệp nên kiểm tra các yếu tố sau:

• Mục đích khoản tiền: Khoản tiền được giao nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

• Thỏa thuận giữa các bên: Hợp đồng hoặc văn bản liên quan thể hiện rõ tính chất đặt cọc, điều kiện hoàn trả và cách xử lý khoản đặt cọc.

• Nghĩa vụ của các bên: Các bên thực hiện đúng thỏa thuận và quy định pháp luật về đặt cọc.

• Bản chất giao dịch thực tế: Khoản tiền không chỉ được gọi tên là “đặt cọc” nhưng thực chất là tiền thanh toán trước cho dịch vụ đã cung cấp hoặc sẽ cung cấp.

Việc xác định đúng bản chất khoản tiền là căn cứ quan trọng để áp dụng quy định về thời điểm lập hóa đơn.

3. Phân biệt tiền đặt cọc và tiền tạm ứng khi cung cấp dịch vụ

Trong thực tế, tiền đặt cọc và tiền tạm ứng thường dễ bị nhầm lẫn vì đều có thể được nhận trước khi hoàn thành dịch vụ. Tuy nhiên, cách xử lý hóa đơn có thể khác nhau.

Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng và nhận một khoản tiền được thỏa thuận rõ là tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Nếu khoản tiền đáp ứng quy định về đặt cọc, công ty không phải lập hóa đơn chỉ tại thời điểm nhận khoản tiền này.

Ngược lại, nếu khách hàng chuyển tiền trước để thanh toán một phần phí dịch vụ, doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho khoản tiền thu trước. Không thể chỉ dựa vào tên gọi trên chứng từ để kết luận khoản tiền đó được miễn lập hóa đơn tại thời điểm nhận.

4. Khi nào doanh nghiệp phải lập hóa đơn đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ?

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp cần phân biệt các tình huống sau:

Trường hợp 1: Hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

Doanh nghiệp lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp 2: Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ

Về nguyên tắc, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ các trường hợp ngoại lệ được quy định.

Trường hợp 3: Nhận tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ

Nếu khoản tiền đáp ứng quy định về đặt cọc của Bộ luật Dân sự, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn chỉ vì nhận khoản tiền đặt cọc này. Khi dịch vụ được cung cấp, doanh nghiệp vẫn phải xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định áp dụng cho dịch vụ.

Do đó, kế toán cần xem xét cả mục đích khoản tiền và tình trạng thực hiện hợp đồng, thay vì chỉ căn cứ vào thời điểm tiền vào tài khoản.

5. Kế toán cần lưu ý gì khi nhận tiền đặt cọc?

Để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra hợp đồng: Xác định rõ khoản tiền nhận được là tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng hay tiền thanh toán trước.

• Lưu giữ hồ sơ: Lưu hợp đồng, thỏa thuận đặt cọc, chứng từ thu tiền và tài liệu liên quan để chứng minh bản chất giao dịch.

• Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng: Ghi nhận thời điểm hoàn thành dịch vụ và các khoản thanh toán tiếp theo để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

• Không áp dụng ngoại lệ một cách máy móc: Nếu khoản tiền được gọi là đặt cọc nhưng thực chất là tiền thanh toán trước, cần xem xét nghĩa vụ lập hóa đơn theo bản chất giao dịch.

• Đối chiếu quy định hiện hành: Với hợp đồng có điều khoản đặc thù hoặc khoản tiền có tính chất chưa rõ ràng, kế toán nên rà soát quy định pháp luật và hồ sơ thực tế trước khi xử lý.

Kết luận

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn chỉ vì nhận tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, quy định này không đồng nghĩa với việc mọi khoản tiền nhận trước đều được miễn lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản tiền, lưu giữ hồ sơ và lập hóa đơn theo thời điểm luật định khi cung cấp dịch vụ.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.