Hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh năm 2026 theo Thông tư 91/2026/TT-BTC: hồ sơ, mẫu đăng ký, cách thực hiện, thời gian xử lý và các trường hợp cần lưu ý.
Từ ngày 01/07/2026, quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trong đó, quy trình đăng ký có thêm bước đối chiếu thông tin của người đại diện hộ kinh doanh với dữ liệu đăng ký thuế và dữ liệu dân cư/định danh điện tử.
Vậy hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Cơ quan thuế xử lý hồ sơ trong bao lâu?
1. Hộ kinh doanh nào phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cũng thuộc trường hợp phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Các hình thức hóa đơn có thể áp dụng gồm:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh không thuộc trường hợp bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì cũng được đăng ký sử dụng một trong các hình thức trên.
Hộ kinh doanh doanh thu dưới 1 tỷ đồng có được đăng ký không?
Có.
Trường hợp doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống và không thuộc diện bắt buộc, nếu có nhu cầu thì hộ kinh doanh vẫn có thể đăng ký sử dụng:
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Từ ngày 01/07/2026, nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, ban hành tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị các thông tin chủ yếu như:
Tên hộ kinh doanh;
Mã số thuế;
Thông tin người đại diện hộ kinh doanh;
Thông tin cơ quan thuế quản lý;
Hình thức hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng;
Thông tin liên hệ;
Các nội dung khác theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Việc đăng ký được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định.
3. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu có thể khái quát thành 4 bước.
Bước 1: Gửi đăng ký và cơ quan thuế đối chiếu thông tin
Hộ kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện hộ kinh doanh.
Thông tin được đối chiếu giữa dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử.
Quá trình này có thể bao gồm thông tin sinh trắc học theo quy định về định danh và xác thực điện tử.
Bước 2: Xác nhận thông tin đăng ký
Nếu thông tin đối chiếu phù hợp, hệ thống gửi yêu cầu để người nộp thuế xác nhận thông qua:
Địa chỉ thư điện tử đã đăng ký;
Số điện thoại của người đại diện hộ kinh doanh theo thông tin đăng ký thuế.
Người nộp thuế phải thực hiện xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Nếu quá thời hạn mà không xác nhận hoặc xác nhận không thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 3: Cơ quan thuế kiểm tra trường hợp có rủi ro
Nếu người nộp thuế đã xác nhận đúng thời hạn và không thuộc nhóm có rủi ro, cơ quan thuế chấp nhận đăng ký chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Một số trường hợp có dấu hiệu rủi ro gồm:
Người đại diện đang đồng thời đại diện cho người nộp thuế khác có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký;
Người nộp thuế ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế;
Có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ;
Thuộc nhóm có rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Giải trình, bổ sung và nhận kết quả
Nếu thuộc nhóm có dấu hiệu rủi ro, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, cơ quan thuế có thể yêu cầu hộ kinh doanh:
Giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu; hoặc
Thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.
Hộ kinh doanh phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
Sau khi xem xét:
Trường hợp được chấp nhận:
Cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp không được chấp nhận:
Nếu hộ kinh doanh không giải trình, giải trình quá hạn hoặc không chứng minh được hoạt động thực tế tại địa chỉ đăng ký, cơ quan thuế thông báo không chấp nhận và nêu rõ lý do.
4. Sơ đồ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Có thể hình dung quy trình như sau:
Đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
↓
Hệ thống thuế tiếp nhận và đối chiếu thông tin
↓
Người nộp thuế xác nhận thông tin
↓
Không có rủi ro → Cơ quan thuế chấp nhận
↓
Có dấu hiệu rủi ro → Giải trình/bổ sung hoặc xác minh thực tế
↓
Cơ quan thuế thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận
5. Thời gian xử lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thời gian xử lý phụ thuộc vào việc hồ sơ có khớp thông tin và có thuộc trường hợp cần kiểm tra rủi ro hay không.
Trường hợp | Thời gian xử lý |
|---|---|
Hệ thống đối chiếu thông tin | 01 ngày làm việc |
Người nộp thuế xác nhận | Trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
Không thuộc nhóm rủi ro | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo cơ quan thuế thông báo chấp nhận |
Thuộc nhóm cần giải trình | Người nộp thuế có 03 ngày làm việc để giải trình, bổ sung |
Không giải trình/giải trình không đạt | Cơ quan thuế thông báo không chấp nhận theo quy định |
Như vậy, hộ kinh doanh nên kiểm tra chính xác số điện thoại và email đã đăng ký với cơ quan thuế, vì đây là các kênh được sử dụng để xác nhận thông tin trong quá trình đăng ký.
6. Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi đăng ký hóa đơn điện tử?
Kiểm tra thông tin đăng ký thuế
Thông tin của người đại diện hộ kinh doanh cần thống nhất với dữ liệu đăng ký thuế và dữ liệu dân cư/định danh điện tử.
Nếu thông tin không khớp, hệ thống có thể gửi thông báo không chấp nhận đăng ký để người nộp thuế điều chỉnh.
Theo dõi email và số điện thoại đăng ký
Sau khi gửi hồ sơ, hộ kinh doanh cần theo dõi email và số điện thoại đã đăng ký để thực hiện xác nhận khi có yêu cầu.
Không nên bỏ qua thông báo của hệ thống vì việc không xác nhận đúng thời hạn có thể dẫn đến việc đăng ký không được chấp nhận.
Xác định đúng loại hóa đơn cần sử dụng
Hộ kinh doanh không nên chỉ căn cứ vào doanh thu để lựa chọn hình thức hóa đơn.
Cần xem xét thêm:
Ngành nghề kinh doanh;
Hình thức bán hàng;
Đối tượng khách hàng;
Có bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hay không;
Hình thức hóa đơn phù hợp với hoạt động thực tế.
Lưu ý khi doanh thu vượt 1 tỷ đồng
Hộ kinh doanh đang có doanh thu dưới ngưỡng nhưng phát sinh doanh thu tăng lên cần theo dõi doanh thu lũy kế để xác định thời điểm thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo hướng dẫn hiện hành, trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu năm trước chưa vượt 1 tỷ đồng hoặc mới ra kinh doanh nhưng trong năm doanh thu đạt ngưỡng theo quy định thì phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định.
7. Một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Không phải mọi khoản thu hoặc mọi hoạt động kinh doanh đều phải lập hóa đơn điện tử.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, chẳng hạn:
Hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp được lập bảng kê thu mua theo pháp luật thuế TNDN, trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
Một số hoạt động cho thuê bất động sản;
Một số hoạt động cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài;
Đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp trong trường hợp doanh nghiệp đã khấu trừ thuế theo quy định;
Một số khoản thu thuộc hoạt động tài chính, tái bảo hiểm;
Một số trường hợp góp vốn, điều chuyển tài sản;
Một số hàng hóa, dịch vụ và khoản thu không thuộc hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
Do đó, trước khi kết luận một giao dịch có phải lập hóa đơn hay không, hộ kinh doanh cần xem xét bản chất của giao dịch và trường hợp pháp luật quy định, thay vì chỉ căn cứ vào việc có thu tiền hay không.
8. Thời điểm lập hóa đơn đối với hộ kinh doanh bán hàng hóa
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn là hai vấn đề khác nhau.
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
Ví dụ:
Hộ kinh doanh A bán một sản phẩm trị giá 20 triệu đồng cho khách hàng. Khách hàng chuyển khoản trước nhưng hàng chưa được giao.
Việc nhận tiền trước không đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền. Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng thì thực hiện lập hóa đơn theo quy định.
9. Căn cứ pháp lý về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2026
Các văn bản cần tham khảo gồm:
Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 01/07/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn một số nội dung của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026.
Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
10. Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ đồng có được đăng ký hóa đơn điện tử không?
Có. Nếu có nhu cầu, hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử dùng mẫu nào?
Từ ngày 01/07/2026, sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hộ kinh doanh có phải xác nhận thông tin sau khi đăng ký không?
Có. Sau khi hệ thống đối chiếu thông tin phù hợp, người nộp thuế phải xác nhận theo yêu cầu gửi qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Việc xác nhận phải thực hiện trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo.
Nếu thông tin đăng ký không khớp thì sao?
Hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận đăng ký và cung cấp thông tin không khớp để người nộp thuế điều chỉnh.
Hộ kinh doanh thuộc nhóm rủi ro có được đăng ký hóa đơn điện tử không?
Có thể được chấp nhận sau khi thực hiện giải trình, bổ sung thông tin hoặc sau khi cơ quan thuế xác minh hoạt động thực tế và có kết quả phù hợp. Người nộp thuế được yêu cầu giải trình, bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo.
Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh được thực hiện theo cơ chế điện tử và có bước đối chiếu thông tin, xác nhận của người nộp thuế và kiểm tra rủi ro.
Hộ kinh doanh khi đăng ký cần lưu ý:
Xác định mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không;
Chuẩn bị thông tin theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT;
Kiểm tra email, số điện thoại đã đăng ký với cơ quan thuế;
Thực hiện xác nhận đúng thời hạn;
Kịp thời giải trình, bổ sung nếu thuộc trường hợp được cơ quan thuế yêu cầu;
Theo dõi doanh thu để xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử.
Việc nắm đúng quy trình giúp hộ kinh doanh hạn chế tình trạng đăng ký không thành công do sai lệch thông tin hoặc bỏ lỡ thời hạn xác nhận.
