Hàng hóa đang vận chuyển trên đường nhưng chưa có hóa đơn GTGT thì dùng chứng từ gì để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ? Hướng dẫn về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và truy xuất nguồn gốc hàng hóa.
Theo khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ngoài các loại hóa đơn, một số chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn, trong đó có phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Do đó, trong trường hợp hàng hóa đang được vận chuyển trên đường nhưng chưa đến thời điểm lập hóa đơn GTGT, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cần có những thông tin gì?
Theo điểm g khoản 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện các thông tin liên quan đến việc điều động và vận chuyển hàng hóa.
Các thông tin cần thể hiện gồm:
Lệnh điều động nội bộ.
Người nhận hàng.
Người xuất hàng.
Địa điểm kho xuất hàng.
Địa điểm nhận hàng.
Phương tiện vận chuyển.
Trên phiếu không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
Vì vậy, khi hàng đang được vận chuyển giữa các kho hoặc địa điểm của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lập và quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đầy đủ thông tin để làm căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cần thiết.
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm gì?
Theo Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có một số trách nhiệm chính như:
Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản được cơ quan thuế cấp.
Tạo lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế cấp mã.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn đã được cấp mã.
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người bán cũng có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo thời hạn và phương thức được quy định.
Hàng hóa rủi ro cao có phải truy xuất nguồn gốc không?
Theo Nghị định 372/2026/NĐ-CP, hoạt động định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa được thực hiện tùy theo mức độ rủi ro của hàng hóa.
Đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro cao, việc định danh, xác thực dữ liệu chủ về sản phẩm, hàng hóa và truy xuất nguồn gốc là bắt buộc.
Việc thực hiện có thể theo:
Lô, mẻ sản xuất, kinh doanh;
Từng đơn vị sản phẩm, hàng hóa;
Sự kiện trọng yếu;
Hoặc theo yêu cầu dữ liệu chuyên ngành.
Danh mục hàng hóa, lộ trình áp dụng và phương thức thực hiện sẽ do bộ quản lý ngành, lĩnh vực xác định theo thẩm quyền.
Theo Điều 36 Nghị định 372/2026/NĐ-CP, quy định này có hiệu lực từ 01/01/2027.
Đối với sản phẩm, hàng hóa có mức độ rủi ro trung bình và thấp, việc định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc được khuyến khích thực hiện tự nguyện.
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi vận chuyển hàng hóa?
Doanh nghiệp nên xác định rõ tình trạng của hàng hóa trước khi vận chuyển để lựa chọn chứng từ phù hợp.
Nếu hàng hóa thuộc trường hợp chưa đến thời điểm lập hóa đơn GTGT nhưng cần vận chuyển nội bộ, doanh nghiệp có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.
Phiếu cần thể hiện đầy đủ thông tin về người xuất, người nhận, kho xuất, địa điểm nhận và phương tiện vận chuyển.
Đối với hàng hóa thuộc nhóm rủi ro cao, doanh nghiệp cũng cần theo dõi danh mục và lộ trình áp dụng truy xuất nguồn gốc do cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành để thực hiện đúng yêu cầu.
Kết luận
Hàng hóa đang vận chuyển trên đường nhưng chưa có hóa đơn GTGT có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ trong trường hợp phù hợp.
Phiếu cần thể hiện đầy đủ thông tin về lệnh điều động, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng và phương tiện vận chuyển; đồng thời không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.
Từ ngày 01/01/2027, hàng hóa có mức độ rủi ro cao còn phải thực hiện định danh, xác thực và truy xuất nguồn gốc theo danh mục, lộ trình và yêu cầu của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
