Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo không? Tìm hiểu điều kiện áp dụng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm.
Không có phần mềm lập hóa đơn có được dời ngày lập hóa đơn sang hôm sau không?
Không phải mọi trường hợp không có phần mềm lập hóa đơn đều được phép lập hóa đơn vào ngày hôm sau. Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán chỉ được áp dụng thời hạn lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo khi đáp ứng các điều kiện cụ thể, trong đó có việc giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm.
1. Trường hợp nào được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo?
Căn cứ khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau.
Như vậy, để được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo, người bán cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Không có phần mềm lập hóa đơn tự động.
Giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phát sinh trong khung giờ từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau.
Ví dụ: Một cơ sở kinh doanh không có phần mềm lập hóa đơn tự động phát sinh giao dịch bán hàng lúc 23 giờ. Trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định, cơ sở có thể lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
Ngược lại, nếu giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban ngày thì không thể chỉ dựa vào lý do không có phần mềm lập hóa đơn tự động để dời thời điểm lập hóa đơn sang hôm sau.
2. Lập hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Mức phạt phụ thuộc vào tính chất hành vi và số lượng hóa đơn vi phạm. Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt áp dụng đối với tổ chức được xác định như sau:
Số lượng hóa đơn vi phạm | Mức phạt đối với tổ chức |
|---|---|
01 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng |
Từ 02 đến dưới 10 hóa đơn | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
Từ 10 đến dưới 20 hóa đơn | 5.000.000 – 15.000.000 đồng |
Từ 20 đến dưới 50 hóa đơn | 15.000.000 – 30.000.000 đồng |
Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn | 30.000.000 – 50.000.000 đồng |
Từ 100 hóa đơn trở lên | 50.000.000 – 70.000.000 đồng |
Lưu ý: Bảng trên áp dụng cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho biếu tặng hoặc một số trường hợp đặc thù khác có thể áp dụng quy định xử phạt riêng.
Mức phạt tiền nêu trên là mức áp dụng đối với tổ chức. Đối với cùng một hành vi vi phạm, mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức theo quy định được dẫn chiếu.
3. Người bán cần lưu ý gì khi lập hóa đơn?
Để hạn chế nguy cơ lập hóa đơn sai thời điểm, người bán nên lưu ý:
Xác định đúng thời điểm phát sinh giao dịch và thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định.
Kiểm tra việc sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động và thời gian phát sinh giao dịch trước khi áp dụng quy định lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo.
Không tự ý dời ngày lập hóa đơn chỉ vì chưa kịp thao tác hoặc chưa có phần mềm lập hóa đơn.
Lưu trữ thông tin giao dịch, chứng từ và dữ liệu liên quan để giải trình khi cần thiết.
Kết luận
Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động chỉ được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo khi giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phát sinh trong giờ làm việc ban đêm từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau. Quy định này không phải là căn cứ để dời ngày lập hóa đơn cho mọi giao dịch.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
