Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai thời điểm lập theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026. Tìm hiểu trường hợp không được điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn chỉ để sửa ngày lập và cách xử lý khi hóa đơn có sai sót khác.
1. Có được sửa ngày lập hóa đơn điện tử đã phát hành không?
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế được đăng tải ngày 15/10/2026, trường hợp hóa đơn điện tử chỉ sai thời điểm lập, trong khi các nội dung khác như mã số thuế, giá trị hàng hóa, thuế suất và tiền thuế đều chính xác, thì không phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn chỉ để sửa ngày lập.
Người bán và người mua sử dụng hóa đơn đã lập để kê khai thuế theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Đối với trường hợp hóa đơn có thêm sai sót về các nội dung khác, việc xử lý phải căn cứ vào quy định về hóa đơn điện tử có sai sót tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt giữa việc hóa đơn ghi ngày lập không đúng thời điểm theo quy định và việc hóa đơn có sai thông tin cần xử lý theo thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được xác định dựa trên nội dung sai sót.
Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng các chỉ tiêu quan trọng vẫn đúng
Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thực hiện:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
Không phải lập lại hóa đơn theo trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp 2: Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác
Nếu hóa đơn có sai sót thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn phải thể hiện dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày... tháng... năm...”.
Lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn mới phải thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số..., ký hiệu..., số..., ngày... tháng... năm...”.
Doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót trước khi lựa chọn phương án xử lý, tránh lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không cần thiết.
3. Thời điểm lập hóa đơn được xác định như thế nào từ ngày 01/07/2026?
Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo loại hàng hóa, dịch vụ và đặc điểm của giao dịch.
Một số trường hợp phổ biến gồm:
Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
Bán hàng hóa | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa |
Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thực hiện theo quy định tương ứng |
Xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành |
Hàng hóa xuất khẩu | Thời điểm lập hóa đơn theo quy định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan |
Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ | Lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao theo quy định |
Ngoài các trường hợp trên, pháp luật có quy định riêng đối với một số ngành nghề, hoạt động đặc thù. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại giao dịch để xác định thời điểm lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể phát sinh rủi ro bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Do đó, không nên tự ý thay đổi ngày trên hóa đơn để làm cho chứng từ phù hợp với thời điểm thực tế nếu pháp luật không cho phép.
4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi hóa đơn sai ngày lập?
Để xử lý đúng quy định, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra nội dung hóa đơn
Xác định hóa đơn chỉ sai thời điểm lập hay còn sai các thông tin khác như mã số thuế, hàng hóa, giá trị, thuế suất và tiền thuế.
Bước 2: Xác định phương án xử lý phù hợp
Nếu chỉ sai thời điểm lập và các nội dung khác đều đúng, thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế: không điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn chỉ để sửa ngày lập.
Nếu có sai sót thuộc trường hợp phải xử lý theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thực hiện thủ tục thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng.
Bước 3: Lưu giữ hồ sơ liên quan
Lưu hóa đơn đã lập, hồ sơ giao dịch, chứng từ bàn giao hoặc nghiệm thu và các tài liệu giải trình liên quan để phục vụ việc kê khai thuế, đối chiếu hoặc giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Bước 4: Rà soát quy trình lập hóa đơn
Doanh nghiệp nên kiểm tra quy trình xuất hóa đơn, thời điểm ghi nhận giao dịch và việc phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kế toán, kho vận để hạn chế tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm.
Kết luận
Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, hóa đơn chỉ sai thời điểm lập nhưng các nội dung khác đều chính xác thì không phải điều chỉnh hoặc thay thế chỉ để sửa ngày lập. Trường hợp hóa đơn có thêm sai sót khác, doanh nghiệp cần căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Để hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch, đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh nghiệp vụ phát sinh.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
