Hủy nhầm hóa đơn điện tử đã được cấp mã và gửi cho người mua thì xử lý thế nào? Hướng dẫn lập hóa đơn thay thế và trường hợp được lập một hóa đơn cho nhiều hóa đơn sai.
Hủy nhầm hóa đơn điện tử đã gửi người mua xử lý thế nào?
Theo Công văn 13203/NBI-QLDN3 năm 2026, trường hợp doanh nghiệp hủy nhầm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế và đã gửi cho người mua thì hóa đơn này không còn giá trị sử dụng.
Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử mới theo hình thức “Thay thế” cho hóa đơn đã bị hủy nhầm.
Hóa đơn thay thế phải cập nhật đầy đủ thông tin của hóa đơn bị thay thế và thể hiện dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi lập và ký số, doanh nghiệp thực hiện gửi hóa đơn theo quy định. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì gửi cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Vì sao hóa đơn đã hủy không được sử dụng lại?
Trước đây, pháp luật có quy định về việc hủy hóa đơn, trong đó hủy hóa đơn được hiểu là làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
Tuy nhiên, quy định về hủy hóa đơn đã được bãi bỏ từ ngày 01/7/2025. Đồng thời, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Do đó, trường hợp doanh nghiệp thực hiện thao tác hủy nhầm một hóa đơn điện tử đã cấp mã và gửi cho người mua thì không thể tiếp tục sử dụng hóa đơn đã hủy.
Thay vào đó, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã bị hủy nhầm.
Hóa đơn điện tử lập sai được điều chỉnh hay thay thế?
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế trong các trường hợp hóa đơn sai về:
Mã số thuế;
Tên hàng hóa;
Hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải xử lý.
Nếu lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Nếu lựa chọn lập hóa đơn thay thế, hóa đơn mới phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Đối với trường hợp hủy nhầm hóa đơn điện tử đã cấp mã và gửi người mua theo Công văn 13203/NBI-QLDN3, cơ quan thuế hướng dẫn doanh nghiệp lập hóa đơn mới theo hình thức thay thế.
Có được lập một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai không?
Có, nhưng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai nếu:
Các hóa đơn sai được lập cho cùng một người mua;
Các hóa đơn được lập trong cùng một tháng;
Các hóa đơn có cùng thông tin sai về người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất.
Khi lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai, người bán phải đính kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn cũ bị hủy nhầm có cần ghi nhận trong hóa đơn thay thế không?
Có.
Hóa đơn mới phải thể hiện đầy đủ thông tin xác định hóa đơn bị thay thế, bao gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.
Việc ghi rõ thông tin này giúp xác định mối liên hệ giữa hóa đơn mới và hóa đơn đã bị hủy nhầm, đồng thời làm căn cứ để doanh nghiệp và người mua theo dõi, kê khai và lưu trữ chứng từ.
Người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm gì?
Theo Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm:
Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản được cơ quan thuế cấp.
Tạo lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.
Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn đã cấp mã.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành và gửi hóa đơn để hạn chế tình trạng lập hoặc hủy nhầm hóa đơn.
Kết luận
Trường hợp doanh nghiệp hủy nhầm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế và đã gửi cho người mua, hóa đơn đã hủy không còn giá trị sử dụng.
Theo hướng dẫn tại Công văn 13203/NBI-QLDN3, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử mới theo hình thức “Thay thế” cho hóa đơn đã bị hủy nhầm và ghi đầy đủ thông tin của hóa đơn bị thay thế.
Đối với các hóa đơn điện tử có sai sót thông thường, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Trường hợp nhiều hóa đơn sai của cùng một người mua trong cùng tháng và có cùng nội dung sai theo quy định thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
