Cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số lượng từ 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Theo đó, số lượng hàng hóa, dịch vụ là một trong những nội dung phải thể hiện trên hóa đơn.

Vì vậy, khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai số lượng, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định.

1. Hóa đơn điện tử sai số lượng xử lý thế nào?

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử sai số lượng thuộc trường hợp hóa đơn có sai sót về nội dung bắt buộc khác.

Do đó, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai;

• Lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Trường hợp 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Nếu lựa chọn điều chỉnh, hóa đơn mới phải có dòng:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để điều chỉnh phần số lượng bị ghi sai trên hóa đơn ban đầu.

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế

Nếu lựa chọn thay thế, người bán lập một hóa đơn mới và phải có dòng:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”

Hóa đơn mới được lập để thay cho hóa đơn điện tử đã lập sai.

2. Vì sao sai số lượng phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế?

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải có các thông tin như:

• Tên hàng hóa, dịch vụ;

• Đơn vị tính;

• Số lượng;

• Đơn giá;

• Thành tiền;

• Thuế suất và tiền thuế GTGT;

• Tổng tiền thanh toán.

Như vậy, số lượng là nội dung bắt buộc của hóa đơn. Khi đã ghi sai số lượng, người bán không thể chỉ thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT mà phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo trường hợp tương ứng.

Ví dụ

Công ty A bán cho Công ty B 100 sản phẩm nhưng trên hóa đơn lại ghi 120 sản phẩm.

Sau khi phát hiện sai sót, Công ty A cần lựa chọn:

• Lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh số lượng từ 120 xuống 100; hoặc

• Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã ghi sai.

Không nên chỉ lập Mẫu 04/SS-HĐĐT với lý do sai số lượng.

3. Có được gộp nhiều hóa đơn sai số lượng vào một hóa đơn không?

Có, nhưng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện.

Trường hợp trong cùng một tháng, người bán lập sai nhiều hóa đơn:

• Cho cùng một người mua;

• Có cùng thông tin sai về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất;

thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai.

Khi đó, người bán phải đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT – Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai để liệt kê các hóa đơn bị sai.

Ví dụ

Trong tháng 10/2026, Công ty A lập 5 hóa đơn cho Công ty B.

Sau đó phát hiện cả 5 hóa đơn đều ghi sai số lượng theo cùng một nội dung sai sót.

Nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định, Công ty A có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho 5 hóa đơn này và kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.

4. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế có phải lập văn bản thỏa thuận không?

Trường hợp người mua là:

• Tổ chức kinh tế;

• Tổ chức khác;

• Hộ kinh doanh;

• Cá nhân kinh doanh;

thì trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Một số trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, chẳng hạn giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số hoặc trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp, bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định.

5. Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cần làm gì?

Sau khi lập hóa đơn mới, người bán thực hiện ký số và:

• Gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;

• Gửi cơ quan thuế để được cấp mã rồi gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế trước khi ký số để tránh tiếp tục phát sinh sai sót.

6. Nếu đã điều chỉnh nhưng tiếp tục phát hiện sai thì xử lý thế nào?

Nếu hóa đơn đã được xử lý bằng hình thức điều chỉnh, các lần xử lý sai sót tiếp theo phải tiếp tục thực hiện theo hình thức điều chỉnh.

Tương tự, nếu lần đầu lựa chọn hóa đơn thay thế, các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục sử dụng hình thức thay thế theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định chính xác phương án xử lý ngay từ lần đầu để tránh nhầm lẫn trong các lần điều chỉnh sau.

7. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có phải ghi số lượng không?

Có.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải thể hiện các thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.

Vì vậy, khi lập hóa đơn từ máy tính tiền, người bán cũng cần kiểm tra chính xác số lượng hàng hóa trước khi hoàn tất hóa đơn.

8. Bảng tóm tắt cách xử lý hóa đơn sai số lượng

Kết luận

Từ ngày 01/07/2026, khi phát hiện hóa đơn điện tử xuất sai số lượng, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Nếu có nhiều hóa đơn cùng sai số lượng cho cùng một người mua trong cùng tháng và đáp ứng điều kiện theo quy định, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.

Do số lượng là nội dung bắt buộc trên hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế trước khi phát hành để hạn chế phải xử lý hóa đơn sai sót.