Hóa đơn điện tử lập sai khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua không? Tìm hiểu quy định xử lý hóa đơn sai và trường hợp được miễn lập văn bản thỏa thuận từ 01/07/2026.
Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trong đó, quy định về văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có một trường hợp đặc biệt đối với hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Vậy khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử mà hóa đơn điện tử lập sai, người bán có phải lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn hay không?
1. Hóa đơn điện tử lập sai khi bán hàng trên sàn có phải lập văn bản thỏa thuận không?
Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong trường hợp hóa đơn điện tử lập sai phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác, khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử lập sai, thông thường:
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
Nếu người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Tuy nhiên, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận đối với hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
2. Những trường hợp nào không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận?
Theo quy định mới, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn trong một số trường hợp, gồm:
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định;
Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định;
Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Như vậy, trường hợp bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử thuộc nhóm được loại trừ khỏi yêu cầu lập văn bản thỏa thuận.
3. Ví dụ về hóa đơn lập sai khi bán hàng trên sàn
Cửa hàng A bán hàng cho khách hàng thông qua một nền tảng thương mại điện tử.
Sau khi lập hóa đơn điện tử, cửa hàng phát hiện hóa đơn có sai sót thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế.
Trong trường hợp này, nếu giao dịch thuộc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Tuy nhiên, người bán vẫn phải thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định.
4. Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn đều phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy vào nội dung sai sót, người bán có thể phải:
Thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn;
Lập hóa đơn điều chỉnh;
Lập hóa đơn thay thế;
Hoặc áp dụng phương thức xử lý riêng đối với một số trường hợp đặc thù.
Đối với các sai sót liên quan đến mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
Do đó, việc được miễn lập văn bản thỏa thuận khi bán hàng trên sàn không có nghĩa là được bỏ qua bước xử lý hóa đơn sai.
5. Bán hàng trên sàn có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Có. Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua, trừ các trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Đối với hoạt động bán hàng hóa trên sàn thương mại điện tử, người bán cần căn cứ đối tượng, doanh thu và loại hình kinh doanh để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định áp dụng.
6. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng trên sàn
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa.
Ví dụ, khách hàng đặt mua sản phẩm trên sàn và người bán hoàn tất việc giao hàng theo điều kiện làm phát sinh việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa thì người bán căn cứ thời điểm này để xác định thời điểm lập hóa đơn.
Người bán nên lưu trữ đầy đủ thông tin đơn hàng, trạng thái giao hàng và các dữ liệu liên quan để đối chiếu khi lập hóa đơn.
7. Người bán trên sàn cần lưu ý gì khi hóa đơn bị sai?
Khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán nên thực hiện theo các bước:
Bước 1: Xác định chính xác nội dung sai trên hóa đơn.
Bước 2: Kiểm tra sai sót thuộc trường hợp thông báo, điều chỉnh hay thay thế.
Bước 3: Xác định giao dịch có thuộc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác hay không.
Bước 4: Nếu thuộc trường hợp được miễn văn bản thỏa thuận thì không cần lập văn bản thỏa thuận với người mua.
Bước 5: Thực hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và gửi dữ liệu hóa đơn theo đúng quy định.
Đặc biệt, không nên hiểu quy định miễn văn bản thỏa thuận là miễn toàn bộ nghĩa vụ xử lý hóa đơn sai. Người bán vẫn phải thực hiện đúng hình thức xử lý hóa đơn tương ứng với nội dung sai sót.
8. Một số câu hỏi thường gặp
Bán hàng trên sàn, hóa đơn sai có phải lập biên bản thỏa thuận không?
Không bắt buộc, nếu thuộc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác theo trường hợp được loại trừ tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Không lập văn bản thỏa thuận thì có được điều chỉnh hóa đơn không?
Có. Việc không phải lập văn bản thỏa thuận chỉ là một ngoại lệ về thủ tục thỏa thuận với người mua. Người bán vẫn phải xác định đúng trường hợp và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Có phải mọi hóa đơn bán trên sàn đều được miễn văn bản thỏa thuận?
Cần xác định giao dịch có thuộc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác hay không. Không nên áp dụng ngoại lệ này cho các giao dịch không thuộc phạm vi được quy định.
Bán hàng trên sàn có phải xuất hóa đơn không?
Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp được pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Khi hóa đơn điện tử lập sai trong hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác, người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Tuy nhiên, người bán vẫn phải xác định đúng nội dung sai sót và thực hiện đúng phương thức xử lý hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đối với hoạt động bán hàng trên sàn, ngoài việc xử lý hóa đơn sai, người bán cũng cần lưu ý về nghĩa vụ lập hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn để bảo đảm thực hiện đúng quy định hiện hành.
