Người lao động tự đi khám sức khỏe bên ngoài rồi nộp kết quả cho công ty có được không?

Trong năm 2026, nhiều người lao động có thể được khám sức khỏe miễn phí theo các chương trình của Nhà nước hoặc chủ động khám tại bệnh viện, phòng khám bên ngoài.

Từ đó phát sinh câu hỏi: người lao động đã có kết quả khám sức khỏe thì có thể nộp lại cho công ty để thay cho kỳ khám sức khỏe định kỳ do doanh nghiệp tổ chức hay không?

Câu trả lời là: doanh nghiệp không nên mặc định sử dụng kết quả người lao động tự đi khám để thay thế nghĩa vụ tổ chức khám sức khỏe định kỳ.

Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 quy định trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe hằng năm thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động thông thường phải được khám ít nhất một lần mỗi năm; một số nhóm đặc thù phải được khám ít nhất 06 tháng/lần.

Vì sao người lao động tự khám không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ?

Điểm cần phân biệt nằm ở hai khái niệm:

Luật quy định người sử dụng lao động phải tổ chức khám sức khỏe, đồng thời việc khám phải được thực hiện tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đáp ứng yêu cầu và điều kiện chuyên môn kỹ thuật.

Vì vậy, nếu người lao động hoàn toàn tự đi khám mà không nằm trong kế hoạch hoặc phương án khám do doanh nghiệp tổ chức thì công ty không nên chỉ thu lại giấy khám rồi coi như đã hoàn thành nghĩa vụ.

Người lao động được khám miễn phí rồi thì kết quả có dùng được không?

Có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo hoặc bổ sung hồ sơ sức khỏe, nhưng cần phân biệt việc “có kết quả khám” với việc “doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ tổ chức khám định kỳ”.

Ví dụ:

Anh A tham gia một chương trình khám sức khỏe miễn phí tại địa phương và nhận được kết quả tổng quát.

Anh A sau đó gửi kết quả này cho bộ phận nhân sự.

Trong trường hợp này, công ty có thể lưu kết quả để tham khảo tình trạng sức khỏe của anh A. Tuy nhiên, chỉ riêng việc nhận giấy khám đó không đủ cơ sở để mặc nhiên kết luận doanh nghiệp đã hoàn thành trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động.

Khác biệt còn nằm ở nội dung khám

Khám sức khỏe định kỳ cho người lao động không phải lúc nào cũng giống một gói khám sức khỏe thông thường.

Từ năm 2026, hồ sơ và nội dung khám sức khỏe đã được cập nhật theo Thông tư 25/2026/TT-BYT sửa đổi Thông tư 32/2023/TT-BYT. Đối với người từ đủ 18 tuổi, hồ sơ khám hiện sử dụng Mẫu số 03 Phụ lục XXIV.

Ngoài nội dung khám chung, doanh nghiệp còn phải lưu ý những nhóm lao động có yêu cầu riêng.

Các yêu cầu này được quy định tại Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động.

Do đó, một phiếu khám tổng quát miễn phí bên ngoài có thể không bao gồm đầy đủ nội dung phù hợp với vị trí công việc hoặc nhóm lao động của doanh nghiệp.

Trường hợp công ty cho nhân viên tự đi khám thì sao?

Đây là tình huống cần phân biệt với việc nhân viên hoàn toàn tự đi khám vì nhu cầu cá nhân.

Doanh nghiệp có thể tổ chức hoạt động khám theo nhiều cách phù hợp với điều kiện thực tế, nhưng cần bảo đảm bản chất đây vẫn là hoạt động do người sử dụng lao động tổ chức, có cơ sở khám đáp ứng yêu cầu và nội dung khám phù hợp.

Ví dụ, thay vì đưa toàn bộ nhân viên đi khám cùng một ngày, doanh nghiệp có thể bố trí người lao động đến cơ sở khám theo lịch hoặc theo từng nhóm.

Điểm quan trọng là doanh nghiệp phải quản lý được:

Ai thuộc diện phải khám → khám tại đâu → nội dung khám gì → thời gian nào → ai chưa hoàn thành → kết quả được lưu ra sao.

Không nên chuyển toàn bộ trách nhiệm sang người lao động theo kiểu:

“Nhân viên tự tìm bệnh viện đi khám rồi gửi giấy về công ty.”

Cách làm này có thể khiến doanh nghiệp khó chứng minh mình đã thực hiện đúng nghĩa vụ tổ chức khám theo luật.

Nếu công ty không tổ chức, người lao động tự bỏ tiền đi khám thì sao?

Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực từ ngày 10/9/2026.

Theo Điều 33 Nghị định này, trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động có thể bị xử phạt.

Mức phạt cơ bản đối với cá nhân là:

Từ 1 triệu đồng đến 3 triệu đồng đối với mỗi người lao động bị vi phạm, nhưng tổng mức phạt theo khung này không quá 75 triệu đồng.

Đối với tổ chức, mức phạt được áp dụng bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Có thể tóm tắt như sau:

Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn có thể bị buộc tổ chức khám sức khỏe cho người lao động.

Đặc biệt, nếu người lao động đã phải tự thực hiện việc khám thì người sử dụng lao động còn có thể bị buộc thanh toán lại chi phí khám sức khỏe hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho người lao động.

Nếu người lao động đi khám miễn phí thì công ty có phải hoàn tiền không?

Nếu người lao động thực tế không phát sinh chi phí, sẽ không có khoản tiền khám thực tế để hoàn lại.

Tuy nhiên, điều đó không làm mất đi vấn đề chính: doanh nghiệp vẫn phải xem xét mình đã thực hiện đúng trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe định kỳ hay chưa.

Nói cách khác:

Khám miễn phí liên quan đến việc người lao động có phải trả tiền hay không.

Khám sức khỏe định kỳ theo nghĩa vụ doanh nghiệp liên quan đến trách nhiệm của người sử dụng lao động.

Đây là hai vấn đề khác nhau.

Công ty có thể lấy kết quả nhân viên tự khám để đưa vào báo cáo không?

Doanh nghiệp nên thận trọng.

Việc lập báo cáo không chỉ dựa vào việc có một tờ kết quả khám mà còn phải bảo đảm số liệu phản ánh đúng hoạt động khám sức khỏe đã được tổ chức và đúng đối tượng.

Trước khi đưa một kết quả khám bên ngoài vào dữ liệu báo cáo, doanh nghiệp nên kiểm tra tối thiểu:

Nếu không xác định được các yếu tố trên, doanh nghiệp không nên chỉ nhập số lượng vào báo cáo để đủ chỉ tiêu.

Ví dụ dễ hiểu

Trường hợp 1: Nhân viên tự khám vì nhu cầu cá nhân

Chị B tự đi khám tổng quát tại bệnh viện vào tháng 5 và nộp kết quả cho công ty.

Cách xử lý phù hợp: Công ty có thể lưu kết quả tham khảo nhưng không nên mặc nhiên coi đây là kỳ khám định kỳ do doanh nghiệp tổ chức.

Trường hợp 2: Nhân viên tham gia chương trình khám miễn phí

Anh C được địa phương tổ chức khám miễn phí và có kết quả.

Cách xử lý phù hợp: Doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung, cơ sở thực hiện và yêu cầu của kỳ khám doanh nghiệp trước khi quyết định sử dụng dữ liệu.

Trường hợp 3: Công ty lập kế hoạch và cho nhân viên đến khám theo từng đợt

Công ty ký hoặc bố trí khám tại cơ sở đủ điều kiện nhưng cho nhân viên tự lựa chọn ngày trong khoảng thời gian quy định.

Cách xử lý: Đây khác với trường hợp nhân viên hoàn toàn tự đi khám. Công ty cần lưu danh sách, theo dõi việc hoàn thành và bảo đảm nội dung khám đúng quy định.

Trường hợp 4: Công ty không tổ chức gì, yêu cầu nhân viên tự đi khám

Công ty thông báo mọi nhân viên tự tìm nơi khám và tự chịu trách nhiệm mang kết quả về.

Rủi ro: Doanh nghiệp có thể khó chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ “tổ chức khám sức khỏe” theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động.

Cách làm an toàn cho doanh nghiệp

Thay vì thu giấy khám từ nhân viên một cách rời rạc, doanh nghiệp nên quản lý theo quy trình:

Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp có thể chứng minh toàn bộ quá trình thực hiện thay vì chỉ có một tập giấy khám sức khỏe do nhân viên tự mang về.

Doanh nghiệp có phải trả chi phí khám định kỳ không?

Có.

Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động quy định chi phí cho hoạt động khám sức khỏe và khám phát hiện bệnh nghề nghiệp thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động.

Khoản chi này cũng được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật thuế.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên yêu cầu người lao động tự chịu chi phí khám định kỳ mà pháp luật đặt trách nhiệm chi trả lên người sử dụng lao động.

Kết luận

Người lao động có thể tự đi khám sức khỏe bên ngoài, bao gồm cả trường hợp tham gia chương trình khám miễn phí, và có thể gửi kết quả cho doanh nghiệp để tham khảo hoặc bổ sung hồ sơ.

Tuy nhiên, việc người lao động tự đi khám không mặc nhiên thay thế trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.

Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng kế hoạch, xác định đúng đối tượng, lựa chọn cơ sở khám đáp ứng điều kiện, theo dõi người đã khám và lưu hồ sơ đầy đủ.

Nếu doanh nghiệp không tổ chức khám theo quy định, từ ngày 10/9/2026 có thể bị xử phạt theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Trường hợp người lao động đã phải tự chi tiền khám, doanh nghiệp còn có thể bị buộc thanh toán lại khoản chi phí đó.

Căn cứ pháp lý chính:

Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015;

Thông tư 32/2023/TT-BYT được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 25/2026/TT-BYT;

Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bài viết được eHKD tổng hợp theo quy định đang áp dụng tại thời điểm 01/10/2026 và mang tính chất tham khảo.