Dịch vụ bảo vệ phải xuất hóa đơn vào thời điểm nào từ ngày 01/7/2026? Tìm hiểu thời hạn lập hóa đơn sau khi đối soát dữ liệu và cách xác định kỳ quy ước theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ bảo vệ từ ngày 01/7/2026
Theo điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với dịch vụ bảo vệ thuộc trường hợp cung cấp thường xuyên, phát sinh số lượng lớn và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa đơn vị cung cấp dịch vụ với khách hàng, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:
Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên.
Thời hạn lập hóa đơn chậm nhất là ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Kỳ quy ước để tính lượng dịch vụ cung cấp được xác định theo thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng. <Cite refs={["turn421794view0"]} />
Như vậy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo vệ cần xác định đúng kỳ đối soát và theo dõi thời hạn lập hóa đơn, tránh xuất hóa đơn quá thời hạn quy định.
2. Ví dụ về thời điểm xuất hóa đơn dịch vụ bảo vệ
Công ty A cung cấp dịch vụ bảo vệ cho Công ty B theo hợp đồng hằng tháng. Hai bên thống nhất đối soát số ngày làm việc, số nhân viên bảo vệ và giá trị dịch vụ phát sinh trong tháng.
Nếu dịch vụ thuộc trường hợp áp dụng quy định về đối soát tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Công ty A lập hóa đơn khi hoàn thành đối soát dữ liệu với Công ty B, đồng thời phải bảo đảm thời hạn tối đa theo quy định.
Ví dụ:
Nội dung | Thời hạn cần lưu ý |
|---|---|
Dịch vụ phát sinh trong tháng 9 | Theo dõi quá trình đối soát số liệu của tháng 9 |
Hai bên hoàn thành đối soát | Lập hóa đơn tại thời điểm hoàn thành đối soát |
Hạn chót theo tháng phát sinh | Không quá ngày 07 của tháng 10 |
Trường hợp tính theo kỳ quy ước | Không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước |
Bảng trên mang tính minh họa. Doanh nghiệp cần căn cứ vào kỳ quy ước thực tế, thỏa thuận trong hợp đồng và thời điểm hoàn thành đối soát để xác định thời hạn áp dụng.
3. Nếu hợp đồng dịch vụ bảo vệ nghiệm thu theo quý thì lập hóa đơn khi nào?
Trường hợp hợp đồng quy định nghiệm thu hoặc đối soát theo quý, doanh nghiệp không nên mặc nhiên hiểu rằng có thể chờ đến cuối quý mới lập hóa đơn.
Nếu dịch vụ thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải căn cứ vào thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu và thời hạn tối đa theo quy định: không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Do đó, doanh nghiệp cần làm rõ kỳ quy ước trong hợp đồng và kiểm tra thời hạn tương ứng, thay vì chỉ căn cứ vào lịch nghiệm thu hoặc thanh toán.
4. Nếu khách hàng chưa thanh toán thì có phải xuất hóa đơn không?
Việc khách hàng chưa thanh toán không đồng nghĩa doanh nghiệp được tự động lùi thời điểm lập hóa đơn.
Đối với dịch vụ bảo vệ thuộc trường hợp phải đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định riêng về đối soát và thời hạn lập hóa đơn. Doanh nghiệp không nên lấy ngày nhận tiền làm căn cứ duy nhất để quyết định thời điểm xuất hóa đơn.
Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ không thuộc diện áp dụng quy định đặc thù về đối soát, cần xem xét quy tắc chung tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ và quy định về trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ.
5. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bảo vệ cần lưu ý gì?
Để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:
Quy định rõ kỳ đối soát: Ghi nhận kỳ tính phí, thời điểm chốt số liệu và trách nhiệm xác nhận của mỗi bên trong hợp đồng.
Theo dõi thời hạn lập hóa đơn: Kiểm soát hạn chót theo tháng phát sinh dịch vụ hoặc theo kỳ quy ước.
Lưu hồ sơ đối soát: Bảo quản bảng chấm công, lịch trực, xác nhận số lượng nhân viên và biên bản đối soát dịch vụ.
Đối chiếu giá trị dịch vụ: Bảo đảm số liệu trên hóa đơn phù hợp với hợp đồng và kết quả cung cấp dịch vụ thực tế.
Phối hợp giữa các bộ phận: Bộ phận vận hành cần chuyển số liệu kịp thời cho kế toán để hoàn thành đối soát và lập hóa đơn đúng hạn.
Kết luận
Đối với dịch vụ bảo vệ thuộc trường hợp cung cấp thường xuyên, phát sinh số lượng lớn và cần đối soát dữ liệu, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Doanh nghiệp cần xác định đúng kỳ đối soát, lưu đầy đủ hồ sơ và kiểm soát thời hạn để lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
