Hóa đơn điện tử bán xăng dầu được ghi thiếu thông tin gì? Trường hợp nào được áp dụng?

Khi bán xăng dầu, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ tất cả thông tin của người mua.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp thông tin nhận dạng có thể được lược bỏ một số chỉ tiêu nhất định. Vậy những thông tin nào được phép ghi thiếu và doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn?

1. Hóa đơn điện tử bán xăng dầu được ghi thiếu thông tin gì?

Căn cứ Mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu sau:

• Tên người mua: Không bắt buộc ghi khi khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin này.

• Địa chỉ người mua: Có thể không thể hiện trên hóa đơn trong trường hợp nêu trên.

• Số định danh cá nhân của người mua: Không bắt buộc phải có nếu cá nhân không cung cấp.

• Chữ ký số của người mua: Không bắt buộc phải có trên hóa đơn thuộc trường hợp được áp dụng.

Như vậy, quy định cho phép lược bỏ một số thông tin của người mua nhằm phù hợp với hoạt động bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân, đặc biệt trong các giao dịch bán lẻ.

Lưu ý, việc ghi thiếu chỉ áp dụng đối với các chỉ tiêu được quy định rõ. Doanh nghiệp không nên hiểu đây là trường hợp được phép bỏ toàn bộ thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử.

2. Điều kiện để được ghi thiếu thông tin người mua trên hóa đơn bán xăng dầu

Theo quy định nêu trên, điều kiện quan trọng là người mua phải là cá nhân và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân.

Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp giao dịch thực tế trước khi áp dụng quy định này. Không nên tự động bỏ thông tin người mua trên mọi hóa đơn bán xăng dầu mà không xem xét đối tượng khách hàng và quy định liên quan.

Đối với những giao dịch mà người mua cung cấp thông tin hoặc thuộc trường hợp có yêu cầu cụ thể khác, doanh nghiệp cần đối chiếu quy định áp dụng để xác định nội dung phải thể hiện trên hóa đơn.

3. Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu cần lưu ý gì khi lập hóa đơn điện tử?

Để hạn chế sai sót khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu nên lưu ý một số vấn đề sau:

Thứ nhất, xác định đúng đối tượng mua hàng. Cần phân biệt khách hàng cá nhân không cung cấp thông tin nhận dạng với các trường hợp giao dịch khác để áp dụng quy định phù hợp.

Thứ hai, chỉ lược bỏ những chỉ tiêu được phép. Quy định về việc không bắt buộc ghi thông tin người mua không đồng nghĩa với việc được bỏ các nội dung bắt buộc khác của hóa đơn điện tử.

Thứ ba, kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành. Doanh nghiệp cần bảo đảm hóa đơn được lập theo đúng quy định và hệ thống phần mềm đang sử dụng đáp ứng yêu cầu về hóa đơn điện tử.

Thứ tư, cập nhật quy định pháp luật. Bộ phận kế toán và nhân viên phụ trách bán hàng cần nắm rõ quy định hiện hành để thống nhất cách lập hóa đơn trong các giao dịch bán lẻ xăng dầu.

4. Căn cứ pháp lý

Quy định về các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung được nêu tại Mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trong đó, quy định liên quan đến hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân cho phép không thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua nếu người mua không cung cấp các thông tin nhận dạng theo quy định.

Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản pháp luật hiện hành và tình huống giao dịch cụ thể trước khi áp dụng.

Kết luận

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân có thể không cần thể hiện bốn chỉ tiêu: tên người mua, địa chỉ người mua, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua.

Doanh nghiệp cần áp dụng đúng đối tượng và điều kiện quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời bảo đảm các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn vẫn được thể hiện đầy đủ.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.