Hướng dẫn hạch toán tiền ăn ca phải trả cho người lao động theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, kèm quy định về thuế TNCN và BHXH đối với tiền ăn ca năm 2026.
Tiền ăn ca, ăn trưa là khoản phúc lợi thường được doanh nghiệp hỗ trợ cho người lao động. Từ năm 2026, việc hạch toán khoản tiền này được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
Vậy doanh nghiệp phải hạch toán tiền ăn ca vào tài khoản nào? Khoản tiền này có tính thuế TNCN và đóng BHXH không?
1. Hạch toán tiền ăn ca phải trả cho người lao động vào tài khoản nào?
Theo điểm k Mục 3 Tài khoản 334 - Phải trả người lao động tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp xác định các khoản khác phải trả cho người lao động như tiền ăn ca, tiền nhà, tiền điện thoại, học phí, thẻ hội viên... thì thực hiện hạch toán qua TK 334 - Phải trả người lao động.
Khi xác định số tiền ăn ca phải trả
Doanh nghiệp ghi:
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 - Phải trả người lao động
Việc lựa chọn tài khoản chi phí phụ thuộc vào bộ phận sử dụng lao động và tính chất của khoản chi.
Khi chi trả tiền ăn ca cho người lao động
Khi doanh nghiệp thực tế thanh toán tiền ăn ca, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 111 hoặc TK 112
Như vậy, đối với trường hợp doanh nghiệp trả trực tiếp tiền ăn ca bằng tiền cho người lao động, TK 334 là tài khoản phản ánh khoản phải trả, sau đó khoản này được kết chuyển khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
Lưu ý với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC
Nếu doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC thì cần sử dụng hệ thống tài khoản tương ứng theo Thông tư 133.
Theo hướng dẫn của bài viết, các khoản chi phí tương ứng với TK 622, 623, 627 theo Thông tư 99 được phản ánh vào TK 154; TK 641 phản ánh vào TK 6421 và TK 642 phản ánh vào TK 6422 theo hệ thống tài khoản của Thông tư 133.
2. Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức bếp ăn có hạch toán giống trên không?
Không phải mọi trường hợp chi tiền ăn cho người lao động đều áp dụng trực tiếp bút toán qua TK 334 nêu trên.
Hướng dẫn tại Thông tư 99 áp dụng đối với trường hợp tiền ăn ca được xác định là khoản phải trả trực tiếp cho người lao động.
Nếu doanh nghiệp tự tổ chức bếp ăn, thuê đơn vị cung cấp suất ăn hoặc mua suất ăn cho người lao động thì cần căn cứ vào bản chất giao dịch thực tế để xác định cách hạch toán.
Do đó, kế toán cần phân biệt:
Hình thức hỗ trợ | Cách xử lý |
|---|---|
Trả tiền ăn ca trực tiếp cho người lao động | Hạch toán khoản phải trả qua TK 334 |
Doanh nghiệp tự tổ chức bếp ăn | Hạch toán theo các khoản chi phí thực tế phát sinh |
Thuê đơn vị cung cấp suất ăn | Hạch toán theo giao dịch mua dịch vụ/suất ăn thực tế |
3. Tiền ăn ca có được miễn thuế TNCN năm 2026 không?
Từ 01/7/2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động chi cho người lao động vượt quá 1,2 triệu đồng/người/tháng mới tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Như vậy:
Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa không vượt quá 1,2 triệu đồng/người/tháng: không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Phần vượt trên 1,2 triệu đồng/người/tháng: tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Mức 1,2 triệu đồng/tháng là mức trần để xác định phần được miễn thuế, không phải mức doanh nghiệp bắt buộc phải chi.
Trường hợp doanh nghiệp tổ chức bữa ăn cho người lao động
Nếu doanh nghiệp trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn cho người lao động thì khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, kể cả khi giá trị bữa ăn vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng.
4. Tiền ăn ca có phải đóng BHXH không?
Tiền ăn giữa ca được xác định là một chế độ, phúc lợi khác và được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo quy định.
Theo quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, tiền lương đóng BHXH của người lao động gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định.
Trong khi đó, tiền ăn giữa ca thuộc nhóm chế độ, phúc lợi được ghi riêng. Vì vậy, tiền ăn ca không thuộc tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc nếu được xác định đúng bản chất và thể hiện riêng theo quy định.
5. Ví dụ hạch toán tiền ăn ca
Doanh nghiệp xác định trong tháng phải trả cho người lao động tiền ăn ca là 30 triệu đồng.
Bước 1: Xác định khoản tiền ăn ca phải trả
Kế toán ghi:
Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642: 30 triệu đồng
Có TK 334: 30 triệu đồng
Bước 2: Thanh toán tiền ăn ca
Khi doanh nghiệp chuyển khoản cho người lao động:
Nợ TK 334: 30 triệu đồng
Có TK 112: 30 triệu đồng
Nếu doanh nghiệp trả bằng tiền mặt thì ghi Có TK 111 thay cho TK 112.
6. Tóm tắt cách hạch toán tiền ăn ca
Nghiệp vụ | Định khoản |
|---|---|
Xác định tiền ăn ca phải trả | Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 / Có TK 334 |
Thanh toán bằng tiền mặt | Nợ TK 334 / Có TK 111 |
Thanh toán qua ngân hàng | Nợ TK 334 / Có TK 112 |
Kết luận: Khi doanh nghiệp chi tiền ăn ca trực tiếp cho người lao động, khoản phải trả được hạch toán qua TK 334 - Phải trả người lao động. Khi xác định khoản phải trả, kế toán ghi Nợ các tài khoản chi phí phù hợp và Có TK 334; khi thanh toán thì ghi Nợ TK 334 và Có TK 111/112.
Đối với năm 2026, cần lưu ý thêm quy định từ 01/7/2026: tiền ăn giữa ca, ăn trưa trả bằng tiền chỉ tính vào thu nhập chịu thuế TNCN đối với phần vượt 1,2 triệu đồng/người/tháng; trường hợp doanh nghiệp trực tiếp tổ chức bữa ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì không tính vào thu nhập chịu thuế.
