Doanh nghiệp thu hộ tiền hàng, tiền dịch vụ cho đơn vị khác có phải lập hóa đơn điện tử không?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản thu hộ tiền hàng, tiền dịch vụ cho đơn vị khác. Vậy những khoản tiền này có phải xuất hóa đơn điện tử hay không? Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất của khoản thu và mối liên hệ với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Cùng eHKD tìm hiểu quy định cụ thể trong bài viết dưới đây.

1. Doanh nghiệp thu hộ tiền hàng, tiền dịch vụ cho đơn vị khác có phải lập hóa đơn điện tử không?

Căn cứ khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các khoản thu không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Các khoản thu này bao gồm:

• Các khoản thu về bồi thường bằng tiền, bao gồm tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Tiền thưởng.

• Khoản thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm.

• Các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước.

• Các khoản thu tài chính.

Như vậy, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điện tử đối với khoản thu hộ tiền hàng, tiền dịch vụ cho đơn vị khác nếu khoản thu này không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của chính doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cần phân biệt khoản thu hộ thực sự với khoản tiền là doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu khoản tiền thu được là doanh thu bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ của chính doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định.

2. Phân biệt khoản thu hộ và doanh thu của doanh nghiệp

Để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xem xét bản chất giao dịch, chủ thể cung cấp hàng hóa, dịch vụ và mục đích của khoản tiền nhận được.

Có thể tham khảo các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp thu hộ tiền cho đơn vị khác

Doanh nghiệp A nhận thu hộ tiền hàng cho doanh nghiệp B. Khoản tiền này thuộc về doanh nghiệp B và không phải doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp A.

Trong trường hợp khoản tiền đáp ứng đúng bản chất thu hộ, doanh nghiệp A không phải lập hóa đơn điện tử đối với khoản thu hộ đó theo khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thu tiền từ hoạt động kinh doanh của chính mình

Doanh nghiệp A trực tiếp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và nhận tiền thanh toán.

Đây là khoản thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp A, không phải khoản thu hộ đơn vị khác. Do đó, doanh nghiệp A phải lập hóa đơn theo quy định.

Việc phân biệt đúng hai trường hợp trên giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn giữa khoản tiền nhận hộ và doanh thu chịu sự điều chỉnh của quy định về hóa đơn.

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi phát sinh khoản thu hộ?

Mặc dù khoản thu hộ thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, doanh nghiệp vẫn nên quản lý đầy đủ hồ sơ và chứng từ liên quan để chứng minh bản chất giao dịch.

Một số nội dung cần lưu ý gồm:

• Xác định rõ bản chất khoản thu: Làm rõ doanh nghiệp nhận tiền thay cho đơn vị khác hay đang thu tiền từ hoạt động kinh doanh của chính mình.

• Lưu hồ sơ liên quan: Bảo quản hợp đồng, thỏa thuận thu hộ, chứng từ nhận tiền và các tài liệu liên quan phù hợp với giao dịch thực tế.

• Theo dõi riêng khoản tiền thu hộ: Hạch toán và đối chiếu số tiền nhận hộ, số tiền chuyển trả cho đơn vị có liên quan theo quy định kế toán áp dụng.

• Không mặc định mọi khoản tiền nhận thay đều là khoản thu hộ: Cần căn cứ vào bản chất giao dịch và hồ sơ thực tế để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.

Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp giải trình khi cần thiết và hạn chế rủi ro nhầm lẫn giữa khoản thu hộ với doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Kết luận

Theo khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn điện tử đối với các khoản thu hộ tiền hàng, tiền dịch vụ cho đơn vị khác nếu đây là khoản thu không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của chính doanh nghiệp.

Ngược lại, nếu khoản tiền thực chất là doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thì vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản thu và lưu trữ hồ sơ liên quan để thực hiện đúng nghĩa vụ về hóa đơn, chứng từ.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.