Cách xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại 2026: Ai xuất hóa đơn và xử lý thế nào?

Khách đã mua hàng, người bán đã xuất hóa đơn nhưng sau đó khách phát hiện sản phẩm lỗi, không đúng mẫu, không phù hợp nhu cầu hoặc hai bên thống nhất hủy giao dịch và trả hàng.

Lúc này, một loạt câu hỏi thường xuất hiện:

Bên bán hay bên mua phải xuất hóa đơn trả hàng?

Có phải hủy hóa đơn cũ không?

Khách chỉ trả một phần đơn hàng thì xử lý thế nào?

Thuế GTGT trên hóa đơn trả lại hàng áp dụng bao nhiêu phần trăm?

Hàng bán trên Shopee, TikTok Shop bị hoàn sau khi đã xuất hóa đơn thì phải làm gì?

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC tạo khung pháp lý mới về hóa đơn điện tử, trong đó quy định cụ thể hơn cách xử lý đối với hàng bán bị trả lại.

eHKD sẽ hướng dẫn từng trường hợp cụ thể trong bài viết dưới đây.

1. Hàng bán bị trả lại là gì?

Hàng bán bị trả lại là hàng hóa đã được người bán giao cho người mua và giao dịch đã được ghi nhận, nhưng sau đó người mua hoàn trả toàn bộ hoặc một phần hàng hóa cho người bán.

Một số tình huống phổ biến gồm:

• Hàng bị lỗi hoặc hư hỏng.

• Sản phẩm giao không đúng mẫu, màu sắc hoặc kích thước.

• Hàng không đạt chất lượng theo thỏa thuận.

• Người bán giao thừa số lượng.

• Khách được phép đổi hoặc trả hàng theo chính sách.

• Hai bên thống nhất hủy một phần hoặc toàn bộ giao dịch.

• Khách đổi sang sản phẩm khác làm thay đổi giá trị đơn hàng.

Nếu hóa đơn bán hàng đã được lập thì việc nhận hàng trở lại không chỉ liên quan đến kho hàng mà còn ảnh hưởng đến:

doanh thu – thuế – công nợ – tiền hoàn – hóa đơn điện tử.

Vì vậy cần xử lý đồng bộ thay vì chỉ nhập hàng trở lại kho.

2. Từ 01/07/2026, hàng bán bị trả lại ai phải xuất hóa đơn?

Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là:

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh.

Quy định này cũng áp dụng trong trường hợp khách đổi hàng và việc đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng hóa đã mua.

Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng.

Nếu người mua và người bán có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng, người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

Có thể hiểu đơn giản:

Đây là điểm rất quan trọng khi áp dụng quy định từ tháng 7/2026.

3. Có cần hủy hóa đơn bán hàng ban đầu không?

Thông thường không xử lý bằng cách đơn giản hủy hóa đơn gốc rồi coi như giao dịch chưa từng phát sinh.

Hóa đơn ban đầu phản ánh giao dịch bán hàng đã xảy ra.

Sau đó khách mới phát sinh việc trả hàng.

Vì vậy hai sự kiện cần được phản ánh theo trình tự:

Bước 1: Người bán đã bán hàng và lập hóa đơn.

Bước 2: Khách trả lại hàng.

Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xử lý theo trường hợp người mua lập hóa đơn trả hàng.

Cách này giúp hệ thống hóa đơn thể hiện được đầy đủ lịch sử giao dịch.

4. Khách trả lại toàn bộ hàng hóa thì xuất hóa đơn thế nào?

Ví dụ:

Ngày 10/08/2026, cửa hàng bán cho Công ty A một lô hàng:

• Giá chưa VAT: 20.000.000 đồng.

• Thuế GTGT: 10%.

• Tiền thuế: 2.000.000 đồng.

• Tổng thanh toán: 22.000.000 đồng.

Người bán đã lập hóa đơn đầy đủ.

Ngày 15/08, Công ty A phát hiện toàn bộ hàng không đúng chất lượng và hai bên thống nhất trả lại toàn bộ.

Trong trường hợp thông thường, người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn bán hàng ban đầu.

Nội dung điều chỉnh phản ánh giảm:

Giá trị hàng hóa: 20.000.000 đồng

Thuế GTGT: 2.000.000 đồng

Tổng giá trị thanh toán: 22.000.000 đồng

Sau khi xử lý, doanh thu và nghĩa vụ thuế liên quan được điều chỉnh tương ứng theo quy định.

5. Khách chỉ trả lại một phần hàng hóa thì làm thế nào?

Đây là tình huống rất phổ biến.

Ví dụ:

Khách mua:

100 sản phẩm × 500.000 đồng = 50 triệu đồng

Sau khi nhận hàng, khách trả lại 20 sản phẩm.

Giá trị hàng trả:

20 × 500.000 = 10 triệu đồng

Trong trường hợp này, người bán không điều chỉnh toàn bộ hóa đơn.

Người bán chỉ lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần:

20 sản phẩm – giá trị 10 triệu đồng

và phần thuế tương ứng.

Quy định hiện hành cho phép xử lý theo đúng lượng hàng thực tế bị trả lại.

Do đó dữ liệu sau điều chỉnh vẫn phản ánh:

80 sản phẩm đã bán;

20 sản phẩm được khách hoàn lại.

Đây là cách xử lý phù hợp hơn so với việc hủy cả hóa đơn 100 sản phẩm rồi xuất lại hóa đơn mới.

6. Thuế GTGT của hàng trả lại áp dụng bao nhiêu?

Hàng bán bị trả lại không có một thuế suất GTGT riêng.

Việc điều chỉnh thuế cần căn cứ vào giao dịch bán hàng ban đầu và chính sách thuế áp dụng cho hàng hóa đó.

Ví dụ:

Hóa đơn gốc áp dụng 10%

Phần hàng trả lại cũng điều chỉnh tiền thuế tương ứng với mức 10%.

Hóa đơn gốc áp dụng 8%

Nếu giao dịch ban đầu thuộc trường hợp áp dụng mức 8% theo chính sách thuế tương ứng thì phần hàng trả lại được điều chỉnh dựa trên chính sách thuế của giao dịch đó.

Hàng hóa không chịu thuế GTGT

Việc điều chỉnh phải tiếp tục phản ánh đúng tính chất không chịu thuế.

Hàng hóa áp dụng thuế suất 0%

Hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh đúng mức thuế suất đã áp dụng đối với giao dịch liên quan.

Người bán không được tự chọn một mức thuế khác chỉ vì việc trả hàng xảy ra ở thời điểm sau.

7. Ví dụ cách tính khi khách trả một phần đơn hàng

Giả sử:

Ngày 20/08/2026, cửa hàng bán một lô thiết bị:

Giá chưa thuế: 50 triệu đồng

Giả sử giao dịch áp dụng:

VAT: 8%

Tiền VAT:

4 triệu đồng

Tổng thanh toán:

54 triệu đồng

Sau đó khách trả lại một phần hàng có giá trị chưa thuế:

10 triệu đồng

Phần điều chỉnh tương ứng:

Giá trị hàng trả:

10.000.000 đồng

Thuế GTGT:

10.000.000 × 8% = 800.000 đồng

Tổng giá trị điều chỉnh:

10.800.000 đồng

Sau khi điều chỉnh, phần giao dịch còn lại tương ứng với hàng khách vẫn giữ.

8. Người mua có được tự xuất hóa đơn trả lại hàng không?

Có, nhưng cần đúng trường hợp.

Theo quy định áp dụng từ 01/07/2026, nếu người mua và người bán có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả hàng, người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán.

Ví dụ:

Công ty A mua hàng của Công ty B.

Sau đó Công ty A trả lại một phần hàng.

Hai doanh nghiệp có thỏa thuận rằng khi trả hàng, Công ty A sẽ lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho Công ty B.

Khi đó Công ty A thực hiện lập hóa đơn theo thỏa thuận và hai bên kê khai nghĩa vụ thuế theo quy định.

Điều này khác với trường hợp thông thường, khi người bán chủ động lập hóa đơn điều chỉnh.

9. Khách hàng là cá nhân thì xử lý thế nào?

Ví dụ một cửa hàng bán lẻ xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân.

Sau vài ngày khách mang hàng đến trả.

Khách hàng cá nhân thông thường không phải chủ thể có hệ thống hóa đơn điện tử để lập một hóa đơn trả hàng cho cửa hàng.

Trong trường hợp này, người bán thực hiện quy trình nhận lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Cửa hàng nên lưu lại những thông tin cần thiết về giao dịch trả hàng như:

• hóa đơn gốc;

• sản phẩm trả lại;

• số lượng;

• giá trị;

• ngày nhận lại hàng;

• lý do trả;

• chứng từ hoàn tiền nếu có.

Việc lưu đầy đủ hồ sơ giúp cửa hàng dễ đối chiếu nếu sau này có chênh lệch giữa hóa đơn, doanh thu và tồn kho.

10. Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng

Có một trường hợp đặc thù cần lưu ý.

Nếu hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng và tài sản đã đăng ký sang tên người mua thì quy trình trả lại cần xem xét thêm các quy định pháp luật liên quan đến tài sản đó.

Nếu người mua thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, người mua có thể phải lập hóa đơn trả lại cho người bán khi đáp ứng các điều kiện tương ứng.

Ví dụ có thể liên quan đến một số tài sản có thủ tục đăng ký quyền sở hữu theo quy định pháp luật.

Không nên áp dụng máy móc quy trình trả hàng thông thường cho các giao dịch này.

11. Đổi hàng có phải lập hóa đơn điều chỉnh không?

Có thể.

Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua cũng thuộc nhóm cần xử lý hóa đơn tương ứng.

Ví dụ:

Khách mua sản phẩm A giá:

10 triệu đồng

Sau đó đổi sang sản phẩm B giá:

15 triệu đồng

Chênh lệch:

5 triệu đồng

Do giá trị giao dịch thay đổi nên cần xử lý hóa đơn để phản ánh chính xác giao dịch thực tế sau khi đổi hàng.

Ngược lại, nếu chỉ đổi một sản phẩm cùng mã, cùng giá trị do lỗi kỹ thuật mà không làm thay đổi bản chất và giá trị giao dịch, doanh nghiệp cần căn cứ hồ sơ và trường hợp thực tế để xử lý phù hợp, không nên tự động coi mọi lần đổi hàng là một giao dịch bán mới.

12. Hàng Shopee, TikTok Shop bị hoàn sau khi đã xuất hóa đơn thì sao?

Đây là tình huống các hộ kinh doanh bán online rất dễ gặp.

Ví dụ:

Shop nhận đơn trên TikTok Shop.

Đơn hàng được giao thành công.

Shop phát hành hóa đơn.

Sau đó khách yêu cầu trả hàng và nền tảng chấp nhận hoàn tiền.

Lúc này shop cần xử lý đồng thời ít nhất bốn loại dữ liệu:

1. Trạng thái đơn hàng

Chuyển đơn sang trả hàng/hoàn tiền.

2. Kho hàng

Kiểm tra hàng thực tế đã được đơn vị vận chuyển hoàn lại hay chưa.

3. Tiền

Đối chiếu khoản nền tảng đã hoàn cho khách và số tiền thực tế shop nhận.

4. Hóa đơn

Xử lý hóa đơn đã lập theo quy định về hàng bán bị trả lại.

Sai lầm thường gặp là chỉ nhìn trạng thái “đã hoàn tiền” trên sàn và tự giảm doanh thu nhưng không xử lý hóa đơn đã phát hành.

Khi đó dữ liệu:

sàn TMĐT – doanh thu – hóa đơn – ngân hàng – tồn kho

có thể không còn khớp nhau.

13. Đơn hàng bị hoàn trước khi xuất hóa đơn thì sao?

Cần phân biệt với trường hợp hóa đơn đã lập.

Nếu giao dịch chưa phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn hoặc việc bán hàng chưa hoàn tất theo quy định và đơn bị hủy/hoàn trước đó, cách xử lý sẽ khác trường hợp hóa đơn đã phát hành.

Do đó trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, cửa hàng nên kiểm tra:

Hóa đơn gốc đã được phát hành chưa?

Nếu chưa có hóa đơn gốc thì không tồn tại hóa đơn để điều chỉnh.

Đây là bước kiểm tra rất đơn giản nhưng giúp tránh việc cửa hàng tạo thừa chứng từ.

14. Hàng bị trả lại có cần biên bản không?

Với góc độ quản trị và chứng minh giao dịch, eHKD khuyến nghị nên có văn bản hoặc chứng từ xác nhận việc trả hàng, đặc biệt với giao dịch có giá trị lớn hoặc giữa hai doanh nghiệp.

Nội dung có thể gồm:

• tên người bán;

• tên người mua;

• hóa đơn bán hàng ban đầu;

• ngày lập hóa đơn;

• tên hàng hóa;

• số lượng trả lại;

• giá trị;

• lý do trả;

• phương thức hoàn tiền;

• ngày bàn giao hàng;

• xác nhận của các bên.

Trường hợp hai bên lựa chọn phương án người mua lập hóa đơn trả hàng thì thỏa thuận giữa các bên càng cần được lưu trữ rõ ràng để chứng minh cơ sở xử lý hóa đơn.

Không nên chỉ trao đổi miệng rồi kế toán tự điều chỉnh dữ liệu.

15. Quy trình xử lý hàng bán bị trả lại nên thực hiện thế nào?

Một quy trình thực tế có thể gồm 5 bước:

Bước 1: Xác nhận yêu cầu trả hàng

Kiểm tra:

• sản phẩm;

• lý do trả;

• số lượng;

• hóa đơn ban đầu;

• điều kiện đổi trả.

Bước 2: Nhận hàng và kiểm tra thực tế

Xác định hàng:

• còn nguyên vẹn;

• hư hỏng;

• có thể nhập lại kho;

• cần đưa vào hàng lỗi;

• phải trả lại nhà cung cấp.

Không nên tự động nhập lại toàn bộ hàng hoàn vào tồn kho bán được.

Bước 3: Lập hồ sơ trả hàng

Ghi nhận đầy đủ thông tin và thỏa thuận giữa hai bên.

Bước 4: Xử lý hóa đơn

Thông thường:

người bán → lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Nếu có thỏa thuận phù hợp:

người mua → lập hóa đơn điện tử trả hàng.

Bước 5: Điều chỉnh dữ liệu liên quan

Đồng bộ:

doanh thu – thuế – công nợ – tiền hoàn – kho hàng – hóa đơn.

Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều cửa hàng thường bỏ qua.

16. Những lỗi thường gặp khi xử lý hàng bán bị trả lại

Lỗi 1: Khách trả hàng nhưng không xử lý hóa đơn

Kho đã nhận hàng trở lại nhưng doanh thu trên hóa đơn vẫn giữ nguyên.

Kết quả là doanh thu hóa đơn cao hơn giao dịch thực tế.

Lỗi 2: Hủy hóa đơn cũ một cách máy móc

Giao dịch bán hàng ban đầu từng tồn tại, sau đó mới xảy ra trả hàng.

Vì vậy cần phản ánh đúng lịch sử thay vì chỉ cố xóa giao dịch cũ.

Lỗi 3: Điều chỉnh cả hóa đơn khi khách chỉ trả một phần

Khách trả 2/10 sản phẩm nhưng kế toán điều chỉnh toàn bộ hóa đơn.

Điều này làm doanh thu và số liệu tồn kho sai.

Lỗi 4: Sử dụng sai thuế suất

Hóa đơn gốc dùng một chính sách thuế nhưng phần trả lại lại áp dụng một mức khác mà không có căn cứ.

Lỗi 5: Hoàn tiền nhưng quên nhập kho

Dòng tiền đã giảm nhưng hàng tồn chưa tăng.

Lỗi 6: Nhập kho nhưng quên hoàn tiền hoặc giảm công nợ

Hàng đã quay lại cửa hàng nhưng công nợ khách vẫn giữ nguyên.

Lỗi 7: Hàng hoàn từ sàn nhưng không đối chiếu hóa đơn

Đây là lỗi thường xảy ra ở shop bán hàng đa kênh.

17. Checklist xử lý một đơn hàng bị trả lại

Khi phát sinh trả hàng, chủ shop hoặc kế toán có thể kiểm tra nhanh:

• Hóa đơn gốc đã được phát hành chưa?

• Khách trả toàn bộ hay một phần?

• Số lượng thực nhận lại bao nhiêu?

• Hàng có đủ điều kiện nhập kho không?

• Hai bên đã xác nhận việc trả hàng chưa?

• Người bán hay người mua sẽ lập hóa đơn?

• Thuế suất của hóa đơn gốc là bao nhiêu?

• Đã lập hóa đơn điều chỉnh chưa?

• Đã hoàn tiền hoặc giảm công nợ chưa?

• Đã nhập lại hàng vào kho chưa?

• Doanh thu đã được điều chỉnh chưa?

• Dữ liệu trên sàn TMĐT có khớp không?

• Đã lưu hồ sơ trả hàng chưa?

Một đơn hàng chỉ nên được coi là xử lý xong khi hóa đơn, kho, doanh thu và tiền đều đã khớp.

18. Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi khách trả hàng?

Đối với hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là cửa hàng bán lẻ và bán online, lượng giao dịch trả hàng có thể khá lớn.

Nếu một cửa hàng có 500–1.000 đơn/tháng nhưng không có hệ thống theo dõi hàng hoàn thì rất dễ xuất hiện:

đơn đã hoàn nhưng hóa đơn chưa điều chỉnh;

hàng đã về kho nhưng chưa nhập;

tiền đã trả khách nhưng doanh thu chưa giảm;

hoặc sàn đã hoàn tiền nhưng cửa hàng chưa nhận lại hàng.

Vì vậy, nên quản lý riêng trạng thái:

Đang yêu cầu trả → Đang vận chuyển về → Đã nhận hàng → Đã hoàn tiền → Đã xử lý hóa đơn → Hoàn tất.

Không nên chỉ sử dụng duy nhất trạng thái “Đã trả hàng”.

19. eHKD giúp hộ kinh doanh quản lý hóa đơn dễ hơn

Khi số lượng giao dịch tăng, việc kiểm tra thủ công từng hóa đơn và từng đơn hoàn rất dễ xảy ra sai sót.

eHKD hướng tới việc hỗ trợ hộ kinh doanh kiểm soát tốt hơn:

• hóa đơn đã phát hành;

• hóa đơn cần điều chỉnh;

• doanh thu;

• thuế;

• hàng bán bị trả lại;

• công nợ;

• dữ liệu bán hàng;

• nghĩa vụ thuế.

Mục tiêu là giúp hộ kinh doanh hiểu đúng quy định – quản lý đúng dữ liệu – giảm sai sót – chủ động khi cơ quan thuế kiểm tra.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại thì bên nào xuất hóa đơn?

Từ 01/07/2026, nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng. Nếu hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn khi trả hàng thì người mua có thể lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

Khách trả một phần hàng có phải hủy hóa đơn cũ không?

Không nên hủy toàn bộ hóa đơn chỉ vì khách trả một phần hàng. Người bán xử lý điều chỉnh phần hàng thực tế được trả lại.

Khách trả toàn bộ đơn hàng thì xử lý thế nào?

Người bán thông thường lập hóa đơn điều chỉnh giảm toàn bộ giá trị tương ứng với phần hàng được trả lại.

Hóa đơn trả lại hàng dùng thuế suất bao nhiêu?

Việc điều chỉnh thuế căn cứ vào hóa đơn và chính sách thuế của giao dịch bán hàng ban đầu; hàng trả lại không có một mức thuế suất GTGT riêng.

Cá nhân mua hàng trả lại có phải xuất hóa đơn cho cửa hàng không?

Trong trường hợp thông thường, cá nhân không có hệ thống hóa đơn để lập hóa đơn trả hàng. Người bán thực hiện quy trình nhận lại hàng và lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Đổi sản phẩm khác có phải điều chỉnh hóa đơn không?

Nếu đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua thì thuộc trường hợp phải xử lý hóa đơn tương ứng theo quy định mới.

Hàng Shopee, TikTok bị hoàn có cần xử lý hóa đơn không?

Nếu shop đã lập hóa đơn trước khi đơn hàng bị hoàn thì cần kiểm tra và xử lý hóa đơn theo quy định, đồng thời đối chiếu doanh thu, tiền hoàn và hàng tồn kho.

Có bắt buộc người mua phải xuất hóa đơn trả hàng không?

Không. Theo quy định áp dụng từ 01/07/2026, nguyên tắc chung là người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Người mua lập hóa đơn trả hàng khi các bên có thỏa thuận phù hợp hoặc thuộc trường hợp đặc thù theo quy định.

Kết luận

Hàng bán bị trả lại là nghiệp vụ tưởng đơn giản nhưng ảnh hưởng đồng thời đến hóa đơn, doanh thu, thuế, tiền và tồn kho.

Từ 01/07/2026, cần ghi nhớ nguyên tắc quan trọng:

Khách trả toàn bộ hoặc một phần hàng → người bán thông thường lập hóa đơn điều chỉnh.

Hai bên có thỏa thuận người mua xuất hóa đơn trả hàng → người mua có thể lập hóa đơn điện tử cho người bán.

Khách chỉ trả một phần → chỉ điều chỉnh phần hàng thực tế bị trả.

Thuế GTGT → xử lý theo chính sách thuế của giao dịch liên quan, không có một thuế suất riêng cho “hàng trả lại”.

Đối với hộ kinh doanh bán lẻ hoặc bán hàng đa kênh, quy trình tốt nhất là luôn đối chiếu đồng thời:

Đơn hàng ↔ Hóa đơn ↔ Thanh toán ↔ Hàng hoàn ↔ Tồn kho.

Khi năm dữ liệu này khớp nhau, rủi ro sai sót về doanh thu và hóa đơn sẽ giảm đáng kể.

Lưu ý: Nội dung eHKD tổng hợp theo quy định pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm tháng 9/2026 và nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo. Đối với giao dịch đặc thù, tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc hồ sơ đang được cơ quan thuế kiểm tra, người nộp thuế nên đối chiếu văn bản pháp luật và hướng dẫn của cơ quan quản lý trực tiếp.

Căn cứ pháp lý chính

• Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

• Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn các quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử áp dụng từ 01/07/2026.