Các trường hợp chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Các trường hợp chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được thực hiện trong 2 trường hợp chính.

Trường hợp 1: Người nộp thuế có nhu cầu chuyển đổi

Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có nhu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 2: Người nộp thuế được cơ quan thuế thông báo phải chuyển đổi

Người nộp thuế thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nếu thuộc trường hợp có rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC và nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi, thì phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.

Thông báo được lập theo Mẫu số 01/TB-KTT tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2. Thời hạn chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế thuộc trường hợp phải chuyển đổi theo thông báo của cơ quan thuế cần lưu ý các mốc thời gian sau:

• Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo: Người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử để chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

• Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển đổi: Nếu có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, người nộp thuế thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký. Cơ quan thuế sẽ xem xét, chấp nhận hoặc không chấp nhận căn cứ điều kiện pháp luật quy định.

Như vậy, doanh nghiệp nhận được thông báo yêu cầu chuyển đổi cần thực hiện đúng thời hạn, đồng thời kiểm tra tình trạng hồ sơ đăng ký để bảo đảm việc sử dụng hóa đơn không bị gián đoạn.

3. Những đối tượng nào có thể phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã?

Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một số tổ chức kinh tế đáp ứng điều kiện về lĩnh vực hoạt động và hạ tầng công nghệ thông tin có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Các lĩnh vực được đề cập gồm:

• Điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông và nước sạch;

• Tài chính, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa và bảo hiểm;

• Y tế, thương mại điện tử, siêu thị và thương mại;

• Vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy;

• Các tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Tuy nhiên, việc thuộc các lĩnh vực nêu trên không đồng nghĩa với việc được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã trong mọi trường hợp. Nếu người nộp thuế thuộc diện có rủi ro cao về thuế theo quy định và được cơ quan thuế thông báo phải chuyển đổi, thì phải thực hiện chuyển sang hóa đơn điện tử có mã.

4. Thủ tục chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Khi chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Về cơ bản, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra trường hợp chuyển đổi

Xác định việc chuyển đổi xuất phát từ nhu cầu của doanh nghiệp hay do cơ quan thuế thông báo bắt buộc.

Bước 2: Thực hiện thay đổi thông tin đăng ký

Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 3: Theo dõi kết quả xử lý

Kiểm tra thông báo của cơ quan thuế và tình trạng đăng ký để sử dụng đúng loại hóa đơn điện tử sau khi chuyển đổi. Trường hợp chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế, cần bảo đảm hoàn tất trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.

5. Kết luận

Theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hai trường hợp chính chuyển từ hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người nộp thuế chủ động có nhu cầu chuyển đổi và người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế thông báo bắt buộc chuyển đổi.

Đối với trường hợp chuyển đổi theo thông báo, người nộp thuế phải thực hiện thay đổi thông tin đăng ký trong vòng 10 ngày làm việc. Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển đổi, nếu muốn quay lại sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, người nộp thuế phải làm thủ tục và chờ cơ quan thuế xem xét theo quy định.

Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra thông báo của cơ quan thuế và cập nhật quy định hiện hành để lựa chọn, sử dụng hóa đơn điện tử đúng đối tượng và thời hạn.

Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.