Hợp đồng cung cấp dịch vụ nghiệm thu theo quý thì lập hóa đơn khi nào?

1. Hợp đồng cung cấp dịch vụ nghiệm thu theo quý thì lập hóa đơn khi nào?

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định theo thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp dịch vụ được thực hiện trong thời gian dài, có nhiều lần bàn giao hoặc bàn giao theo từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần bàn giao phải lập hóa đơn cho khối lượng và giá trị dịch vụ tương ứng.

Do đó, đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ có quy định nghiệm thu theo quý, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tại thời điểm nghiệm thu tương ứng với khối lượng, giá trị dịch vụ đã hoàn thành và được bàn giao trong quý đó, theo nội dung hợp đồng và tình hình thực tế thực hiện dịch vụ.

2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ được xác định theo các nguyên tắc sau:

• Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ: Người cung cấp dịch vụ lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

• Khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

• Khi bàn giao nhiều lần: Mỗi lần bàn giao hàng hóa hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.

Như vậy, doanh nghiệp cần căn cứ vào tiến độ thực hiện, thời điểm hoàn thành hoặc bàn giao dịch vụ và điều khoản thanh toán của hợp đồng để xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp.

3. Ví dụ về thời điểm lập hóa đơn khi nghiệm thu theo quý

Công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý hệ thống cho Công ty B trong thời hạn một năm. Hai bên thỏa thuận nghiệm thu dịch vụ theo từng quý.

Trong trường hợp dịch vụ được thực hiện liên tục và hai bên nghiệm thu khối lượng dịch vụ hoàn thành vào cuối mỗi quý, Công ty A cần căn cứ vào kết quả nghiệm thu và quy định về thời điểm lập hóa đơn để lập hóa đơn cho phần dịch vụ tương ứng.

Ví dụ:

Lưu ý, việc nghiệm thu theo quý không đồng nghĩa trong mọi trường hợp doanh nghiệp đều được chờ đến cuối quý mới lập hóa đơn. Nếu dịch vụ đã hoàn thành trước đó, có bàn giao từng phần hoặc phát sinh khoản thu tiền thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định thời điểm lập hóa đơn theo đúng quy định áp dụng.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập hóa đơn dịch vụ theo quý?

Để hạn chế sai sót trong quá trình lập hóa đơn, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Quy định rõ trong hợp đồng: Ghi nhận phạm vi dịch vụ, tiến độ thực hiện, thời điểm nghiệm thu và phương thức thanh toán.

• Lưu hồ sơ nghiệm thu: Có biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng hoặc tài liệu bàn giao phù hợp với thực tế thực hiện hợp đồng.

• Theo dõi các khoản tiền nhận trước: Xác định khoản thu có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hay thuộc trường hợp ngoại lệ theo quy định.

• Không chỉ căn cứ vào ngày thanh toán: Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ có thể phát sinh trước khi khách hàng thanh toán.

• Rà soát quy định hiện hành: Đối chiếu quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch trước khi lập hóa đơn.

Kết luận

Đối với hợp đồng cung cấp dịch vụ nghiệm thu theo quý, thời điểm lập hóa đơn cần căn cứ vào thời điểm hoàn thành dịch vụ, việc bàn giao khối lượng hoặc hạng mục và các khoản tiền nhận trước nếu có. Khi dịch vụ được nghiệm thu, bàn giao theo từng quý, doanh nghiệp cần lập hóa đơn cho phần dịch vụ tương ứng theo đúng quy định, tránh chỉ căn cứ vào lịch thanh toán để xác định thời điểm xuất hóa đơn.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.