Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng phụ thuộc vào loại giao dịch. Đối với cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp về nguyên tắc phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền trước, trừ trường hợp nhận tiền đặt cọc đúng quy định để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Khi ký hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận trước một khoản tiền từ khách hàng. Kế toán cần xác định khoản tiền này là tiền tạm ứng, tiền thanh toán trước hay tiền đặt cọc để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm lập hóa đơn có sự khác biệt giữa hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đặc biệt, đối với dịch vụ, khoản tiền nhận trước có thể làm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
1. Thu tiền tạm ứng hợp đồng thì lập hóa đơn khi nào?
Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch.
Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa:
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc bên bán đã thu tiền hay chưa.
Do đó, nếu doanh nghiệp nhận tiền tạm ứng trước khi giao hàng thì thông thường không lập hóa đơn chỉ vì đã nhận khoản tiền này. Hóa đơn được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa theo quy định.
Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ:
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Ngoại lệ là trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Như vậy, nếu khoản tiền nhận được thực chất là tiền tạm ứng hoặc thanh toán trước cho dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, kể cả khi dịch vụ chưa hoàn thành, trừ trường hợp thuộc diện ngoại lệ theo quy định.
2. Tiền tạm ứng và tiền đặt cọc khác nhau thế nào?
Tiền tạm ứng và tiền đặt cọc có thể đều được chuyển giao trước khi hợp đồng được thực hiện, nhưng bản chất pháp lý không giống nhau. Việc phân biệt hai khoản tiền này có ý nghĩa trực tiếp đối với nghĩa vụ lập hóa đơn.
Theo khoản 1 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản theo quy định trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.
Có thể phân biệt như sau:
Tiêu chí | Tiền đặt cọc | Tiền tạm ứng hoặc trả trước |
|---|---|---|
Mục đích | Bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng | Thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ thanh toán |
Bản chất | Khoản bảo đảm theo thỏa thuận và quy định pháp luật | Khoản thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ |
Hóa đơn đối với dịch vụ | Không phải lập hóa đơn chỉ vì nhận tiền đặt cọc hợp lệ để bảo đảm thực hiện hợp đồng | Về nguyên tắc, lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền |
Căn cứ kiểm tra | Hợp đồng, thỏa thuận đặt cọc và bản chất giao dịch | Hợp đồng, điều khoản thanh toán và chứng từ thu tiền |
Lưu ý: Theo Điều 37 Nghị định 21/2021/NĐ-CP, nếu các bên giao cho nhau một khoản tiền nhưng không xác định rõ là tiền đặt cọc hay tiền trả trước thì khoản tiền đó được coi là tiền trả trước.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thể hiện rõ mục đích khoản tiền trong hợp đồng và hồ sơ giao dịch, đồng thời bảo đảm nội dung thỏa thuận phù hợp với bản chất thực tế.
3. Nhận tiền tạm ứng đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ có phải xuất hóa đơn ngay không?
Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và nhận tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp nhận tiền đặt cọc đúng quy định để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Ví dụ:
Trường hợp 1: Nhận tiền tạm ứng phí tư vấn
Công ty A ký hợp đồng tư vấn với khách hàng, theo đó khách hàng thanh toán trước 30% giá trị hợp đồng. Khoản tiền này được xác định là khoản thanh toán trước cho dịch vụ, không phải tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Khi nhận khoản tiền 30%, Công ty A phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền theo quy định, dù dịch vụ tư vấn chưa hoàn thành.
Trường hợp 2: Nhận tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ
Công ty B nhận tiền đặt cọc từ khách hàng để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ. Nếu khoản tiền đáp ứng quy định về đặt cọc của Bộ luật Dân sự và đúng bản chất giao dịch, Công ty B không phải lập hóa đơn chỉ tại thời điểm nhận tiền đặt cọc.
Khi dịch vụ được cung cấp, doanh nghiệp tiếp tục xác định thời điểm lập hóa đơn theo quy định tương ứng.
Hai trường hợp trên cho thấy kế toán không nên căn cứ riêng vào tên gọi “tạm ứng” hay “đặt cọc” trên chứng từ mà cần kiểm tra điều khoản hợp đồng và mục đích thực tế của khoản tiền.
4. Nhận tiền tạm ứng hợp đồng mua bán hàng hóa có phải lập hóa đơn ngay không?
Đối với hoạt động bán hàng hóa, khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Do đó, nếu doanh nghiệp nhận tiền tạm ứng trước khi giao hàng, việc nhận tiền không tự động làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần theo dõi thời điểm chuyển giao hàng hóa để lập hóa đơn đúng quy định.
Ví dụ: Công ty C ký hợp đồng bán thiết bị cho khách hàng và nhận trước 20% giá trị hợp đồng. Nếu tại thời điểm nhận tiền, hàng hóa chưa được chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua thì thông thường chưa lập hóa đơn chỉ vì nhận tiền tạm ứng. Khi chuyển giao hàng hóa, công ty lập hóa đơn theo thời điểm luật định.
Tuy nhiên, với các giao dịch thuộc trường hợp có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp phải áp dụng quy định chuyên biệt tương ứng.
5. Trường hợp nào có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn?
Ngoài nguyên tắc chung đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định thời điểm lập hóa đơn riêng cho một số hoạt động.
Chẳng hạn:
Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Kinh doanh bất động sản, xây dựng nhà để bán hoặc chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thanh toán trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định riêng.
Một số dịch vụ đặc thù: Có thể áp dụng thời điểm lập hóa đơn gắn với việc hoàn thành đối soát dữ liệu hoặc thời hạn riêng theo quy định.
Vì vậy, khi xử lý khoản tiền nhận trước, doanh nghiệp cần kiểm tra loại hình giao dịch và các quy định chuyên biệt trước khi xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.
6. Kế toán cần lưu ý gì khi nhận tiền tạm ứng?
Để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn điện tử, kế toán nên thực hiện các bước sau:
Kiểm tra hợp đồng: Xác định khoản tiền nhận được là tiền thanh toán trước, tiền tạm ứng hay tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Đối chiếu bản chất giao dịch: Không chỉ căn cứ vào tên gọi trên hợp đồng hoặc phiếu thu để xác định nghĩa vụ lập hóa đơn.
Theo dõi thời điểm thu tiền: Đối với khoản thanh toán trước cho dịch vụ, cần xác định ngày nhận tiền để lập hóa đơn đúng thời điểm.
Theo dõi thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ: Đối với giao dịch áp dụng nguyên tắc chung, cần xác định đúng mốc thời gian lập hóa đơn.
Lưu trữ chứng từ: Lưu hợp đồng, thỏa thuận đặt cọc, chứng từ thanh toán và tài liệu xác nhận việc thực hiện hợp đồng.
Kiểm tra quy định đặc thù: Đối với xây dựng, bất động sản hoặc dịch vụ có quy định riêng, cần áp dụng đúng thời điểm lập hóa đơn tương ứng.
Kết luận
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi nhận tiền tạm ứng phụ thuộc vào bản chất giao dịch. Đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa; đối với cung cấp dịch vụ, khoản tiền nhận trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ về nguyên tắc phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Ngoại lệ áp dụng đối với tiền đặt cọc đúng quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp cần xác định rõ khoản tiền nhận được, kiểm tra điều khoản hợp đồng và lưu giữ chứng từ đầy đủ để thực hiện đúng nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
