Hướng dẫn xác định sai sót về tỷ giá trên hóa đơn khi giao dịch bằng ngoại tệ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Tìm hiểu cách xác định tỷ giá giao dịch thực tế và hướng xử lý khi hóa đơn ghi sai số tiền.
Khi phát sinh giao dịch bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần xác định đúng tỷ giá để ghi nhận kế toán và lập hóa đơn. Nếu tỷ giá ghi trên hóa đơn không phù hợp với quy định kế toán và dẫn đến sai số tiền, hóa đơn có thể được xác định là có sai sót về nội dung số tiền.
Theo hướng dẫn được đề cập tại Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026, cùng các quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 91/2026/TT-BTC, kế toán cần lưu ý những nguyên tắc sau. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
1. Nguyên tắc xác định sai sót về tỷ giá trên hóa đơn
Theo điểm c.1 khoản 8 Phụ lục về nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, các chỉ tiêu như đơn giá, thành tiền, tổng tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán được thể hiện bằng ngoại tệ.
Đồng thời, người bán phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam trên hóa đơn. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Theo hướng dẫn tại Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ là tỷ giá giao dịch thực tế được xác định theo quy định của pháp luật về kế toán.
Vì vậy, khi kiểm tra hóa đơn có phát sinh ngoại tệ, kế toán cần đối chiếu tỷ giá đã sử dụng với tỷ giá giao dịch thực tế được xác định theo chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
Nếu tỷ giá ghi trên hóa đơn không phù hợp với quy định kế toán và dẫn đến sai số tiền ghi trên hóa đơn, hóa đơn được xác định là có sai sót về nội dung số tiền. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
2. Cách xác định tỷ giá giao dịch thực tế theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Theo nội dung được dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch theo một trong các cách sau:
Sử dụng tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
Đối với phương pháp sử dụng tỷ giá xấp xỉ, mức chênh lệch phải nằm trong phạm vi không vượt quá ±1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch. Việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ cũng không được làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Khi áp dụng, kế toán nên lưu lại căn cứ xác định tỷ giá, ngày giao dịch và dữ liệu tỷ giá tương ứng để thuận tiện cho việc đối chiếu sổ sách, hóa đơn và giải trình khi cần thiết.
3. Xử lý hóa đơn ghi sai tỷ giá theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung thuộc trường hợp phải xử lý theo quy định, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Có thể hiểu cách xử lý theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra nguyên nhân sai sót
Đối chiếu tỷ giá ghi trên hóa đơn với tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định kế toán; kiểm tra lại số tiền ngoại tệ, số tiền quy đổi và các chỉ tiêu liên quan.
Bước 2: Xác định hóa đơn có sai số tiền hay không
Nếu tỷ giá ghi sai làm cho số tiền trên hóa đơn không chính xác, cần xem xét xử lý hóa đơn theo quy định về hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Bước 3: Lựa chọn phương án xử lý
Phương án | Nội dung |
|---|---|
Lập hóa đơn điều chỉnh | Sử dụng hóa đơn điều chỉnh để sửa nội dung sai trên hóa đơn đã lập theo quy định. |
Lập hóa đơn thay thế | Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai theo quy định. |
Khi thực hiện, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ trình tự, nội dung bắt buộc và yêu cầu về hồ sơ theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Không nên chỉ sửa dữ liệu nội bộ mà bỏ qua việc xử lý hóa đơn điện tử khi thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế. <Cite refs={["turn850922search0"]} />
4. Giao dịch bán ngoại tệ có phải lập hóa đơn điện tử không?
Theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, giao dịch ngoại tệ thuộc nhóm trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định được nêu tại điều này.
Tuy nhiên, đối với giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị vẫn phải thực hiện nghĩa vụ quản lý dữ liệu: cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch phát sinh trong tháng dựa trên hệ thống dữ liệu của đơn vị, chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin và cung cấp bảng tổng hợp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Do đó, kế toán cần phân biệt giữa giao dịch bán ngoại tệ và giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có phát sinh bằng ngoại tệ. Không nên mặc định mọi giao dịch liên quan đến ngoại tệ đều có cùng cách lập hóa đơn.
5. Những trường hợp được ghi hóa đơn bằng ngoại tệ
Theo điểm c.1 và c.3 khoản 8 Phụ lục về nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng tiền ghi trên hóa đơn về nguyên tắc là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”. Quy định có các trường hợp ngoại lệ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Cụ thể, cần lưu ý:
Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, các chỉ tiêu được quy định có thể ghi bằng ngoại tệ và người bán phải thể hiện tỷ giá với đồng Việt Nam trên hóa đơn.
Đối với trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn bằng ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo quy định được dẫn. <Cite refs={["turn850922view0"]} />
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng cụ thể trước khi lập hóa đơn bằng ngoại tệ, thay vì chỉ căn cứ vào việc hợp đồng hoặc khoản thanh toán có ghi ngoại tệ.
6. Kế toán cần lưu ý gì khi rà soát tỷ giá trên hóa đơn?
Để hạn chế sai sót, kế toán nên thực hiện các công việc sau:
Kiểm tra tỷ giá: Đối chiếu tỷ giá trên hóa đơn với căn cứ xác định tỷ giá giao dịch thực tế theo quy định kế toán.
Đối chiếu số tiền: Kiểm tra đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán để xác định sai sót có làm thay đổi số tiền trên hóa đơn hay không.
Lưu hồ sơ: Lưu căn cứ tỷ giá, chứng từ giao dịch và tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu.
Xử lý hóa đơn đúng quy định: Nếu phát hiện sai số tiền do tỷ giá, xác định phương án điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành.
Rà soát quy trình nội bộ: Thống nhất cách xác định tỷ giá giữa bộ phận kế toán, bộ phận lập hóa đơn và bộ phận phụ trách thanh toán quốc tế.
Đối với những giao dịch có tính chất đặc thù, doanh nghiệp nên đọc đầy đủ văn bản pháp luật liên quan và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền trước khi quyết định cách xử lý.
Kết luận
Khi lập hóa đơn cho giao dịch bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần xác định tỷ giá theo quy định kế toán và thể hiện tỷ giá trên hóa đơn theo quy định hiện hành. Nếu tỷ giá không phù hợp dẫn đến sai số tiền, cần rà soát và xử lý hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đồng thời, kế toán nên lưu đầy đủ căn cứ xác định tỷ giá và hồ sơ giao dịch để bảo đảm tính nhất quán giữa hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
