Hướng dẫn người nộp thuế tra cứu thông báo rủi ro cao về hóa đơn điện tử và gửi hồ sơ giải trình trên hệ thống Thuế điện tử năm 2026.
Khi nhận thông báo rủi ro cao về hóa đơn điện tử cần làm gì?
Khi cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình về rủi ro cao liên quan đến hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể tra cứu thông báo và thực hiện giải trình trực tuyến trên hệ thống Thuế điện tử.
Theo quy định hiện hành, việc không thực hiện yêu cầu giải trình về rủi ro hóa đơn theo cảnh báo từ hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế còn có thể thuộc trường hợp bị công khai thông tin người nộp thuế.
10 bước tra cứu và gửi giải trình rủi ro hóa đơn điện tử
Bước 1: Đăng nhập Thuế điện tử
Truy cập hệ thống Thuế điện tử của cơ quan thuế và chọn Đăng nhập.
Chọn đối tượng đăng nhập là Doanh nghiệp.
Bước 2: Nhập thông tin tài khoản
Nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã captcha.
Doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập bằng cách quét mã QR với tài khoản định danh điện tử nếu hệ thống hỗ trợ.
Sau khi đăng nhập, kiểm tra tên tài khoản hiển thị để bảo đảm đăng nhập đúng doanh nghiệp.
Bước 3: Tra cứu thông báo của cơ quan thuế
Có thể tra cứu theo một trong hai cách:
Chọn menu bên cạnh tên đăng nhập → Tra cứu thông báo của CQT.
Hoặc chọn biểu tượng chuông thông báo.
Hai cách đều dẫn đến màn hình tra cứu thông báo của cơ quan thuế.
Bước 4: Tìm thông báo giải trình
Tại màn hình tra cứu, chọn loại thông báo:
“Thông báo giải trình đối với NNT có rủi ro cao về hóa đơn điện tử”.
Có thể nhập các thông tin để tìm kiếm như:
Mã hồ sơ;
Số thông báo;
Từ ngày;
Đến ngày.
Sau đó bấm Tìm kiếm.
Nếu chưa thấy thông báo, có thể thử để trống trường Từ ngày và Đến ngày rồi tìm kiếm lại.
Bước 5: Tải thông báo dạng XML
Khi tìm thấy thông báo cần xử lý, chọn Tải thông báo.
Thông báo thường được tải xuống dưới dạng tệp XML.
Không nên mở trực tiếp tệp XML bằng trình duyệt hoặc Microsoft Word. Doanh nghiệp có thể sử dụng iTax Viewer để đọc nội dung thông báo.
Bước 6: Kiểm tra nội dung thông báo và phụ lục
Doanh nghiệp cần đọc kỹ:
Lý do cơ quan thuế yêu cầu giải trình;
Thời hạn giải trình;
Thông tin liên hệ;
Các hóa đơn cần đối chiếu;
Tài liệu được yêu cầu cung cấp trong phụ lục.
Đồng thời kiểm tra chữ ký điện tử của cơ quan thuế trên thông báo.
Bước 7: Chuẩn bị nội dung giải trình
Doanh nghiệp đối chiếu các hóa đơn được nêu trong thông báo với hồ sơ, chứng từ thực tế.
Tùy nội dung yêu cầu, cần chuẩn bị các tài liệu chứng minh giao dịch và việc sử dụng hóa đơn đúng quy định để gửi kèm hồ sơ giải trình.
Bước 8: Mở hồ sơ và đính kèm tài liệu
Chỉ hồ sơ có trạng thái “Giải trình, bổ sung” mới có đường dẫn để thực hiện.
Doanh nghiệp nhập nội dung giải trình theo yêu cầu, với phần nội dung bắt buộc tối đa 255 ký tự.
Sau đó:
Chọn Chọn file để tải tài liệu.
Chọn Thêm dòng nếu cần gửi nhiều tệp.
Kiểm tra thông tin.
Chọn Tiếp tục.
Bước 9: Ký hồ sơ bằng HSM
Nếu sử dụng chữ ký số từ xa:
Chọn Ký từ xa (HSM).
Chọn nhà cung cấp.
Nhập tài khoản, mật khẩu.
Thực hiện xác nhận ký trên ứng dụng của nhà cung cấp nếu được yêu cầu.
Bước 10: Ký và gửi bằng USB Token
Trường hợp sử dụng USB Token:
Cắm USB Token vào máy tính.
Bảo đảm đã cài driver và công cụ ký số.
Chọn Ký token (CA).
Chọn chứng thư số còn hiệu lực.
Nhập mã PIN.
Hoàn tất ký và gửi hồ sơ.
Không giải trình rủi ro hóa đơn có bị công khai thông tin không?
Có thể.
Theo Điều 4 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, người nộp thuế không thực hiện yêu cầu giải trình của cơ quan thuế về rủi ro hóa đơn theo cảnh báo từ hệ thống ứng dụng hóa đơn điện tử thuộc trường hợp có thể bị cơ quan quản lý thuế công khai thông tin.
Thông tin công khai có thể gồm mã số thuế, tên, địa chỉ và lý do công khai. Đối với trường hợp không thực hiện yêu cầu giải trình về rủi ro hóa đơn, hệ thống thông tin quản lý thuế còn có thể tự động gửi cảnh báo đến người mua.
Do đó, khi nhận được thông báo, doanh nghiệp nên kiểm tra sớm và thực hiện giải trình trong thời hạn được cơ quan thuế yêu cầu.
Lưu ý khi gửi giải trình
Doanh nghiệp nên:
Kiểm tra đúng tài khoản doanh nghiệp trước khi thực hiện.
Đọc kỹ toàn bộ thông báo và phụ lục.
Đối chiếu từng hóa đơn được yêu cầu.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch.
Kiểm tra trạng thái hồ sơ trước khi ký gửi.
Lưu lại thông báo, hồ sơ giải trình và chứng từ đã gửi để thuận tiện đối chiếu.
Căn cứ pháp lý
Nghị định 252/2026/NĐ-CP về công khai thông tin người nộp thuế.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, hướng dẫn một số nội dung về quản lý thuế, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử.
Tóm lại
Khi nhận thông báo rủi ro cao về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo → tải và đọc XML → chuẩn bị hồ sơ → đính kèm tài liệu → ký số → gửi giải trình trên hệ thống Thuế điện tử.
Đặc biệt, cần chú ý thời hạn giải trình được ghi trong thông báo để tránh phát sinh các hệ quả theo quy định về quản lý thuế.
