Tổng hợp các loại hóa đơn điện tử không bắt buộc có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cùng những lưu ý khi lập và sử dụng hóa đơn.
Hóa đơn nào không cần số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua?
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số loại hóa đơn điện tử được phép không thể hiện số định danh cá nhân hoặc chữ ký số của người mua. Quy định này áp dụng cho những trường hợp cụ thể, tùy theo loại hóa đơn và đặc điểm giao dịch.
Doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp được miễn để lập hóa đơn phù hợp, tránh nhầm lẫn giữa việc không bắt buộc ghi thông tin định danh và việc không bắt buộc có chữ ký số của người mua.
1. Các loại hóa đơn không cần số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua
Một số trường hợp được áp dụng quy định riêng về thông tin người mua gồm:
Loại hóa đơn | Nội dung được miễn |
|---|---|
Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim | Trong trường hợp đáp ứng điều kiện quy định, hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua |
Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân | Nếu người mua không cung cấp thông tin theo quy định, hóa đơn có thể không cần thể hiện các thông tin tương ứng |
Hóa đơn trong hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng | Không nhất thiết phải có một số thông tin người mua theo quy định riêng |
Hóa đơn thương mại điện tử | Không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua |
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền | Không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua |
Các trường hợp trên có điều kiện áp dụng riêng. Không phải tất cả hóa đơn bán cho cá nhân đều được bỏ thông tin người mua.
2. Hóa đơn bán cho người tiêu dùng có bắt buộc ghi số định danh cá nhân không?
Việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn cần thực hiện theo quy định đối với từng trường hợp.
Nếu người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, người bán thực hiện ghi thông tin theo hướng dẫn áp dụng cho loại hóa đơn tương ứng. Đối với trường hợp thuộc diện phải ghi cụm từ “Bán cho người tiêu dùng”, người bán cần thể hiện đúng nội dung này trên hóa đơn.
Đối với người mua là người nước ngoài, thông tin định danh có thể được thể hiện bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh cùng quốc tịch theo trường hợp được pháp luật quy định.
Lưu ý: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi “Bán cho người tiêu dùng” có thể không được sử dụng để hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện sử dụng hóa đơn trước khi đưa vào hồ sơ kế toán.
3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký số của người mua không?
Không phải tất cả hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số loại hóa đơn được miễn yêu cầu này. Trong đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.
Doanh nghiệp cần phân biệt chữ ký số của người bán và chữ ký số của người mua. Việc hóa đơn không có chữ ký số của người mua không mặc nhiên làm hóa đơn không hợp lệ nếu thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
4. Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn phải bảo đảm định dạng chuẩn dữ liệu và thể hiện các nội dung bắt buộc theo quy định. Người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc diện áp dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định trước khi sử dụng.
5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn?
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên:
Xác định đúng loại hóa đơn và điều kiện áp dụng trường hợp được miễn thông tin định danh.
Phân biệt trường hợp không bắt buộc ghi số định danh cá nhân với trường hợp chỉ được miễn chữ ký số của người mua.
Ghi thông tin người mua theo đúng quy định nếu người mua cung cấp thông tin hoặc giao dịch thuộc trường hợp bắt buộc.
Kiểm tra khả năng sử dụng hóa đơn làm căn cứ hạch toán chi phí và kê khai thuế.
Lưu trữ hóa đơn, dữ liệu giao dịch và chứng từ liên quan để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Kết luận
Một số loại hóa đơn điện tử được áp dụng quy định riêng về thông tin định danh và chữ ký số của người mua, bao gồm hóa đơn trong một số giao dịch bán lẻ, hóa đơn thương mại điện tử và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đối chiếu điều kiện cụ thể của từng loại hóa đơn trước khi bỏ thông tin người mua.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
