Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót, người bán cần kiểm tra nội dung sai và thực hiện xử lý theo quy định về điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo hóa đơn sai sót.
Cơ quan thuế thông báo hóa đơn điện tử có sai sót thì người bán phải làm gì?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người bán có thể nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc hóa đơn đã lập có sai sót.
Theo quy định hiện hành, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán phải xác định cụ thể nội dung sai sót để lựa chọn cách xử lý phù hợp. Tùy từng trường hợp, hóa đơn có thể được xử lý bằng cách thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Việc xử lý áp dụng đối với cả hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Trường hợp sai nhưng không phải lập lại hóa đơn
Nếu hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai về:
Mã số thuế;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hàng hóa ghi trên hóa đơn;
thì người bán không phải lập lại hóa đơn.
Trong trường hợp này, người bán cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập có sai sót.
Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Nếu hóa đơn có sai sót về những nội dung quan trọng như:
Mã số thuế;
Tên hàng hóa;
Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Các nội dung bắt buộc khác;
thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Nếu lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán thực hiện lập, ký số và gửi hóa đơn theo quy định áp dụng đối với loại hóa đơn đang sử dụng.
Nếu lập hóa đơn thay thế
Trường hợp lựa chọn lập hóa đơn mới thay thế, trên hóa đơn thay thế phải thể hiện dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Có thể xử lý nhiều hóa đơn sai bằng một hóa đơn không?
Có.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn của cùng một người mua và các hóa đơn này có cùng nội dung sai về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất thì người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng.
Khi đó, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Có cần lập văn bản thỏa thuận với người mua không?
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp cần xác định đối tượng mua hàng.
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Văn bản thỏa thuận được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Tuy nhiên, quy định cũng có một số trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn một số trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp hoặc giao dịch mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.
Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục bị sai thì xử lý thế nào?
Nếu sau khi đã lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo sẽ thực hiện theo hình thức đã lựa chọn khi xử lý sai sót lần đầu.
Do đó, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để hạn chế phát sinh thêm sai sót.
Một số trường hợp cần lưu ý
Đối với hóa đơn điện tử được lập từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, quy định có trường hợp yêu cầu người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng một cách xử lý cho tất cả các trường hợp hóa đơn sai sót mà cần xác định loại hóa đơn và nội dung sai trước khi thực hiện.
Bảng tóm tắt cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Nội dung sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ... nhưng không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua và thông báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT |
Sai mã số thuế | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
Sai tên hàng hóa | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
Sai số lượng, đơn giá | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
Sai số tiền, thuế suất, tiền thuế | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế |
Nhiều hóa đơn cùng sai nội dung trong cùng tháng, cùng người mua | Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế kèm bảng kê theo quy định |
Kết luận
Khi cơ quan thuế thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, người bán không nên lập lại hóa đơn ngay mà cần xác định chính xác nội dung sai.
Nếu sai những nội dung không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì có thể xử lý bằng cách thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
Nếu sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Doanh nghiệp nên lưu đầy đủ thông báo của cơ quan thuế, hồ sơ trao đổi với người mua và hóa đơn điều chỉnh, thay thế để có căn cứ giải trình khi cần thiết.
