Khi nào hóa đơn được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi sang đồng Việt Nam?

Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần xác định cách ghi đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn theo quy định. Không phải mọi trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ đều được ghi tổng tiền thanh toán mà không cần quy đổi sang đồng Việt Nam.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc ghi đồng tiền trên hóa đơn phụ thuộc vào tính chất giao dịch và điều kiện nộp thuế. Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Khi nào hóa đơn được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi?

Căn cứ điểm c.3 khoản 8 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Như vậy, để được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi sang đồng Việt Nam, giao dịch cần đồng thời đáp ứng hai điều kiện:

• Điều kiện 1: Việc bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ phù hợp với quy định của pháp luật về ngoại hối.

• Điều kiện 2: Thuế được nộp bằng ngoại tệ theo quy định áp dụng.

Nếu không đáp ứng đồng thời hai điều kiện trên, doanh nghiệp không được mặc nhiên áp dụng cách ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không quy đổi.

Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chất giao dịch, quy định về ngoại hối và phương thức nộp thuế trước khi quyết định cách thể hiện đồng tiền trên hóa đơn.

2. Trường hợp nào được ghi hóa đơn bằng ngoại tệ nhưng vẫn phải thể hiện tỷ giá?

Theo điểm c.1 khoản 8 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng tiền ghi trên hóa đơn về nguyên tắc là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, các khoản tiền trên hóa đơn có thể được ghi bằng ngoại tệ, bao gồm:

• Đơn giá hàng hóa, dịch vụ.

• Thành tiền.

• Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.

• Tổng cộng tiền thuế GTGT.

• Tổng số tiền thanh toán.

Trong trường hợp này, người bán đồng thời phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Điểm khác biệt quan trọng là việc được ghi số tiền bằng ngoại tệ không đồng nghĩa với việc được miễn quy đổi tổng tiền thanh toán sang đồng Việt Nam trong mọi trường hợp. Chỉ trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện riêng tại điểm c.3 mới được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi.

3. Cách ghi đơn vị tiền tệ trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Khi lập hóa đơn có phát sinh ngoại tệ, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, sử dụng mã ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế.

Đơn vị tiền tệ ghi trên hóa đơn phải thể hiện tên hoặc mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế. Ví dụ: USD đối với đô la Mỹ, EUR đối với đồng euro.

Thứ hai, thể hiện tỷ giá theo quy định khi thuộc trường hợp phải quy đổi.

Đối với nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định về ngoại hối nhưng không thuộc trường hợp được ghi tổng tiền thanh toán mà không cần quy đổi, người bán phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định.

Thứ ba, xác định đúng tổng tiền thanh toán.

Doanh nghiệp cần phân biệt trường hợp được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ với trường hợp phải thực hiện quy đổi. Việc ghi ngoại tệ phải phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh và đáp ứng yêu cầu về nội dung hóa đơn.

Thứ tư, kiểm tra tính phù hợp của giao dịch.

Không nên chỉ căn cứ vào việc hợp đồng quy định giá bằng USD hoặc EUR để kết luận rằng hóa đơn được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi. Doanh nghiệp phải xem xét thêm điều kiện liên quan đến quy định ngoại hối và việc nộp thuế.

4. Doanh nghiệp xác định đơn vị tiền tệ trong kế toán dựa trên yếu tố nào?

Bên cạnh việc ghi đồng tiền trên hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán theo quy định có liên quan.

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp căn cứ vào các yếu tố sau để xác định đơn vị tiền tệ trong kế toán:

• Đơn vị tiền tệ ảnh hưởng chính đến giá bán hàng hóa, dịch vụ: Thường là đơn vị tiền tệ được sử dụng để niêm yết giá bán và thanh toán.

• Đơn vị tiền tệ ảnh hưởng chính đến chi phí: Là đơn vị tiền tệ thường được sử dụng để thanh toán chi phí nhân công, nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác.

Việc xác định đơn vị tiền tệ trong kế toán cần dựa trên các yếu tố thực tế của hoạt động kinh doanh, không chỉ dựa vào một giao dịch riêng lẻ có sử dụng ngoại tệ.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt đơn vị tiền tệ trong kế toán với đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. Đây là hai nội dung liên quan nhưng được điều chỉnh theo các quy định khác nhau.

5. Những nội dung cần kiểm tra khi lập hóa đơn có ngoại tệ

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn cần có các nội dung theo quy định, trong đó có thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.

Đối với hóa đơn có phát sinh ngoại tệ, doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền.

• Đồng tiền ghi trên hóa đơn có phù hợp với tính chất giao dịch và quy định về ngoại hối hay không.

• Tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam trong trường hợp thuộc diện phải thể hiện tỷ giá.

• Thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.

• Điều kiện nộp thuế bằng ngoại tệ nếu doanh nghiệp áp dụng trường hợp không cần quy đổi tổng tiền thanh toán.

• Hợp đồng, chứng từ thanh toán và các hồ sơ liên quan để chứng minh bản chất giao dịch.

Nếu giao dịch không đáp ứng đầy đủ điều kiện để ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định chung về đồng tiền ghi trên hóa đơn và thể hiện tỷ giá khi thuộc trường hợp áp dụng.

Kết luận

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn được ghi tổng tiền thanh toán bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi sang đồng Việt Nam khi giao dịch bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ phù hợp với quy định về ngoại hối và thuế được nộp bằng ngoại tệ.

Đối với các trường hợp khác, doanh nghiệp cần xác định đúng cách ghi đồng tiền trên hóa đơn, thể hiện tỷ giá khi được yêu cầu và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan. Trước khi áp dụng, cần đối chiếu quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm phát sinh giao dịch và tình huống thực tế của doanh nghiệp.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.