Năm 2026, chậm nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót có thể bị cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 1 triệu đến 15 triệu đồng tùy thời gian chậm nộp và đối tượng vi phạm.
Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng để làm gì?
Mẫu số 04/SS-HĐĐT – Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trong những trường hợp pháp luật quy định.
Từ ngày 01/7/2026, Mẫu 04/SS-HĐĐT được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành ngày 30/6/2026 và có hiệu lực từ 01/7/2026.
Khi nào phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai về mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì người bán:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót;
Không phải lập lại hóa đơn;
Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn sai sót bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Đối với những sai sót thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp lập hóa đơn thay thế thì không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ vì việc lập hóa đơn thay thế.
Chậm nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT năm 2026 bị phạt bao nhiêu?
Căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung qua các văn bản liên quan, hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn có thể bị xử phạt theo số ngày chậm nộp.
Thời gian chậm nộp | Mức phạt đối với tổ chức |
|---|---|
Quá hạn 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
Quá hạn 01 – 10 ngày, không thuộc trường hợp được cảnh cáo | 1 – 3 triệu đồng |
Quá hạn 11 – 20 ngày | 2 – 4 triệu đồng |
Quá hạn 21 – 90 ngày | 4 – 8 triệu đồng |
Quá hạn từ 91 ngày trở lên | 5 – 15 triệu đồng |
Không nộp thông báo, báo cáo theo quy định | 5 – 15 triệu đồng |
Các mức phạt trên cũng được áp dụng đối với trường hợp lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo khoản 2 Điều 29.
Cá nhân, hộ kinh doanh bị phạt thế nào?
Theo điểm a khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 291/2026/NĐ-CP, mức phạt quy định tại Chương III Nghị định 125/2020/NĐ-CP là mức phạt áp dụng đối với tổ chức.
Đối với cá nhân, mức phạt tiền bằng 1/2 mức phạt của tổ chức. Riêng hộ gia đình, hộ kinh doanh áp dụng mức phạt tiền như đối với cá nhân.
Do đó, có thể tóm tắt như sau:
Thời gian chậm nộp | Tổ chức | Cá nhân/hộ kinh doanh |
|---|---|---|
01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo | Cảnh cáo |
01 – 10 ngày | 1 – 3 triệu | 500 nghìn – 1,5 triệu |
11 – 20 ngày | 2 – 4 triệu | 1 – 2 triệu |
21 – 90 ngày | 4 – 8 triệu | 2 – 4 triệu |
Từ 91 ngày trở lên | 5 – 15 triệu | 2,5 – 7,5 triệu |
Không nộp thông báo, báo cáo | 5 – 15 triệu | 2,5 – 7,5 triệu |
Nghị định 291/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 21/7/2026 và có hiệu lực ngay từ ngày ký, trong đó sửa đổi một số quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn.
Có được miễn phạt nếu tự phát hiện và sửa sai?
Có một trường hợp đáng lưu ý.
Nếu tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định, đồng thời gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế, thì không bị xử phạt đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung thông báo, báo cáo theo trường hợp được quy định tại khoản 2 Điều 29.
Tuy nhiên, quy định này không nên được hiểu là mọi trường hợp nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT muộn đều đương nhiên được miễn phạt. Người nộp thuế vẫn cần xác định đúng hành vi vi phạm và thời điểm gửi thông báo.
Không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT có bị phạt không?
Có.
Điểm b khoản 5 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 15 triệu đồng đối với hành vi không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.
Ngoài tiền phạt, người vi phạm còn có thể bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc lập và gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn.
Đối với cá nhân và hộ kinh doanh, mức phạt được xác định theo nguyên tắc áp dụng mức phạt đối với cá nhân nêu trên.
Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử có sai sót năm 2026
Từ 01/7/2026, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán nên xác định trước loại sai sót để lựa chọn đúng cách xử lý.
Có thể phân biệt cơ bản:
Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ... nhưng không sai các nội dung trọng yếu theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hoặc nội dung bắt buộc khác: thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Khi lập hóa đơn thay thế, không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ vì thực hiện việc thay thế hóa đơn.
Căn cứ pháp lý
Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ 01/7/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Điều 29 về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn.
Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Nghị định 291/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 21/7/2026.
