Thời điểm lập hóa đơn điện tử có bắt buộc trùng với thời điểm ký số không? Tìm hiểu quy định về thời hạn ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và thời điểm kê khai thuế theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Thời điểm lập hóa đơn có phải thời điểm ký số trên hóa đơn không?
Thời điểm lập hóa đơn không bắt buộc phải trùng với thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. Đây là hai thời điểm khác nhau, được xác định theo quy định về hóa đơn điện tử.
Theo quy định tại Điều 9 và Mục 7 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được bài viết dẫn chiếu:
Thời điểm lập hóa đơn: Được xác định theo thời điểm phát sinh giao dịch thực tế và quy định áp dụng đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Thời điểm ký số: Là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử.
Trường hợp hai thời điểm khác nhau: Người bán phải thực hiện ký số và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt rõ thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn với thời điểm hoàn tất thao tác ký số, tránh nhầm lẫn giữa hai mốc thời gian khi thực hiện nghiệp vụ kế toán và kê khai thuế.
2. Thời điểm lập hóa đơn được xác định như thế nào?
Thời điểm lập hóa đơn phụ thuộc vào loại giao dịch và tình huống thực tế. Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được bài viết đề cập, một số trường hợp cơ bản gồm:
Đối với bán hàng hóa
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn được người bán xác định theo quy định tương ứng, nhưng phải đáp ứng thời hạn tối đa theo quy định về hải quan và hóa đơn.
Đối với cung cấp dịch vụ
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm thu tiền, trừ những trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định, chẳng hạn khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng thuộc trường hợp được loại trừ.
Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng theo quy định.
Doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch, không nên lấy thời điểm ký số hoặc thời điểm thu tiền làm căn cứ chung cho mọi trường hợp.
3. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì phải làm gì?
Theo Mục 7 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được bài viết dẫn chiếu, nếu hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thời hạn ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế được quy định như sau:
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
Trường hợp ngoại lệ: Quy định về thời hạn nêu trên có ngoại lệ đối với trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Ví dụ: Doanh nghiệp lập hóa đơn vào thứ Hai nhưng đến thứ Ba mới ký số. Nếu thuộc trường hợp được phép có thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm ký số và thực hiện gửi dữ liệu theo đúng thời hạn quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình phát hành hóa đơn và thiết lập lịch theo dõi để hạn chế tình trạng hóa đơn đã lập nhưng chưa ký số hoặc chưa gửi dữ liệu đúng hạn.
4. Thời điểm kê khai thuế khi thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn
Khi thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số không trùng nhau, doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm kê khai thuế được xác định theo quy định riêng, không mặc nhiên lấy thời điểm ký số làm căn cứ.
Theo quy định được bài viết dẫn chiếu:
Đối với người bán: Kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Đối với người mua: Thời điểm kê khai thuế là thời điểm nhận được hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Vì vậy, kế toán cần theo dõi ngày lập hóa đơn, ngày ký số, thời điểm gửi dữ liệu và thời điểm người mua nhận hóa đơn để xác định đúng nghĩa vụ kê khai của từng bên.
5. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử ghi theo năm dương lịch hay năm âm lịch?
Theo Mục 7 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được bài viết dẫn chiếu, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Do đó, thời điểm ký số phải được thể hiện theo ngày, tháng, năm dương lịch, không ghi theo năm âm lịch.
Doanh nghiệp nên kiểm tra thiết lập ngày giờ của phần mềm hóa đơn điện tử và hệ thống ký số để bảo đảm thông tin hiển thị chính xác, thống nhất với dữ liệu phát hành hóa đơn.
6. Kế toán cần lưu ý gì khi lập và ký số hóa đơn điện tử?
Để hạn chế sai sót trong quá trình phát hành và kê khai hóa đơn, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:
Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn: Căn cứ vào loại giao dịch và thời điểm phát sinh theo quy định.
Theo dõi thời điểm ký số: Bảo đảm hóa đơn được ký số đúng thời hạn, kể cả trường hợp ký số sau thời điểm lập hóa đơn.
Kiểm tra việc gửi dữ liệu: Đối chiếu trạng thái gửi dữ liệu hoặc cấp mã của cơ quan thuế theo loại hóa đơn đang sử dụng.
Đối chiếu thông tin hóa đơn: Kiểm tra ngày lập, thông tin người mua, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ và các chỉ tiêu bắt buộc khác.
Lưu trữ hồ sơ: Lưu hóa đơn điện tử cùng chứng từ giao dịch và tài liệu liên quan để phục vụ đối chiếu, giải trình khi cần.
Theo dõi kỳ kê khai thuế: Phân biệt thời điểm kê khai của người bán và người mua theo quy định áp dụng.
Nếu phát hiện hóa đơn có sai lệch về thời điểm lập hoặc thời điểm ký số, doanh nghiệp nên kiểm tra nguyên nhân và đối chiếu quy định hiện hành trước khi xử lý, tránh tự ý điều chỉnh ngày lập hóa đơn không phù hợp với giao dịch thực tế.
7. Kết luận
Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là hai mốc thời gian khác nhau và không bắt buộc phải trùng nhau. Khi hai thời điểm này khác nhau, doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn ký số, gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và xác định đúng thời điểm kê khai thuế theo quy định.
Kế toán nên chủ động kiểm tra quy trình phát hành hóa đơn điện tử, theo dõi trạng thái ký số và lưu trữ chứng từ liên quan để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
