Hóa đơn điện tử đã lập sai đơn vị tính thì có phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không? Hướng dẫn cách xử lý theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử xử lý thế nào?
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán căn cứ vào nội dung bị sai để lựa chọn cách xử lý phù hợp.
Đối với trường hợp sai đơn vị tính, cần xem hóa đơn có đồng thời sai các nội dung quan trọng khác hay không.
Trường hợp chỉ sai đơn vị tính
Nếu hóa đơn chỉ sai đơn vị tính nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và các nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện:
Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
Lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót.
Như vậy, nếu doanh nghiệp chỉ ghi sai đơn vị tính, nhưng các thông tin quan trọng khác trên hóa đơn vẫn chính xác thì có thể xử lý bằng thông báo sai sót, thay vì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Trường hợp sai đơn vị tính kèm theo sai nội dung khác
Nếu hóa đơn vừa sai đơn vị tính, vừa sai một trong các nội dung như:
Mã số thuế;
Tên hàng hóa;
Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng;
Số tiền ghi trên hóa đơn;
Thuế suất;
Tiền thuế;
Hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp phải xử lý,
thì người bán được lựa chọn một trong hai cách:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Có thể dùng một hóa đơn để điều chỉnh nhiều hóa đơn sai không?
Có.
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng thông tin sai về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai.
Khi đó, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Có phải lập biên bản thỏa thuận khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn?
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo trường hợp có sai sót thuộc diện phải xử lý, việc lập văn bản thỏa thuận phụ thuộc vào người mua.
Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh:
Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Nếu người mua là cá nhân:
Người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Văn bản thỏa thuận phải được người bán lưu giữ tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Trường hợp nào không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận?
Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp như:
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;
Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo bảng thông tin chi tiết giao dịch;
Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác.
Ví dụ xử lý hóa đơn sai đơn vị tính
Doanh nghiệp A bán 100 sản phẩm cho khách hàng B.
Hóa đơn đã lập ghi đơn vị tính là “thùng” nhưng thực tế phải ghi “cái”. Các thông tin khác như mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền đều chính xác.
Trường hợp này, nếu việc sai đơn vị tính không làm phát sinh sai các nội dung thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp A thông báo cho khách hàng B và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT với cơ quan thuế.
Nếu hóa đơn đồng thời sai cả đơn vị tính và số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế thì doanh nghiệp phải lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.
Lưu ý khi xử lý hóa đơn điện tử sai
Doanh nghiệp không nên mặc định mọi lỗi trên hóa đơn đều phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trước tiên cần xác định chính xác:
Nội dung nào trên hóa đơn bị sai.
Sai đơn vị tính có đi kèm sai nội dung quan trọng khác hay không.
Người mua là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hay cá nhân.
Hóa đơn thuộc trường hợp phải lập văn bản thỏa thuận hay thuộc trường hợp được miễn.
Nếu điều chỉnh nhiều hóa đơn trong cùng tháng thì có đáp ứng điều kiện để lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê hay không.
Việc phân loại đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh lập sai hình thức xử lý và hạn chế phải thực hiện lại thủ tục với cơ quan thuế.
Kết luận
Hóa đơn điện tử chỉ sai đơn vị tính và không sai các nội dung thuộc trường hợp phải điều chỉnh hoặc thay thế thì người bán thông báo cho người mua và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT với cơ quan thuế.
Nếu sai đơn vị tính đồng thời sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ nội dung sai trước khi xử lý để lựa chọn đúng phương án theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bài viết được eHKD tổng hợp từ nhiều nguồn và chỉ mang tính chất tham khảo.
