Chi phí khám sức khỏe cho nhân viên hạch toán vào tài khoản nào theo Thông tư 99?

Chi phí khám sức khỏe cho nhân viên hạch toán vào tài khoản nào?

Theo khoản 6 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả chi phí khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động theo quy định.

Khoản chi này được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với doanh nghiệp.

Đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp không có hoạt động dịch vụ, khoản chi được hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên.

Theo Thông tư 99/2026/TT-BTC, việc hạch toán chi phí khám sức khỏe cho nhân viên có thể thực hiện vào TK 642 hoặc TK 353, tùy thuộc vào nguồn chi của doanh nghiệp.

Hạch toán vào TK 642 khi nào?

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được sử dụng để phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.

Trong đó có các khoản chi dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe cho người lao động và khoản chi này được tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp, kế toán có thể hạch toán vào TK 642.

Ví dụ:

Doanh nghiệp thuê cơ sở y tế tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên và nhận được hóa đơn với giá trị 30 triệu đồng.

Khi ghi nhận chi phí, kế toán có thể hạch toán:

Nợ TK 642: 30 triệu đồng
Có TK 111/112/331: 30 triệu đồng

Trường hợp hóa đơn có thuế GTGT và doanh nghiệp đáp ứng điều kiện khấu trừ thì phần thuế GTGT đầu vào được hạch toán theo quy định.

Khi nào hạch toán vào TK 353?

TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi được sử dụng để phản ánh các quỹ được trích từ lợi nhuận sau thuế để phục vụ nhu cầu phúc lợi và cải thiện đời sống người lao động.

Nếu doanh nghiệp sử dụng quỹ phúc lợi để chi trả tiền khám sức khỏe cho nhân viên thì khoản chi có thể được hạch toán vào TK 353, cụ thể là TK 3532 – Quỹ phúc lợi.

Như vậy, việc lựa chọn TK 642 hay TK 353 phụ thuộc vào nguồn tiền được sử dụng để chi trả.

Có thể hiểu đơn giản:

• Chi từ chi phí hoạt động của doanh nghiệp → hạch toán vào TK 642.

• Chi từ quỹ phúc lợi → hạch toán vào TK 3532.

Chi phí khám sức khỏe có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Có.

Chi phí khám sức khỏe cho người lao động do người sử dụng lao động chi trả theo quy định được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên lưu giữ các chứng từ liên quan như:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận với cơ sở khám chữa bệnh;

• Hóa đơn hợp pháp;

• Chứng từ thanh toán;

• Danh sách người lao động được khám;

• Kế hoạch hoặc quyết định tổ chức khám sức khỏe;

• Các chứng từ khác liên quan đến khoản chi.

Công ty không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động có bị phạt không?

Có.

Theo khoản 2 Điều 33 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động có thể bị phạt từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng cho mỗi người lao động vi phạm, nhưng tổng mức phạt đối với cá nhân không quá 75 triệu đồng.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Theo đó, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2 triệu đồng đến 6 triệu đồng cho mỗi người lao động vi phạm, tổng mức phạt tối đa không quá 150 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc tổ chức khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động. Nếu người lao động đã tự đi khám thì doanh nghiệp phải thanh toán chi phí theo quy định.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi hạch toán?

Khi phát sinh chi phí khám sức khỏe cho nhân viên, kế toán nên xác định trước nguồn chi để lựa chọn tài khoản phù hợp.

Nếu khoản chi được tính vào chi phí quản lý, có thể sử dụng TK 642. Nếu doanh nghiệp sử dụng quỹ phúc lợi để chi thì hạch toán vào TK 3532.

Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ và hồ sơ liên quan để chứng minh khoản chi.

Kết luận

Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên có thể được hạch toán vào TK 642 hoặc TK 353, tùy thuộc vào nguồn chi.

Nếu doanh nghiệp chi từ chi phí hoạt động thì hạch toán vào TK 642. Nếu chi từ quỹ phúc lợi thì hạch toán vào TK 3532.

Khoản chi khám sức khỏe cho người lao động do doanh nghiệp chi trả theo quy định được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.