Điều kiện lập hóa đơn điện tử gộp cuối ngày đối với dịch vụ khám, chữa bệnh

Cơ sở khám, chữa bệnh thường phát sinh nhiều giao dịch trong ngày như khám bệnh, chụp chiếu và xét nghiệm. Trong một số trường hợp, cơ sở y tế được lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày thay vì lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch.

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn gộp cuối ngày phải đáp ứng các điều kiện cụ thể về phần mềm quản lý, phiếu thu tiền và nhu cầu nhận hóa đơn của người bệnh theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1. Cơ sở khám, chữa bệnh có được lập hóa đơn điện tử gộp cuối ngày không?

Căn cứ điểm m khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày đối với các dịch vụ y tế phát sinh trong ngày nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.

Cụ thể, quy định áp dụng đối với cơ sở y tế có sử dụng phần mềm quản lý khám bệnh, chữa bệnh và quản lý viện phí. Từng giao dịch khám bệnh, chữa bệnh, chụp, chiếu, xét nghiệm phải có phiếu thu tiền và được lưu trên hệ thống công nghệ thông tin.

Ngoài ra, khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn điện tử cho từng giao dịch. Khi đáp ứng các điều kiện này, cơ sở y tế có thể căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử vào cuối ngày.

Như vậy, không phải mọi cơ sở y tế đều mặc nhiên được lập hóa đơn gộp cuối ngày. Việc áp dụng phải căn cứ vào điều kiện thực tế và quy định pháp luật.

2. Điều kiện lập hóa đơn điện tử gộp cuối ngày

Theo quy định tại điểm m khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ sở khám, chữa bệnh cần đáp ứng các điều kiện sau:

Thứ nhất, có phần mềm quản lý khám bệnh, chữa bệnh và quản lý viện phí.

Cơ sở y tế phải sử dụng hệ thống phần mềm phục vụ công tác quản lý hoạt động khám, chữa bệnh và viện phí.

Thứ hai, từng giao dịch phải có phiếu thu tiền và được lưu trên hệ thống.

Các giao dịch khám bệnh, chữa bệnh, chụp, chiếu, xét nghiệm phải có phiếu thu tiền tương ứng. Thông tin giao dịch phải được lưu trữ trên hệ thống công nghệ thông tin để làm căn cứ tổng hợp hóa đơn.

Thứ ba, khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn riêng.

Nếu người đến khám, chữa bệnh không yêu cầu nhận hóa đơn điện tử cho từng giao dịch, cơ sở y tế có thể tổng hợp các dịch vụ phát sinh trong ngày để lập hóa đơn vào cuối ngày.

Ngược lại, nếu khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử, cơ sở khám, chữa bệnh phải lập hóa đơn và giao cho khách hàng theo quy định.

3. Hóa đơn gộp cuối ngày có phải lập kèm bảng kê không?

Có. Theo điểm a.3 mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh thuộc nhóm dịch vụ đặc thù được lập hóa đơn kèm bảng kê.

Khi lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày, cơ sở y tế cần lưu ý:

• Căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và phiếu thu tiền để tổng hợp các dịch vụ đã thực hiện trong ngày.

• Lập bảng kê đi kèm hóa đơn theo quy định.

• Bảo đảm bảng kê thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan đến dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền và các nội dung cần thiết khác.

• Lưu giữ bảng kê cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của cơ quan có thẩm quyền.

Bảng kê là căn cứ giúp đối chiếu các dịch vụ y tế đã cung cấp với nội dung và giá trị ghi trên hóa đơn tổng hợp. Vì vậy, cơ sở y tế cần xây dựng quy trình quản lý dữ liệu và lưu trữ chứng từ phù hợp.

4. Thời điểm lập hóa đơn đối với chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế

Đối với chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cơ sở khám, chữa bệnh lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán, quyết toán chi phí khám, chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế.

Đây là trường hợp có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Do đó, cơ sở y tế cần phân biệt giữa giao dịch dịch vụ y tế thông thường với chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế thuộc diện thanh toán, quyết toán với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Việc quản lý riêng các khoản chi phí này giúp cơ sở y tế xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và đối chiếu hồ sơ thanh toán.

5. Cơ sở y tế cần lưu ý gì khi lập hóa đơn gộp?

Để thực hiện đúng quy định, cơ sở khám, chữa bệnh nên lưu ý một số vấn đề sau:

Kiểm tra điều kiện trước khi áp dụng: Chỉ lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày khi đáp ứng các điều kiện về phần mềm quản lý, phiếu thu và nhu cầu nhận hóa đơn của khách hàng.

Bảo đảm dữ liệu đầy đủ: Thông tin về từng giao dịch cần được lưu trên hệ thống và đối chiếu được với phiếu thu tiền.

Lập hóa đơn riêng khi khách hàng yêu cầu: Không gộp giao dịch của khách hàng có yêu cầu lập hóa đơn điện tử riêng vào hóa đơn tổng hợp cuối ngày.

Lưu trữ bảng kê cùng hóa đơn: Bảo đảm bảng kê và hóa đơn có thông tin thống nhất, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.

Phân biệt chi phí bảo hiểm y tế: Thực hiện lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo thời điểm thanh toán, quyết toán được quy định riêng.

Kết luận

Theo điểm m khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cơ sở khám, chữa bệnh có thể lập hóa đơn điện tử tổng hợp cuối ngày nếu có phần mềm quản lý khám, chữa bệnh và viện phí, từng giao dịch có phiếu thu tiền được lưu trên hệ thống, đồng thời khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn riêng.

Nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn điện tử, cơ sở y tế phải lập và giao hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn tổng hợp cần được lập kèm bảng kê và lưu trữ theo quy định. Riêng chi phí khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán, quyết toán chi phí.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.