Trường hợp nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy từ ngày 01/07/2026? Tìm hiểu điều kiện chuyển đổi, mục đích sử dụng và những lưu ý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Có được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không?
Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong một số trường hợp nhất định.
Cụ thể, việc chuyển đổi được thực hiện khi:
Có yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định pháp luật.
Phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính cần chuyển đổi để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
Việc chuyển đổi phải bảo đảm nội dung trên hóa đơn giấy khớp đúng với hóa đơn điện tử ban đầu và đáp ứng yêu cầu tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Như vậy, doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ các mục đích được quy định, nhưng không nên xem bản giấy sau chuyển đổi là hóa đơn gốc thay thế cho hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch. <Cite refs={["turn649114view0","turn649114search1"]}/>
2. Các trường hợp được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trường hợp 1: Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền
Hóa đơn điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra yêu cầu theo quy định pháp luật.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần bảo đảm bản giấy thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời cung cấp tài liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Trường hợp 2: Phục vụ công tác kế toán
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhằm phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán.
Ví dụ, bộ phận kế toán cần bản giấy để kèm theo hồ sơ nghiệp vụ hoặc phục vụ việc theo dõi nội bộ. Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi, nhưng phải bảo đảm nội dung bản giấy khớp với hóa đơn điện tử gốc.
Lưu ý: Hóa đơn giấy được chuyển đổi để phục vụ ghi sổ, theo dõi kế toán không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. <Cite refs={["turn649114view0"]}/>
3. Điều kiện khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Bảo đảm nội dung khớp đúng: Thông tin trên hóa đơn giấy phải phù hợp với hóa đơn điện tử được chuyển đổi.
Đáp ứng quy định về giao dịch điện tử: Việc chuyển đổi phải tuân thủ khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.
Đúng mục đích sử dụng: Chỉ thực hiện chuyển đổi trong các trường hợp được pháp luật quy định.
Không làm thay đổi bản chất chứng từ: Bản giấy sau chuyển đổi không mặc nhiên thay thế hóa đơn điện tử gốc hoặc có hiệu lực giao dịch, thanh toán trong mọi trường hợp.
Doanh nghiệp nên lưu giữ hóa đơn điện tử gốc và bản giấy chuyển đổi cùng hồ sơ liên quan để thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
4. Hóa đơn giấy sau chuyển đổi có được dùng để thanh toán không?
Không phải trong mọi trường hợp.
Theo điểm b.2 khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ việc ghi sổ, theo dõi theo quy định pháp luật về kế toán thì bản giấy sau chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Ngoại lệ được quy định đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo Nghị định này.
Vì vậy, khi bên mua hoặc bộ phận kế toán cần bản giấy, cần xác định rõ mục đích sử dụng. Không nên chỉ dựa vào bản giấy đã in để kết luận rằng hóa đơn đó có thể dùng thay hóa đơn điện tử trong giao dịch thanh toán.
5. Phân biệt chuyển đổi hóa đơn điện tử với in hóa đơn để lưu hồ sơ
Hai việc này có thể liên quan nhưng không nên mặc định là hoàn toàn giống nhau.
Tiêu chí | Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy | In bản thể hiện để tham khảo, theo dõi nội bộ |
|---|---|---|
Mục đích | Phục vụ kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc nghiệp vụ kế toán theo quy định | Hỗ trợ tra cứu, đối chiếu nội bộ |
Yêu cầu | Phải đáp ứng điều kiện chuyển đổi theo pháp luật | Cần bảo đảm bản in phản ánh đúng dữ liệu hóa đơn gốc |
Hiệu lực giao dịch, thanh toán | Phụ thuộc trường hợp chuyển đổi và quy định pháp luật | Không mặc nhiên có hiệu lực thay hóa đơn điện tử |
Hồ sơ cần lưu | Cần bảo quản hóa đơn điện tử gốc và tài liệu liên quan | Nên lưu thông tin tham chiếu để đối chiếu với hóa đơn điện tử gốc |
Bảng trên nhằm giúp doanh nghiệp phân biệt mục đích sử dụng. Khi thực hiện nghiệp vụ cụ thể, cần căn cứ vào quy định về hóa đơn điện tử, kế toán và giao dịch điện tử đang áp dụng.
6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuyển đổi hóa đơn điện tử?
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên:
Kiểm tra hóa đơn điện tử gốc trước khi chuyển đổi.
Đối chiếu đầy đủ các thông tin trên bản giấy với dữ liệu điện tử.
Xác định rõ mục đích chuyển đổi và căn cứ thực hiện.
Lưu trữ hóa đơn điện tử gốc cùng hồ sơ, tài liệu liên quan.
Không sử dụng bản giấy chuyển đổi để thay thế hóa đơn điện tử trong giao dịch, thanh toán nếu pháp luật không cho phép.
Khi có yêu cầu từ cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra hoặc điều tra, thực hiện theo đúng phạm vi và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
7. Căn cứ pháp lý
Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được nêu tại:
Khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy và yêu cầu bảo đảm nội dung khớp đúng.
Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử: Quy định yêu cầu đối với việc chuyển đổi giữa thông điệp dữ liệu và văn bản giấy.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
Có thể tham khảo văn bản gốc tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên Cổng thông tin văn bản Chính phủ.
Kết luận
Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi sang hóa đơn giấy khi có yêu cầu của cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc để phục vụ nghiệp vụ kế toán theo quy định. Việc chuyển đổi phải bảo đảm nội dung khớp đúng với hóa đơn điện tử gốc. Đặc biệt, bản giấy chuyển đổi để ghi sổ, theo dõi kế toán không có hiệu lực giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
