Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn điện tử, việc ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp được quy định riêng. Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn này để tránh sai sót khi phát hành hóa đơn và kê khai thuế.
Khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chú ý phân biệt thời điểm lập hóa đơn với thời điểm ký số. Hai thời điểm này có thể khác nhau, nhưng không được tùy ý kéo dài thời gian ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì phải tuân thủ thời hạn được quy định, nhằm bảo đảm dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế đúng hạn.
1. Ký số hóa đơn điện tử chậm hơn 1 ngày so với ngày lập có được không?
Căn cứ Mục 7 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định này.
Như vậy, doanh nghiệp có thể ký số hóa đơn điện tử sau thời điểm lập hóa đơn, nhưng phải tuân thủ thời hạn nêu trên.
Cần lưu ý, quy định sử dụng cụm từ “ngày làm việc tiếp theo”, không phải đơn giản là 24 giờ hoặc ngày dương lịch tiếp theo. Doanh nghiệp cần xác định đúng thời hạn theo lịch làm việc và trường hợp áp dụng.
2. Thời hạn ký số và gửi dữ liệu đối với từng loại hóa đơn
Thời hạn cần tuân thủ được xác định theo loại hóa đơn điện tử như sau:
Loại hóa đơn điện tử | Thời hạn cần tuân thủ |
|---|---|
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn |
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế | Ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn |
Trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch | Thực hiện theo quy định riêng tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra thời điểm ký số trên hóa đơn mà còn cần theo dõi thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế hoặc thời điểm gửi cấp mã, tùy loại hóa đơn.
3. Ví dụ về thời điểm lập hóa đơn và ký số
Giả sử doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử vào thứ Hai, ngày 19/10/2026, nhưng chưa ký số ngay tại thời điểm lập.
Nếu hóa đơn thuộc trường hợp áp dụng quy định nêu trên, doanh nghiệp cần hoàn tất việc ký số và gửi dữ liệu theo yêu cầu chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, tức thứ Ba, ngày 20/10/2026.
Nếu doanh nghiệp để đến sau thời hạn này mới ký số hoặc gửi dữ liệu, cần rà soát nguyên nhân và quy định áp dụng để xử lý phù hợp.
Ví dụ trên chỉ minh họa cách xác định thời hạn trong điều kiện ngày làm việc bình thường; doanh nghiệp cần đối chiếu lịch làm việc thực tế và trường hợp cụ thể của hóa đơn.
4. Thời điểm kê khai thuế khi ngày lập và ngày ký số khác nhau
Theo Mục 7 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Đối với người bán: Thực hiện khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Đối với người mua: Thời điểm khai thuế là thời điểm nhận được hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Vì vậy, ngày ký số khác ngày lập hóa đơn không đồng nghĩa với việc người bán được tự động chuyển thời điểm kê khai thuế sang ngày ký số.
Doanh nghiệp cần quản lý riêng ngày lập hóa đơn, ngày ký số, thời điểm gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và thời điểm nhận hóa đơn để phục vụ việc kê khai, đối chiếu và lưu trữ chứng từ.
5. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh ký số hóa đơn quá hạn?
Để hạn chế sai sót khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện các việc sau:
Kiểm tra ngày lập hóa đơn: Đảm bảo ngày lập phản ánh đúng thời điểm phát sinh giao dịch theo quy định.
Thiết lập quy trình ký số kịp thời: Phân công nhân sự phụ trách và theo dõi các hóa đơn chưa ký số.
Kiểm tra trạng thái gửi dữ liệu: Với hóa đơn có mã, theo dõi việc gửi cấp mã; với hóa đơn không có mã, theo dõi việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Rà soát các trường hợp đặc thù: Nếu thuộc trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch, cần xác định đúng thời hạn riêng.
Đối chiếu dữ liệu kê khai thuế: Người bán cần căn cứ thời điểm lập hóa đơn để kê khai theo quy định; người mua kiểm tra thời điểm nhận hóa đơn đáp ứng yêu cầu.
Kết luận
Theo Mục 7 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có thể được ký số sau thời điểm lập, nhưng việc ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, trừ trường hợp được quy định riêng.
Doanh nghiệp cần theo dõi cả thời điểm lập, thời điểm ký số và thời điểm gửi dữ liệu để bảo đảm tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử và kê khai thuế.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
