Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động 2026: Doanh nghiệp phải làm gì, khám những gì và bị phạt ra sao?

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không đơn thuần là một chế độ phúc lợi của doanh nghiệp mà còn là trách nhiệm của người sử dụng lao động theo quy định về an toàn, vệ sinh lao động.

Năm 2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý cả tần suất khám, nội dung khám, đối tượng phải khám 6 tháng/lần, việc báo cáo kết quả tại địa phương và mức xử phạt mới từ ngày 10/9/2026.

Dưới đây là những nội dung doanh nghiệp nên kiểm tra để tránh bỏ sót nghĩa vụ.

Doanh nghiệp có bắt buộc khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không?

Có.

Theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, hằng năm người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe cho người lao động ít nhất một lần.

Quy định này không đặt ra điều kiện doanh nghiệp phải có từ bao nhiêu lao động trở lên mới phải thực hiện. Vì vậy, doanh nghiệp có số lượng lao động ít vẫn cần kiểm tra nghĩa vụ khám sức khỏe đối với người lao động thuộc phạm vi áp dụng.

Tần suất khám được xác định như sau:

Đối với lao động nữ, khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cần có nội dung khám chuyên khoa phụ sản.

Người làm việc trong môi trường có yếu tố nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp còn phải được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định.

Năm 2026 người lao động được khám những nội dung gì?

Từ ngày 01/7/2026, nội dung khám sức khỏe được thực hiện theo Điều 36 Thông tư 32/2023/TT-BYT sau khi được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT.

Đối với người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên, có thể hình dung nội dung khám theo ba nhóm chính:

Một thay đổi doanh nghiệp nên lưu ý là đối với khám sức khỏe định kỳ, các nội dung cận lâm sàng được thực hiện theo chỉ định của bác sĩ; không nên hiểu rằng mọi đợt khám định kỳ đều bắt buộc phải thực hiện cùng một bộ xét nghiệm cho tất cả người lao động.

Lao động nữ có bắt buộc khám phụ sản không?

Có.

Khi doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ, lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản theo quy định.

Do đó, khi ký hợp đồng với cơ sở khám chữa bệnh, doanh nghiệp nên kiểm tra trước gói khám có bao gồm nội dung này hay chưa, thay vì chỉ lựa chọn gói khám sức khỏe tổng quát thông thường.

Cách làm phù hợp cho doanh nghiệp

Khi xây dựng danh sách khám, có thể chia người lao động thành ba nhóm:

Nhóm 1 – Lao động thông thường: áp dụng gói khám định kỳ cơ bản.

Nhóm 2 – Lao động nữ: bổ sung nội dung khám chuyên khoa phụ sản.

Nhóm 3 – Lao động có yếu tố nghề nghiệp: bổ sung khám phát hiện bệnh nghề nghiệp tương ứng với yếu tố tiếp xúc tại nơi làm việc.

Cách chia này giúp doanh nghiệp tránh sử dụng một gói khám giống nhau cho toàn bộ nhân sự trong khi yêu cầu pháp lý của từng nhóm có thể khác nhau.

Khi nào doanh nghiệp phải tổ chức khám ngoài kỳ khám hằng năm?

Ngoài kỳ khám sức khỏe định kỳ, một số trường hợp doanh nghiệp còn phải lưu ý việc tổ chức khám trước hoặc sau khi bố trí công việc.

Đáng chú ý gồm trường hợp người lao động được chuyển sang làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hơn hoặc người lao động trở lại làm việc sau khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và đã phục hồi sức khỏe.

Doanh nghiệp không nên chỉ thiết lập lịch khám cố định một lần trong năm rồi coi như đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ.

Doanh nghiệp có được đưa người lao động đến bất kỳ phòng khám nào không?

Không nên lựa chọn cơ sở khám chỉ dựa vào giá hoặc khoảng cách.

Luật An toàn, vệ sinh lao động yêu cầu việc khám sức khỏe và khám phát hiện bệnh nghề nghiệp phải được tổ chức tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đáp ứng yêu cầu và điều kiện chuyên môn kỹ thuật.

Trước khi ký hợp đồng, bộ phận nhân sự nên kiểm tra tối thiểu ba yếu tố:

Ai phải trả tiền khám sức khỏe định kỳ?

Chi phí khám sức khỏe định kỳ thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.

Mức giá khám không có một con số cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Theo quy định về khám sức khỏe, chi phí có thể được xác định theo giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hoặc theo thỏa thuận giữa các bên trong trường hợp pháp luật cho phép.

Do đó, giá thực tế có thể khác nhau tùy cơ sở y tế, phạm vi khám, số lượng lao động và các dịch vụ phát sinh.

Chi phí khám sức khỏe có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Về nguyên tắc, có.

Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định chi phí cho hoạt động khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động do người sử dụng lao động chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Doanh nghiệp vẫn cần bảo đảm hồ sơ, hóa đơn, chứng từ và các điều kiện về chi phí được trừ theo quy định thuế hiện hành.

Để thuận tiện khi kiểm tra sau này, nên lưu cùng một bộ hồ sơ:

Kế hoạch khám → Danh sách người lao động → Hợp đồng với cơ sở y tế → Kết quả thực hiện → Hóa đơn, chứng từ thanh toán → Báo cáo theo yêu cầu địa phương

Cách lưu này giúp bộ phận nhân sự và kế toán có thể đối chiếu cùng một nghiệp vụ mà không phải tìm hồ sơ ở nhiều nơi khác nhau.

Báo cáo khám sức khỏe định kỳ năm 2026 nộp khi nào?

Đây là phần doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì không nên mặc định toàn bộ 34 tỉnh, thành đều có cùng một thời hạn.

Trong năm 2026, một số địa phương đã ban hành yêu cầu hoặc hướng dẫn riêng về thời gian cập nhật, báo cáo kết quả khám sức khỏe cho người lao động.

Một số mốc đã được công bố gồm:

Doanh nghiệp cần lưu ý: thời hạn, biểu mẫu và phương thức gửi có thể phụ thuộc hướng dẫn của cơ quan tại từng địa phương. Vì vậy, không nên lấy thời hạn của một tỉnh để áp dụng cho doanh nghiệp đặt tại tỉnh khác.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở sản xuất hoặc người lao động tại nhiều địa phương, nên kiểm tra riêng yêu cầu của từng nơi.

Doanh nghiệp ở Hải Phòng cần chú ý gì?

Theo hướng dẫn được công bố trong năm 2026, Hải Phòng áp dụng cơ chế cập nhật có tính liên tục thay vì chỉ chờ một thời điểm cuối năm.

Có thể hiểu quy trình theo hướng:

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu khám của người lao động từ ngày 01/01/2026 đến thời điểm thực hiện báo cáo lần đầu.

Bước 2: Thực hiện báo cáo theo hướng dẫn của cơ quan quản lý địa phương.

Bước 3: Khi phát sinh dữ liệu khám mới, tiếp tục cập nhật.

Bước 4: Việc cập nhật biến động cần được thực hiện chậm nhất sau 05 ngày kể từ khi có dữ liệu mới phát sinh.

Vì vậy, doanh nghiệp tại Hải Phòng không nên để toàn bộ dữ liệu khám sức khỏe đến cuối năm mới tổng hợp một lần.

Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ bị phạt bao nhiêu?

Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.

Đối với hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc không tổ chức khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động, mức xử phạt được tính theo số người lao động bị vi phạm.

Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn có thể bị buộc tổ chức khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định.

Nếu người lao động đã tự bỏ tiền thực hiện việc khám, doanh nghiệp có thể bị buộc thanh toán lại chi phí cho người lao động.

Ví dụ doanh nghiệp có 20 nhân viên nhưng không tổ chức khám thì sao?

Giả sử một doanh nghiệp thuộc trường hợp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho 20 người lao động nhưng không thực hiện.

Mức phạt không đơn giản là áp một khoản cố định cho toàn doanh nghiệp mà có thể được tính theo từng người lao động bị vi phạm, sau đó áp dụng giới hạn tối đa theo quy định.

Điều này có nghĩa doanh nghiệp càng có nhiều lao động bị bỏ sót thì rủi ro tài chính càng lớn.

Vì vậy, khi kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi:

“Công ty đã tổ chức khám sức khỏe chưa?”

Mà cần kiểm tra:

Tổng số lao động phải khám → Số người thực tế đã khám → Người chưa khám → Người thuộc nhóm 6 tháng/lần → Người cần khám bệnh nghề nghiệp

Đây mới là cách xác định doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ hay chưa.

Quy trình khám sức khỏe định kỳ nên thực hiện như thế nào?

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa thành quy trình 6 bước để tránh mỗi năm thực hiện theo một cách khác nhau.

Trong đó, bước dễ bị bỏ sót nhất thường là xử lý người lao động không tham gia đợt khám tập trung.

Doanh nghiệp nên lập danh sách riêng và bố trí khám bổ sung thay vì chỉ lưu danh sách người đã tham gia.

Checklist doanh nghiệp nên kiểm tra trong năm 2026

Thay vì rà soát từng quy định riêng lẻ, bộ phận HR có thể sử dụng bảng kiểm sau:

5 lỗi doanh nghiệp dễ mắc khi tổ chức khám sức khỏe

Chỉ khám cho nhân viên ký hợp đồng dài hạn

Doanh nghiệp cần xác định đối tượng dựa trên quan hệ và phạm vi áp dụng của pháp luật, không nên tự đặt tiêu chí chỉ nhân viên lâu năm mới được khám.

Tổ chức khám một lần nhưng bỏ quên nhóm phải khám 6 tháng/lần

Người làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và một số nhóm đặc thù cần tần suất cao hơn.

Không có nội dung khám phụ sản cho lao động nữ

Một gói khám tổng quát chưa chắc đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu.

Không theo dõi người vắng mặt

Việc đã tổ chức một buổi khám không đồng nghĩa toàn bộ nghĩa vụ đã hoàn thành nếu vẫn còn người thuộc diện phải khám nhưng chưa được khám.

Có kết quả khám nhưng không thực hiện yêu cầu báo cáo hoặc cập nhật

Trong năm 2026, doanh nghiệp cần theo dõi thêm hướng dẫn của địa phương nơi mình hoạt động để xác định cách nộp và thời hạn phù hợp.

Kết luận

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động là nghĩa vụ doanh nghiệp cần thực hiện thường xuyên, không nên chỉ xử lý khi có đợt thanh tra hoặc khi cơ quan quản lý yêu cầu báo cáo.

Đối với phần lớn người lao động, doanh nghiệp phải tổ chức khám ít nhất 01 lần mỗi năm. Một số nhóm đặc thù phải được khám ít nhất 06 tháng/lần. Lao động nữ cần được khám chuyên khoa phụ sản, còn người làm việc trong môi trường có nguy cơ mắc bệnh nghề nghiệp cần được khám phát hiện bệnh nghề nghiệp.

Từ ngày 10/9/2026, mức xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP đối với doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe định kỳ có thể được tính theo từng người lao động và tổng mức phạt đối với tổ chức có thể lên tới 150 triệu đồng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên quản lý việc khám sức khỏe như một quy trình định kỳ gồm: xác định đúng đối tượng – phân nhóm – tổ chức khám – xử lý người chưa khám – lưu hồ sơ – cập nhật và báo cáo đúng yêu cầu địa phương.

Căn cứ pháp lý chính:

Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015;

Thông tư 32/2023/TT-BYT và nội dung sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 25/2026/TT-BYT;

Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bài viết được eHKD tổng hợp theo các quy định và hướng dẫn được công bố đến ngày 01/10/2026. Do yêu cầu báo cáo tại từng địa phương có thể được cập nhật, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm thông báo mới của cơ quan có thẩm quyền nơi mình hoạt động.