Theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế có thể chủ động chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Một số trường hợp có rủi ro cao về thuế còn phải chuyển đổi theo thông báo của cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
Trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử từ không có mã sang có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hai hình thức hóa đơn được áp dụng theo quy định hiện hành. Trong quá trình hoạt động, người nộp thuế có thể chủ động thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn hoặc phải chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp được quy định.
Căn cứ Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện trong các trường hợp cụ thể dưới đây.
1. Người nộp thuế chủ động chuyển đổi khi có nhu cầu
Theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 của Thông tư này.
Như vậy, việc chuyển đổi không phải lúc nào cũng xuất phát từ yêu cầu bắt buộc của cơ quan thuế. Người nộp thuế có thể chủ động đăng ký thay đổi hình thức sử dụng hóa đơn theo nhu cầu và thực hiện đúng thủ tục quy định.
2. Trường hợp bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi đồng thời đáp ứng các điều kiện sau:
Thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Được xác định có rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC.
Được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi theo Mẫu số 01/TB-KTT tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Do đó, việc hoạt động trong một ngành nghề thuộc danh mục quy định không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tự động phải chuyển đổi. Cần xem xét đầy đủ điều kiện về rủi ro thuế và thông báo của cơ quan thuế.
Các lĩnh vực cần lưu ý
Theo nội dung hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, nhóm lĩnh vực được đề cập gồm:
Điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông và nước sạch.
Tài chính, ngân hàng, chứng khoán và tài sản mã hóa.
Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon.
Bảo hiểm và y tế.
Kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị và thương mại.
Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy.
Tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu về lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn.
Đối với các nhóm đối tượng nêu trên, điều kiện xác định rủi ro cao về thuế và việc cơ quan thuế gửi thông báo vẫn là những yếu tố quan trọng để xác định nghĩa vụ chuyển đổi.
3. Thời hạn chuyển đổi hóa đơn điện tử
Khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người nộp thuế thuộc trường hợp bắt buộc chuyển đổi phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế.
Người nộp thuế cần thực hiện thủ tục chuyển từ hình thức hóa đơn điện tử không có mã sang hình thức có mã theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Để tránh gián đoạn việc lập hóa đơn, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thông báo của cơ quan thuế, rà soát thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để hoàn thành thủ tục đúng thời hạn.
4. Sau bao lâu có thể đề nghị quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?
Theo khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, người nộp thuế có thể thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Tuy nhiên, việc đề nghị chuyển lại không đồng nghĩa với việc đương nhiên được chấp thuận. Cơ quan thuế sẽ xem xét dựa trên Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 94/2026/TT-BTC để quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận.
Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện áp dụng tại thời điểm đề nghị chuyển đổi và chỉ thay đổi hình thức hóa đơn sau khi hoàn tất thủ tục theo quy định.
5. Doanh nghiệp cần làm gì khi nhận được thông báo chuyển đổi?
Khi nhận thông báo yêu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Kiểm tra thông báo: Xác định nội dung, căn cứ và thời hạn chuyển đổi do cơ quan thuế thông báo.
Rà soát thông tin đăng ký: Kiểm tra thông tin người nộp thuế và hình thức hóa đơn điện tử đang sử dụng.
Thực hiện thay đổi thông tin: Gửi hồ sơ đăng ký thay đổi theo thủ tục quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ: Bảo đảm hệ thống phần mềm có khả năng lập, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn theo yêu cầu.
Theo dõi kết quả xử lý: Kiểm tra trạng thái đăng ký và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế để tránh sử dụng sai hình thức hóa đơn.
Kết luận
Theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hai trường hợp chuyển từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người nộp thuế chủ động chuyển đổi khi có nhu cầu và trường hợp bắt buộc chuyển đổi theo thông báo của cơ quan thuế đối với đối tượng được xác định có rủi ro cao về thuế.
Đối với trường hợp bắt buộc, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo. Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn điện tử có mã, người nộp thuế có thể đề nghị chuyển lại hình thức không có mã, nhưng việc chấp thuận phụ thuộc vào kết quả xem xét của cơ quan thuế theo quy định.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
